Wat zijn prestatiemetingen? - Chapter 5

Wat zijn de basisconcepten bij het meten van prestatie?

Arbeids- en organisatiepsychologen weten dat het meten van prestatie belangrijk is, omdat het managers helpt om evidence-based beslissingen te maken over belangrijke zaken. De volgende zaken worden het meest gemeten: criterium data, ontwikkeling van de werknemer, motivatie/tevredenheid, beloningen, overdracht, promotie en ontslag.

Wat zijn objectieve prestatiemaatstaven?

Objectieve prestatiemaatstaven zijn over het algemeen kwantitatieve tellingen van de resultaten van geleverd werk.

Drie conclusies kunnen getrokken worden uit onderzoeksresultaten:

• Elke vorm van prestatie meting geeft een ander perspectief van prestatie.

• Men kan daarom niet zomaar een objectieve maat vervangen door een prestatiebeoordeling (rating) en vice versa.

• Objectieve maten zijn niet per definitie betrouwbaarder. En deze maten zijn vaak beperkte in hun bereik dan beoordelingsmaten. Volgens Campbell kunnen beoordelingsprestatiematen makkelijker de nuances en complexiteit van werkprestatie oppikken dan objectieve maten.

Beoordelingsprestatiematen zijn de evaluatie van de effectiviteit van iemands werkgedrag, meestal door leidinggevenden in de context van een jaarlijkse prestatie-evaluatie.

Wat zijn hands-on prestatiemaatstaven?

Hands-on prestatiemaatstaven zijn een soort meting waarbij een werknemer werkgerelateerde taken moet uitvoeren. Het bevat meestal zorgvuldig opgebouwde simulaties van belangrijke stukken werk waarbij afzonderlijke werknemers betrokken zijn.

Een uitbreiding van de hands-on methodologie staat bekend als walk-through testing. Dat is een soort meting waarbij een werknemer aan een interviewer in detail moet beschrijven hoe hij een taak met betrekking tot werkgerelateerd gedrag kan voltooien.

Wat zijn elektronische prestatiemaatstaven?

Elektronische prestatiemaatstaven zijn ervoor het bewaken van werkprocessen met behulp van elektronische apparaten. Het kan zeer kostenbesparend zijn en kan gedetailleerde en nauwkeurige werklogboeken opleveren.

Tegenstanders van deze manier van meten beargumenteren dat het onder andere:

• een inbreuk van privacy is;

• het vertrouwen ondermijnt;

• de autonomie vermindert;

• stress veroorzaakt;

• leidt tot een vermindering van productiviteit bij de werknemer.

Sommige onderzoeksresultaten tonen aan dat werknemers positief tegen elektronische prestatiemaatstaven staan als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

• Werknemers geloven dat de gemeten activiteiten werkgerelateerd zijn.

• Werknemers hebben de mogelijkheid om mee te werken aan het ontwerp of implementatie van het systeem.

• Werknemers hebben de mogelijkheid op het monitoren te vertragen of te voorkomen op bepaalde momenten.

• Werknemers zijn op tijd gewaarschuwd dat het monitoren zal plaatsvinden.

Zulke onderzoeken zijn vooral gedaan met studenten en dat maakt het moeilijker te concluderen of deze conclusies ook voor het werkveld gelden.

Wat is prestatiebeheer?

Prestatiebeheer verwijst naar een systeem dat het verband tussen individueel gedrag en organisatiestrategieën en doelen benadrukt door prestaties te definiëren in de context van die doelen.

Wat zijn prestatiebeoordelingen?

Rotundo en Sackett ontdekten dat algemene beoordelingen van prestatie beïnvloed worden door drie factoren:

1. Taakprestatie: bekwaamheid waarmee werknemers activiteiten uitvoeren die formeel worden erkend als onderdeel van hun baan.

2. Organisatorisch burgerschap: gedrag dat verder gaat dan wordt verwacht.

3. Contraproductief werkgedrag: vrijwillige gedrag dat belangrijke normen van de organisatie schendt en bedreigt het welzijn van de organisatie, haar leden, of beide.

Het relatieve belang van deze factoren verschillende niet voor banen.

Kritieke incidenten zijn voorbeelden van gedrag dat cruciaal lijkt om te bepalen of de prestaties op specifieke prestatiegebieden goed, gemiddeld of slecht zijn.

Ongeacht welke techniek er wordt gebruikt om informatie over prestaties te verzamelen, de kenmerken van de schaal die wordt gebruikt, kunnen ook van invloed zijn op de validiteit van de resulterende beoordelingen. Er zijn drie fundamentele kenmerken van beoordelingsschalen:

1. De mate waarin de mate waarin de taak (duties) die wordt beoordeeld, gedragsmatig is gedefinieerd. Duties verwijst naar een groep van gelijke taken. Elke taak omvat een werksegment dat gericht is op een van de algemene doelen van een baan.

2. De mate waarin de betekenis van de reactiecategorieën is gedefinieerd.

3. De mate waarop een persoon die de beoordelingen interpreteert, kan begrijpen welke reactie de beoordelaar bedoelde.

Grafische beoordelingsschalen zijn een grafische weergave van prestatiescores die lopen van hoog aan de ene kant tot laag aan de andere kant. Grafische beoordelingsschalen hebben een negatief imago, maar het kan net zo effectief zijn als elk andere weergave als het het volgende heeft: goed gedefinieerde afmetingen; begrijpelijke en correct geplaatste ankers; een ondubbelzinnige methode om beoordelingen aan individuen toe te kennen.

Een andere manier om informatie te verzamelen is door middel van een checklist. Een checklist is een lijst met gedragingen gepresenteerd aan een beoordelaar, die een vinkje plaatst naast elk van de items die de beoordeling het beste beschrijven. Belangrijke termen hier zijn:

• Gewogen checklist: is een checklist met items waaraan waarden zijn toegekend die zijn afgeleid van de deskundige oordelen van betrokken partijen en leidinggevenden van de betreffende functie.

• Gedwongen-keuze vorm: is een vorm dat ervoor zorgt dat de beoordelaar twee stellingen van de vier moet kiezen.

Op gedrag verankerde beoordelingsschalen is een beoordelingsindeling die gedragsankers bevat die beschrijven wat een werknemer heeft gedaan of verwacht kan worden te doen in een bepaald werkgebied. Hieruit vloeide de gedragsobservatieschaal. Dat is een format dat de beoordelaar vraagt na te denken over hoe vaak een medewerker op een bepaalde manier handelt.

Wat zijn methoden voor werknemersvergelijking?

Methoden voor werknemersvergelijking zijn een vorm van evaluatie die de directe vergelijking van één persoon met een ander persoon omvat. Twee soorten van deze methoden komen aan bod:

• Eenvoudige rangschikking: rangorde van werknemers van boven naar beneden op basis van hun beoordeelde vaardigheid op een bepaalde dimensie, taak, gebied of norm.

• Gepaarde vergelijking: techniek waarbij elke werknemer in een werkgroep of een verzameling individuen met dezelfde functietitel wordt vergeleken met elk ander individu in de groep op de verschillende beschouwde dimensies.

De gepaarde vergelijking heeft twee grote minpunten:

• Het kost veel tijd.

• Het geeft geen duidelijke standaard voor het beoordelen van prestatie.

Hoe verloopt het proces van beoordeling?

Wat is 360-graden feedback?

360-graden feedback is een proces van het verzamelen en voorzien van feedback uit vele bronnen aan een manager. Dat kunnen de volgende bronnen zijn:

• Supervisors.

• Collega’s.

• Eigen beoordeling over zichzelf.

• Ondergeschikten.

• Klanten.

Wat zijn beoordelingsfouten?

Beoordelingsfouten zijn fouten in beoordeling die echte fouten kunnen zijn, maar ook opzettelijke fouten. De volgende soorten fouten worden benoemd:

1. Central tendency error: fout waarbij beoordelaars een middelpunt op een schaal kiezen om prestaties te beschrijven, ook al zou een extremer punt de werknemer misschien beter omschrijven.

2. Clementiefout: een fout waarbij beoordelaars ongewoon aardig of makkelijk zijn in hun beoordeling.

3. Zwaarte fout: een fout waarbij beoordelaars ongewoon hard zijn hun beoordeling.

4. Halo-fout: fout die optreedt wanneer een beoordelaar dezelfde beoordeling toekent aan een werknemer voor een reeks dimensies, waardoor een halo ontstaat die alle beoordelingen omringt, waardoor ze vergelijkbaar zijn.

Fouten kunnen onbedoeld zijn, waarbij beoordelaars onbewust zijn van invloeden op hun beoordeling. Beoordelaars kunnen ook heel goed weten wat ze aan het doen zijn en de fouten bewust maken. Sommige fouten kunnen echter door training worden voorkomen. De volgende trainingen worden genoemd:

• Administratieve training.

• Psychometrische training.

• Frame-of-reference training.

De frame-of-reference training is een training gebaseerd op de aanname dat een beoordelaar een context nodig heeft om een beoordeling te geven. Dit omvat het verstrekken van informatie over de multidimensionale aard van prestaties, ervoor zorgen dat beoordelaars de betekenis van ankers op de schaal begrijpen, deelnemen aan oefenbeoordelingsoefeningen, en feedback geven op praktijkoefeningen.

Arbeids- en organisatiepsychologen blijven zich zorgen maken over de betrouwbaarheid en validiteit van prestatiebeoordelingen. De relatief lage interbeoordelaarsbetrouwbaarheid van prestatiebeoordelingen is waarschijnlijk het gevolg van het verschillende gedrag dat door elke informatiebron wordt beschreven. De uitdaging is om die bronnen goed te combineren om het volledige beeld van prestatie te krijgen. Hierbij geldt dat hoe meer informatie wordt verzameld, hoe uitgebreider en nauwkeuriger de volledige schatting van de prestatie zal zijn.

Wat is de sociale context van de evaluatie van prestatie?

Verschillende beoordelaars kunnen verschillende redenen hebben om niet eerlijk te beoordelen. Per mogelijk betrokkene wordt gezegd welke doelen ze kunnen hebben bij het beoordelen.

Voor de beoordelaar zijn dat:

• Taak prestatie: door het gebruik van beoordeling eigen prestatiedoelen of –niveaus behouden of verbeteren.

• Interpersoonlijk: door het gebruik van beoordeling de persoonlijke relatie met de beoordeelde behouden of verbeteren.

• Strategisch: door het gebruik van beoordeling de plaats van de leidinggevende of werkgroep binnen de organisatie verbeteren.

• Geïnternaliseerd: door het gebruik van beoordeling het beeld van zichzelf als een persoon met hoge standaarden verbeteren.

Voor de beoordeelde zijn dat:

• Het verzamelen van informatie.

• Verspreiding van informatie.

Voor de organisatie zijn dat:

• Gebruik voor beslissen tussen personen, zoals bij ontslag en promotie.

• Gebruik voor een persoon zelf, zoals voor het geven van feedback op prestatie.

• Gebruik voor het behoud van het systeem.

Het probleem bij het hebben van meerdere belanghebbende met verschillende doelen is dat ze vaak tegenstrijdig zijn wanneer één systeem wordt gebruikt voor het evalueren van prestatie. Het probleem kan opgelost worden door meerdere systemen voor evaluatie te gebruiken. Een andere oplossing kan zijn om de belanghebbende goed te betrekken bij het ontwikkelen van het systeem.

De werknemer is sneller bereid negatieve feedback te accepteren als hij of zij het volgende gelooft:

• De leidinggevende heeft voldoende gezien van het werkgedrag van de werknemer.

• De leidinggevende en de werknemer zijn het eens over de taken van de werknemer.

• De leidinggevende en de werknemer zijn het eens over wat een goede en slechte prestatie inhoudt.

• De leidinggevende richt zich op manieren om de prestatie te verbeteren in plaats van alleen het vaststellen van een slechte prestatie.

Wat is destructieve kritiek?

Destructieve kritiek is negatieve feedback die wreed, sarcastisch en beledigend is. Het is meestal algemeen in plaats van specifiek en vaak gericht op persoonlijke kenmerken van de werknemer in plaats van werkgerelateerd gedrag.

Welke richtlijnen zijn er voor het effectief toepassen van een 360-graden feedback?

Harris kwam met de volgende richtlijnen om een 360-graden feedback effectief toe te passen:

• Zorg dat het afnemen anoniem blijft.

• Gebruik het exclusief voor ontwikkelingsdoelen en niet voor administratieve beslissingen.

• Train de informatiebronnen en train degene die de feedback gaat leveren.

• Volg de feedbacksessie met regelmatige mogelijkheden voor de leidinggevende om de voortgang te beoordelen en positieve feedback te geven.

Volgens Davis kunnen de vijf dimensies van Hofstede over cultuur de evaluaties van prestaties op de volgende manieren beïnvloeden:

1. Individualistische culturen zullen vatbaarder zijn voor de traditionele evaluatie van prestatie, terwijl collectivistische culturen vatbaarder zullen zijn voor de evaluaties van groepen of teams.

2. Culturen met een hoge mate van machtsafstand (power distance) zullen meer weerstand bieden tegen 360-graden systemen dan de culturen met een lage mate van machtsafstand.

3. Culturen met een lage tolerantie voor onzekerheid zullen meestal worden gekenmerkt door botte en directe feedback over de prestaties.

4. Masculiene culturen zullen de nadruk leggen op prestaties, terwijl feminiene culturen de nadruk zullen leggen op relaties.

5. Culturen met een korte termijnoriëntatie zullen de nadruk leggen op relaties in plaats van prestatie; en culturen met een lange termijn oriëntatie zullen de nadruk leggen op gedragsverandering gebaseerd op de feedback over prestatie.

Blijf het volgende voor ogen houden: er zijn ook verschillen binnen culturen en niet alleen tussen culturen.