Hoe spelen vertrouwen, conflict en onderhandeling een rol binnen een organisatie? - Chapter 12

Hoe speelt vertrouwen een rol in de relaties binnen een organisatie?

Vertrouwen is een kritische factor voor organisaties om adequaat te kunnen presteren. Om succesvol samen te werken en relaties op te bouwen, moeten mensen een hoge mate van vertrouwen in elkaar hebben. We definiëren vertrouwen als de afhankelijkheid van de integriteit, bekwaamheid, eerlijkheid en betrouwbaarheid van iemand of iets anders. In het algemeen onderscheiden we drie verschillende soorten roest: op dispositie gebaseerd vertrouwen, op cognitie gebaseerd vertrouwen en op affect gebaseerd vertrouwen.

• Op dispositie gebaseerd vertrouwen bestaat wanneer mensen persoonlijkheidskenmerken hebben die hen aanmoedigen om hun vertrouwen in anderen te stellen.
• Op cognitie gebaseerd vertrouwen komt voort uit het vertrouwen op feitelijke informatie als basis om iets of iemand te vertrouwen.
• Op affect gebaseerd vertrouwen treedt op wanneer mensen hun vertrouwen in anderen stellen op basis van gevoelens en emoties.

Wanneer het vertrouwen tussen collega's hoog is, werken mensen beter samen en zijn ze meer gefocust op hun taken. Daarentegen hebben werknemers die in een organisatieomgeving met weinig vertrouwen werken, meer kans om afgeleid te worden van hun taken, gebrek aan betrokkenheid bij hun taken, defensief gedrag te vertonen, apathie te tonen ten aanzien van organisatiedoelen en een hoger ziekteverzuim te hebben. We hebben een ongeschreven verwachting over hoe we behandeld moeten of zullen worden in een organisatie, die we de psychologische context noemen. In wezen bepaalt dit contract de mate waarin werknemers hun organisatie vertrouwen om hun inspanningen te waarderen en hoe goed werknemers voldoen aan de verwachtingen van de organisatie in termen van hun werkbijdragen. Vertrouwen speelt ook een belangrijke rol in de manier waarop we ons in ons werk tot anderen verhouden. Sociale netwerken beschrijven de terugkerende patronen van interactie met anderen die plaatsvinden bij het uitvoeren van onze werkzaamheden. Mensen die hun competentie, karakter en goede wil tonen in hun interacties met anderen, worden doorgaans als betrouwbaar beschouwd. Werknemers die deze eigenschappen niet hebben, worden als onbetrouwbaarder beschouwd. Vertrouwen is essentieel voor het opbouwen van relaties, maar ook voor het opbouwen van een reputatie van onszelf.

Hoe kunnen conflicten de effectiviteit van een organisatie in gevaar brengen?

We definiëren een conflict als een botsing tussen individuen of groepen vanwege verschillende meningen, denkprocessen en percepties. Conflicten komen vrij vaak voor binnen een organisatie of tussen hen en hun achterban. Afhankelijk van hoe een organisatie met dit conflict omgaat, kan het een positief of negatief effect hebben op de organisatie. Wanneer conflicten constructief zijn, kan het zelfs helpen om de werkprestaties te verbeteren, bedrijfsdoelen te herdefiniëren en mensen aan te moedigen om beter te communiceren. Dit type conflict noemen we functioneel conflict: een constructief en gezond geschil tussen individuen of groepen. Om een ​​functioneel conflict te krijgen, moeten individuen van tegengestelde partijen oprecht geïnteresseerd zijn in het vinden van een oplossing voor het probleem en bereid zijn om naar elkaar te luisteren. Door individuen een forum te bieden om hun mening te uiten, ontstaat vaak kritisch denken en komen er nieuwe ideeën en oplossingen voor het conflict of de organisatie. Managers zijn meer dan in staat om de situatie op zo'n manier te benutten dat de functionaliteit van een team daadwerkelijk wordt verbeterd. Managers moeten ervoor zorgen dat ze preventieve maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat ongezonde conflicten tot een minimum worden beperkt. Er is echter niet één manier om alle conflicten op te lossen. Een disfunctioneel conflict doet zich voor wanneer er een geschil of meningsverschil is dat negatieve gevolgen heeft voor individuen of teams. Dit type conflict kan vaak voortkomen uit een onwil om met elkaar te praten of een onwil om het eens te worden over een oplossing of doel.

We onderscheiden drie hoofdtypen conflicten die binnen een organisatie kunnen voorkomen: taakconflict, relatieconflict en procesconflict.

• Taakconflicten treden op wanneer er een conflict is tussen individuen met betrekking tot de richting, inhoud of het doel van een bepaalde opdracht.
• Relatieconflicten treden op wanneer er een persoonlijk conflict is tussen twee of meer personen.
• Een procesconflict verwijst naar de botsing van standpunten over het uitvoeren van werk.

Zowel taakconflicten als procesconflicten kunnen gunstig zijn voor organisaties, zolang het maar op een laag niveau werkt. Wanneer individuen en groepen de kans krijgen om hun gedachten en meningen te uiten, is de kans groter dat ze nieuwe ideeën genereren over de beste manier om het proces te benaderen en te definiëren.

We onderscheiden vier stadia van conflict:

• In de eerste fase van een conflict doet zich, soms zonder het te beseffen, het antecedent van het conflict voor. De antecedenten van een conflict zijn de factoren die het toneel vormen voor een mogelijk geschil.
• In de tweede fase, de waargenomen of gevoelde conflictfase, zijn emotionele verschillen zintuigen en worden ze voor het eerst gevoeld.
• Vervolgens, in het manifest conflictstadium nemen mensen gedrag aan dat een reactie bij anderen uitlokt.
• De laatste fase is de uitkomst van het conflictstadium. Het is de fase die de gevolgen van het geschil beschrijft.

Welke verschillende conflicthanteringsstrategieën onderscheiden we?

Conflicten zijn een onvermijdelijke gebeurtenis op de werkvloer. Door de favoriete basisstrategieën voor conflictbeheersing te analyseren en te begrijpen, kunnen werknemers kiezen hoe ze op conflicten reageren en conflicten beheren, zodat ze productief zijn en niet escaleren. We onderscheiden vijf verschillende strategieën voor conflicthantering: vermijding, accommodatie, competitie, compromis en samenwerking.

• Vermijden refereert naar een poging om een ​​conflict te onderdrukken en te doen alsof het niet bestaat. Mensen die conflicten vermijden, hopen vaak dat het probleem vanzelf zal verdwijnen of dat iemand anders de verantwoordelijkheid zal nemen en het probleem zal aanpakken in plaats van hen. Er zijn echter situaties waarin vermijding de beste strategie voor conflictbeheersing kan zijn.
• Competitie is een poging om de overwinning te behalen door middel van geweld, vaardigheid of overheersing. Mensen die een competitieve stijl gebruiken, hebben de neiging om agressief te communiceren, discussies te controleren en weinig aandacht te besteden aan het behoud van toekomstige relaties. Opkomen voor uw rechten wanneer deze worden geschaad, is echter een voorbeeld van een situatie waarin concurrentie een goede strategie voor conflictbeheersing is.
• Een samenwerking verwijst naar de gezamenlijke inspanning van alle partijen in een conflict om een ​​oplossing te vinden die voor iedereen gunstig is. Succesvol samenwerken vraagt ​​om goede communicatie en samenwerking, wat resulteert in een betere oplossing dan beide partijen alleen hadden kunnen bereiken. Het helpt om langdurige relaties te onderhouden en op te bouwen. Samenwerking kan echter veel tijd en inzet vergen en is daarom misschien niet de juiste conflicthanteringsstrategie om toe te passen in het geval van een klein probleem.
• Accommodatie is een poging om iemands mening aan te passen om verschillen tussen partijen te bagatelliseren. Mensen die anderen opvangen, hebben de neiging om hun eigen ware gevoelens of meningen te verwaarlozen of te verbergen om de vrede te bewaren. Accommodatie kan in bepaalde situaties handig zijn, vooral als het gaat om gebieden waar je niet ontspannen bent.
• Een compromis verwijst naar de situatie waarin elke partij iets van waarde toegeeft. Hoewel compromissen sluiten een element van opoffering met zich meebrengt, kan het een nuttige manier zijn om geschillen bij te leggen en de relaties met de andere partij te onderhouden. Soms kan een compromis echter tot wrok leiden, omdat beide partijen niet krijgen wat ze eigenlijk willen.

Over het algemeen hebben relaties die gebaseerd zijn op vertrouwen en respect minder conflicten. Als er een conflict ontstaat, wordt dit dankzij onderhandelingsvaardigheden vaak snel en effectief opgelost.

Hoe kan onderhandeling helpen bij het proces van geschillenbeslechting?

Onderhandelen is het proces om tot een overeenkomst te komen die beide partijen acceptabel vinden. Voorafgaand aan elke onderhandeling moet elke partij de doelen en doelstellingen schetsen die ze persoonlijk zouden willen bereiken. Partijen dienen ook hun huiswerk te doen over de wensen van de tegenpartij. Het is ook essentieel dat elke partij de regels begrijpt en ermee instemt zich eraan te houden tijdens het onderhandelingsproces. Het leveren van ondersteunend bewijs voor uw argumenten is de sleutel tot succes in een onderhandeling. Zodra elke partij de kans heeft gehad om hun standpunt uit te leggen, is het tijd om over de deal te onderhandelen. Het doel van deze fase is om de andere partij te overtuigen van de geldigheid van uw verzoek. Partijen proberen elkaar over te halen hun eisen in te willigen. Wanneer het onderhandelingsproces is voltooid, gaan de verschillende partijen over naar de laatste onderhandelingsfase, die bestaat uit het formaliseren van een overeenkomst en het uitvoeren van de gemaakte deal.

Een mediator is een neutrale derde partij die partijen probeert te helpen bij hun onderhandelingen om een ​​oplossing te vinden of tot overeenstemming te komen door hen aan te moedigen rationele argumenten en overtuigingskracht te gebruiken. Een arbiter is een neutrale derde partij die officieel is aangesteld om een ​​geschil te beslechten. In tegenstelling tot een bemiddelaar heeft een arbiter de bevoegdheid om een ​​uitspraak te doen die definitief en bindend is voor beide partijen. Een conciliator is een neutrale derde partij die informeel is aangesteld om de tegenstander te overtuigen om te communiceren. Hij of zij mag een mening geven, maar in tegenstelling tot die van een arbiter heeft deze uitspraak geen enkel juridisch gewicht.

Welke verschillende onderhandelingsbenaderingen onderscheiden we?

Afdingen en onderhandelen wordt vaak als hetzelfde beschouwd, maar er zijn toch belangrijke verschillen. Afdingen richt zich meer op de prijs van een bepaald product of dienst, terwijl onderhandelen daar niet op gericht is. Distributieve onderhandelingen vinden plaats wanneer twee partijen allebei proberen een 'vaste taart' van middelen te claimen. Integratief onderhandelen vindt plaats wanneer beide partijen onderhandelen over een win-winoplossing. Het gaat erom de taart groter te maken, zodat iedereen een stuk krijgt.

We onderscheiden vier basisstrategieën voor integratieve onderhandelingen:

1. De eerste strategie is om de mensen uit het probleem te halen.
2. De tweede strategie is om je te concentreren op de belangen van mensen en niet op hun standpunten.
3. Dan kunnen we ook nog de strategie op ons nemen om een ​​verscheidenheid aan mogelijkheden te genereren.
4. Aandringen op een eerlijke standaard is de laatste strategie die we onderscheiden.

Het is altijd verstandig om een ​​zo goed mogelijk alternatief te hebben voor een verhandelbare overeenkomst, een BATNA. Het verwijst naar het beste resultaat dat u zou kunnen bereiken als de onderhandeling mislukt en u een andere handelwijze moet volgen. Zodra u uw BATNA hebt geïdentificeerd, moet u ook uw zone van mogelijke overeenstemming (ZOPA) bepalen, het gebied waar twee partijen in een onderhandeling een gemeenschappelijke basis kunnen vinden.