Wat heb ik georganiseerd en waarom?

Begin dit jaar ben ik voor vijf weken naar Tanzania gegaan om vrijwilligerswerk te doen. Voor ik erheen ging had ik geen idee wat me te wachten stond en zelfs niet of de mensen daar wel op mij stonden te wachten. De zoveelste vrijwilliger die dacht wel even te kunnen helpen. Niets bleek minder waar. Het werk dat ik daar deed was voor de stichting IOP, Ilula Orphan Program. Een ontzettend mooie stichting die de vicieuze cirkel van armoede wil doorbreken door middel van goed onderwijs. IOP heeft meerdere projecten die te vinden zijn op www.IOPNederland.nl en het wordt bestuurd door vrijwilligers. Ik heb daar met mijn eigen ogen gezien wat een kleine stichting als het IOP daar voor de mensen kan doen. IOP geeft kinderen in de omgeving van Ilula de basis voor een betere toekomst.

Ik was zo onder de indruk van de stichting na wat ik daar heb gezien, dat ik terug in Nederland besloot om me in te blijven zetten voor het IOP. Ik wilde geld voor ze inzamelen, maar geld vragen aan andere mensen vind ik persoonlijk niet fijn om te doen. Ik besloot een Ladies Night te organiseren. Na wat brainstormen met wat vrienden heb ik op papier gezet wat ik precies wilde doen. Ik wilde een gezellige plek met wat kraampjes, een fotoshoot en als lokker om de vrouwen binnen te krijgen was er een bingo met een hoofdprijs t.w.v. € 250, -.

Een collega van mij heeft een eigen sieradenkraam en ze was gelijk enthousiast. Een percentage van de opbrengst van die avond ging naar het IOP. Mijn moeder stond er te epileren met touw waarbij de opbrengst volledig naar het IOP ging. Zo was er ook een handlezer, een tassenkraam en een fotografe. En waar de meeste vrouwen voor kwamen en dus ook het meeste geld mee is opgehaald is de BINGO. In totaal hebben we die avond € 1.060, - opgehaald, hierbij zijn alle kosten die we gemaakt hebben al afgetrokken.

Waar liep ik tegen aan bij de uitvoering van dit evenement?

Omdat ik een bingo wilde organiseren zodat de vrouwen zouden komen had ik prijzen nodig. Maar ik wilde zo weinig mogelijk investeren zodat zoveel mogelijk geld naar de stichting ging. Ik heb allerlei grote bedrijven aangeschreven en kreeg keer op keer het antwoord dat ze niet wilde meewerken aan individuele acties. Dit was erg demotiverend omdat ik vind dat dit juist gestimuleerd moet worden. Ik besloot de winkels in mijn stad langs te gaan. Ik vroeg de eigenaars om in ruil voor reclame op de flyers en posters een product te doneren. Grote ketens geven hier echter geen gehoor aan. De eenmanszaken waren wel heel enthousiast. Na twee middagjes rondvragen had ik de prijsjes bij elkaar verzameld.

Wat vond ik het leukste aan het organiseren van dit evenement?

Het leukste aan het organiseren van dit evenement vond ik de promotie. Dus de flyers en posters maken. Dit kenbaar maken bij de mensen. Mond op mond reclame werkt het beste. Ik heb mijn collega’s en vrienden hierover geïnformeerd, posters op mijn werk en in diverse winkels opgehangen, een website gemaakt waar de mensen iedere keer op de hoogte gehouden werden. Doordat de mensen enthousiast werden gaf dat mij weer energie en motivatie om dit evenement tot een goed eind te brengen.

Welke boodschap wilde ik de bezoekers meegeven en hoe heb ik dit aangepakt?

De boodschap die ik aan de bezoekers wilde meegeven, is dat echt iedere euro goed besteed wordt. Ik wilde meer bekendheid voor het IOP en laten zien dat er door projecten van hen ook echt vooruitgang is in die omgeving. Dit heb ik gedaan door een presentatie die te zien was op een tv-scherm, foto’s die ophingen en de mensen persoonlijk te informeren over het IOP. Voor de finaleronde van de bingo, dus het hoogtepunt van de avond, is er publiekelijk nog een keer verteld wat het IOP is, wat het doet en wat men kan doen om te helpen. Ook zat bij iedere prijs die er te winnen was, een folder met uitleg over de verschillende projecten.

Hoe reageerden mijn bezoekers?

De bezoekers waren erg enthousiast. Ik heb alleen maar positieve reacties gehoord van mijn bezoekers en ze vonden het ook leuk om wat over de stichting te weten te komen. Ik krijg nu vaak de vraag wanneer de volgende Ladies Night is.

Wat heb ik zelf geleerd van het organiseren van dit evenement?

Zelf heb ik ervan geleerd dat je een evenement niet in je eentje moet organiseren. Ik heb veel hulp gekregen van vrienden en collega’s. Ze boden me hulp aan en tips. Zonder hen was de avond niet zo een succes als het nu was.

Mijn tips voor andere WorldSupporters?

·         Doe het niet alleen. Brainstorm met anderen en neem hulp aan. Samen sta je sterker!

·         Zoek je donaties en/ of sponsors? Zoek het dichtbij en bij eenmanszaken. Zorg dat je een goed en duidelijk verhaal hebt en bereid je goed voor. De grote ketens nemen de moeite niet eens om te luisteren en reageren vaak arrogant wat erg demotiverend is. De kleinere winkels reageren vaak wel enthousiast wat juist weer motiveert. Mail niet want je krijgt vaak geen respons, maar ga langs.

·         Wees op tijd met de voorbereidingen. Een groter evenement kost veel tijd en energie om te organiseren.

·         Als je een groot evenement organiseert en er melden zich 100 mensen aan, ga er dan niet vanuit dat ze allemaal komen. Ongeveer 10% van de mensen komt niet. Houd hier rekening mee om teleurstelling te voorkomen.

·         Vergeet er zelf niet van te genieten! Door je enthousiasme komt je verhaal beter over bij de mensen en worden zij ook enthousiast.