Hoofdstuk 8 - Hoe ziet de adviesfase eruit?

Wat zijn de kenmerken van de adviesfase?

In de adviesfase worden de uitkomsten van de vorige fase besproken: het integratieve beeld, de doelen en de aanbevelingen. De betrokkenen kiezen een aanbeveling. De uitkomst van dit overleg is een advies op maat dat voldoende draagvlak heeft om succesvol uitgevoerd te worden, 

Wat zijn de uitgangspunten van HGD in de adviesfase?

• Doelgericht werken. De drie doelen van de adviesfase zijn: het bespreken van integratieve beeld en aanbevelingen zodat de betrokkenen een keuze kunnen maken voor een advies, afspraken maken over de uitvoering van het advies en een evaluatie van het diagnostisch traject.
• Transactioneel kader: de aanbevelingen moeten gebaseerd zijn op een integratief beeld.
• De behoeften van de leerling, leraar en ouders staan centraal: concretiseer de doelen die de betrokkenen nastreven en wat zij hiervoor nodig hebben.
• Positieve aspecten van de leerling, onderwijsleer- en opvoedingssituatie: benadrukken van de gunstige werking van het advies.
• Samenwerken: het bespreken van de aanbevelingen en het advies samen met de betrokkenen.
• Systematiek en transparantie: de adviesfase verloopt in vijf stappen waarin informatieoverdracht en overleg elkaar afwisselen. De vijf stappen zijn:

1. Voorbereiden van het adviesgesprek.
2. Inleiden van het adviesgesprek en bespreken van integratieve beeld.
3. Bespreken van de doelen en aanbevelingen.
4. Kiezen van één of meer aanbevelingen.
5. Afronden van de adviesfase: afspraken en evaluatie diagnostisch proces.

Het bespreken van de informatie in het adviesgesprek is per situatie verschillend en moet daarom afgestemd worden aan de wensen van de betrokkenen. Ondanks de vijf stappen ga je daarom flexibel te werk met de volgorde. Het kan zijn dat je zelf veel aan het woord bent bij het bespreken van het integratieve beeld, dit kan je voorkomen door te beginnen met het noemen van de aanbevelingen en dit te onderbouwen met het integratieve beeld.

Stap 1: Hoe bereid je het adviesgesprek voor?

De voorbereiding betreft organisatorische en inhoudelijke zaken. Een groot deel van de voorbereiding is waarschijnlijk al aan de orde geweest in voorgaande fasen. In de intakefase heb je al besproken wanneer het gesprek is en wie erbij aanwezig zijn. In de onderzoeksfase kreeg je al inzicht in de antwoorden op de onderzoeksvragen en dit al kort besproken met de betrokkenen. 

Welke beroepsethische aspecten zijn er in de adviesfase?

Als orthopedagoog/psycholoog werkzaam in het onderwijs heb je te maken met twee systemen: de leerling, leraar en klas (onderwijs) en het kind, ouders en gezin (opvoeding). De beroepscodes geven aanwijzingen hoe je moet omgaan met de belangen van deze twee systemen. Jongeren vanaf 16 jaar mogen zelf beslissen wie geïnformeerd wordt en welke aanbeveling gekozen wordt. Kinderen vanaf 12 jaar mogen deze beslissingen ook nemen, maar de ouders blijven verantwoordelijk. Elk kind, ongeacht de leeftijd, wordt betrokken in het adviesgesprek.

Een gezamenlijk adviesgesprek of aparte gesprekken?

De voorkeur gaat uit naar een gezamenlijk adviesgesprek wegens transparantie, samenwerking en openheid. Dit heeft ook als voordeel dat de betrokkenen constructief samen verder kunnen zonder bemoeienis of ondersteuning van jou. Iedereen is meteen op de hoogte van elkaars opvattingen, wat de kans op communicatieproblemen verkleint. Eén gesprek is efficiënter dan twee of drie gesprekken. Een gezamenlijk gesprek kan alleen onder de voorwaarde dat de beroepsethische posities helder zijn en je toestemming hebt verkregen voor het delen van vertrouwelijke informatie met specifieke derden. De samenwerking tussen de leerling, school en ouders moet constructief zijn en alle betrokkenen moeten akkoord gaan met een gezamenlijk adviesgesprek. 

Soms is het beter om eerst een adviesgesprek met de ouders te hebben, wanneer de aanbevelingen voornamelijk het kind, ouders en opvoedsituatie betreffen. Het kan ook zijn dat het niet verstandig is of niet gewenst is dat de school deze informatie ook krijgt. Het kan gaan om onverwachts slecht nieuws of eerst een goedkeuring waarom je eerst alleen de ouders wil spreken.

Andersom is het ook mogelijk dat je eerst een gesprek met de school wilt, wanneer de belemmerende factoren en aanbeveling vooral betrekking hebben op de school. Ook de privacy van de leraar kan gewaarborgd blijven wanneer de informatie alleen met de leraar wordt uitgewisseld. Ook kan je feedback, informatie over de mogelijkheden of toestemming nodig hebben voordat je de aanbeveling met de ouders kan bespreken.

Combinaties van gezamenlijke en aparte gesprekken zijn ook mogelijk, echter denk dan wel goed na met wie en in welke volgorde je gesprekken voert. Dit wordt bepaald door de doelen. Thema's die alleen van belang zijn voor één specifieke partij kun je dan alleen met die partij bespreken en thema's die voor iedereen van belang zijn, bespreek je gezamenlijk. 

Wanneer heb je een apart adviesgesprek met de leerling?

Ongeacht de leeftijd worden de doelen, aanbevelingen en onderwijs/opvoedingsbehoeften uitgewisseld met de leerling, mits de leerling hier cognitief en sociaal-emotioneel in staat is om dit te begrijpen en zijn opvattingen te kunnen verwoorden. Als de ouders, leraar en intern begeleider niet goed in staat zijn om de uitkomsten van het adviesgesprek te delen met de leerling, dan is dat reden om de leerling apart te nemen. De meeste leerlingen hechten waarde aan het samen voorbereiden van het adviesgesprek, zodat zij ook grip hebben op wat wel en niet besproken wordt. Als de leerling informatie heeft gegeven over een inadequate aanpak van de leraar of ouders, moet dit op zo'n manier besproken worden dat het geen negatieve consequenties heeft voor het kind.

Wat is een professionele opstelling in het adviesgesprek?

Een goede voorbereiding is van belang om het adviesgesprek in goede lijnen te laten verlopen. Het verschilt per diagnost of er een keuze bij de betrokkenen gelaten wordt of dat de diagnost slechts één advies geeft. Je moet een balans vinden tussen het meegaan met de wensen van de betrokkenen en het behouden van je professionaliteit. Je kan grenzen aangeven door de maximaal wenselijke en minimaal noodzakelijke aanbeveling te geven. 

Stap 2: Wat wordt besproken in het adviesgesprek?

Van tevoren weten de leerlingen, leraar en ouders hoelang het gesprek gaat duren, wie erbij zullen zijn en wat de doelen van het gesprek zijn. Dit is van tevoren besproken, zodat iedereen zich hierop kan voorbereiden. Deze afspraken herhaal je nogmaals aan het begin van het gesprek samen met wanneer jij tevreden bent over het gesprek. Expliciteer de rollen van iedereen en de verwachtingen van elkaar. Bij aanvang van het gesprek kun je vragen op wat voor uitkomst de betrokkenen hopen of wat zij nodig hebben om het gesprek tevreden af te kunnen sluiten. Je bespreekt kort de voorgaande fasen en met name hoe de samenwerking is verlopen en bedanken voor ieders inzet. Ook is het belangrijk dat je van de leerling, leraar en ouders goedkeuring hebt om het gesprek op deze manier te starten.

Hoe bespreek je het integratieve beeld?

 Bespreek het beeld op maat, met voorbeelden, begrijpelijk en afgestemd op de theorie, het taalgebruik en de informatiebehoefte van deze leerling, deze leraar en deze ouders. Sluit aan bij hun belevingswereld door gebruik te maken van hun termen en expliciet de woorden te noemen die zij hebben gebruikt. Door het concretiseren van de onderzoeksvragen ontstaat er een gezamenlijke kijk. Bij het bespreken van het integratieve beeld kun je vragen of de antwoorden duidelijk zijn. Bespreek daarna de bevorderende en belemmerende factoren van de leerling, leraar en ouders. Maak onderscheid tussen min of meer harde/objectieve gegevens en gefundeerde meningen. Ook is het mogelijk dat aanvullend onderzoek nodig is als een onderzoeksvraag niet beantwoord kan worden. Vraag de leerling, school en ouders naar hun mening over het geschetste beeld. Vraag naar voorbeelden, of ze zich erin herkennen en of ze het eens zijn. Consensus is van belang. 

Is er voldoende consensus om door te gaan naar stap 3?

Wanneer er voldoende consensus is over het integratieve beeld kan er verder gegaan worden naar stap 3. Aangezien de stappen in de adviesfase niet altijd in dezelfde volgorde verlopen, is het van belang dat er eerst consensus is over het integratieve beeld voordat de aanbevelingen en doelen besproken worden. Als er geen consensus is, moeten alle betrokkenen bereid zijn om een compromis te vinden. Wanneer het te moeizaam gaat om het integratieve beeld te bespreken, moet er een andere afspraak gemaakt worden om de doelen en aanbevelingen te bespreken. 

Stap 3: Hoe bespreek je de doelen en aanbevelingen?

In deze stap bespreek je het langetermijnperspectief en de kortetermijndoelen en de onderlinge samenhang. De kleine snelle doelen moeten door de betrokkenen worden geconcretiseerd: wat zien en horen we als dit doel behaald is? Streef ernaar dat dit zo SMARTI mogelijk geformuleerd wordt. De doelen van het ontwikkelingsperspectief komen ook aan bod: wat betekenen de uitkomsten van het onderzoek voor het onderwijs aan deze leerling? Maak onderscheid tussen wat we moeten, willen en kunnen veranderen. 

Vanuit de kortetermijndoelen heb je in de integratie/aanbevelingsfase een globale aanzet gegeven voor de behoeften van de leerling, leraar en ouders. Deze wordt nu verder geconcretiseerd door samen met de leerling, leraar en ouders de voorlopige hulpzinnen na (onderwijsbehoeften en opvoedbehoeften van de leerling, ondersteuningsbehoeften van de leraar en ondersteuningsbehoeften van de ouders). Vanuit de doelen en behoeften zet je de stap naar één of meer aanbevelingen. De betrokkenen zullen genoeg informatie krijgen over hoe de aanbevelingen tot stand zijn gekomen met voor- en tegenargumenten, zodat zij een weloverwogen beslissing kunnen maken. Geen enkele aanbeveling is volledig ideaal. Het is belangrijk dat de keuze van de betrokkenen ook open besproken wordt.

Stap 4: Hoe kies je één of meer aanbevelingen?

De leerling, leraar en ouders krijgen zodanige informatie dat zij hun standpunt kunnen bepalen: welke aanbeveling is wenselijk, haalbaar en mogelijk? Wanneer er belemmeringen zijn, moet dit besproken worden om tot een mogelijke oplossing te komen. In samenspraak beoog je tot een besluit te komen dat in het belang is van de leerling en dat optimaal inspeelt op de voorkeuren van de betrokkenen. Wanneer er geen aanbeveling passend is, dan volgt verder overleg, bij voorkeur op een ander moment.

Hoe maak je de aanbeveling op maat? 

Samen met de leerling kun je een kindplan (primair onderwijs) of leerlingplan (voortgezet onderwijs) maken: wat weet/kan de leerling al? Wat wil hij over een aantal weken weten/kunnen? Wat gaat hij daarvoor zelf doen? Hoe kan zijn leraar/ouders hierbij helpen. Met de leraar en intern begeleider kun je nagaan hoe zij bijvoorbeeld de instructie- en oefentijd voor de leerling kunnen uitbreiden in een groepje met andere leerlingen, zodat ze alle drie leren samenwerken. Met de ouders kun je overleggen of zij bijvoorbeeld ondanks het conflict dat zij met de school hebben, toch bereid zijn hun kind op deze school te laten vanwege diens positieve beleving. Dit zijn enkele voorbeelden hoe een aanbeveling passend gemaakt kan worden bij de situatie.

Waar is het gewenste onderwijsaanbod te realiseren?

Soms kan een andere school beter passend onderwijs aanbieden dan de huidige school. De behoeften die de leerling nodig heeft kunnen in dat geval besproken worden met beide scholen. Openheid, duidelijkheid en realiteitszin zijn noodzaak. Er spelen naast de onderwijsbehoeften die de school kan bieden ook andere factoren mee die de keuze beïnvloeden, zoals vrienden en vriendinnen, afstand, vervoer en identiteit van de school. Door de argumenten voor en tegen de verschillende opties op een rij te zetten, ondersteun je de betrokkenen bij het nemen van een belangrijke beslissing, die verregaande gevolgen heeft voor de leerling. Het gaat erom wat de onderwijsbehoeften van de leerling zijn en welke school hieraan het beste tegemoet kan komen. 

Bij het afwegen van de argumenten kan structurering en visualisering helpen. Hierbij kun je alle voor- en tegenargumenten overzichtelijk op een bord weergeven met daarbij een onderscheid maken tussen argumenten voor (+) en tegen (-). Wanneer de argumenten zwaarder meewegen, kan dit weergegeven worden door extra plus (++) of min (--). 

Welke factoren belemmeren de kans van slagen van een advies?

Tijdens het overleg kunnen barrières ontstaan die de acceptatie en uitvoering van het advies belemmeren. Voorbeelden van belemmeringen zijn: emotionele barrières (angst), barrières in de sociale omgeving (individuen die advies tegenwerken), opvattingen of tegenwerpingen (autoriteit), persoonlijke ineffectiviteit (laag competentiegevoel), praktische moeilijkheden (tijd, middelen, ruimte, energie) of motivationele barrières (gebrek aan inzet). Deze belemmeringen moeten niet uit de weg gegaan worden, maar opgelost worden. 

Welke grenzen zijn verbonden aan het overleg?

Het overleg in de adviesfase is in principe pas af te ronden als er een keuze is gemaakt die voor alle partijen wenselijk, nuttig, betekenisvol, geloofwaardig en haalbaar is. Je moet rekening houden met ieders belangen en streeft naar consensus. Soms is dit lastig, bedenk dan dat de school beslist over het onderwijs en de ouders over de opvoeding. Er kunnen grenzen aan het overleg in zicht komen, bereid je dan extra goed voor op het adviesgesprek: welke doelen wil je minimaal behalen? Wanneer er door een leerling, leraar of ouder gevraagd wordt om een bijstelling of aanpassing van een aanbeveling, kun je hiermee akkoord gaan mits de samenwerkingsrelatie behouden blijft.

Een overleg kan vastlopen wanneer er geen aanbeveling gekozen kan worden, dit kan voorkomen tenzij het belang van de leerling in gevaar komt hierdoor. Vanuit je rol als belangenbehartiger van het kind en gezien je beroepscode kun je hier niet akkoord mee gaan. Als de veiligheid op school of thuis niet gegarandeerd is, is een traject vereist met minder keuzevrijheid of een gedwongen maatregel. Wanneer een leerling zich onveilig voelt op school, moet de school hieraan wat gaan doen. Als er geen voldoende vooruitgang is, ben je genoodzaakt andere stappen te nemen. Dit geldt ook voor de thuissituatie. Wanneer een kind zich thuis niet veilig voelt, wordt er met de ouders overlegd om deze situatie te verbeteren. Wanneer hier niks uitkomst, ben je genoodzaakt om drastischer maatregelen te nemen. In elk geval moet je altijd eerlijk en open zijn en blijven bespreken welke stappen nodig zijn of genomen moeten worden. 

Intermezzo: wat is de relatie met handelingsgericht werken op school?

Kenmerkend voor handelingsgericht werken op school is het waarderen van verschillen tussen leerlingen. Je denkt mee met de onderwijsbehoeften van de leerling in kwestie: wat betekenen deze voor de aanpak die hij nodig heeft om zich conform zijn mogelijkheden te ontwikkelen? Daarbij kijk je ook naar de overeenkomsten in onderwijsbehoeften: hebben andere leerlingen ook baat bij deze aanpak? De leraar kan relevante informatie uit het integratieve beeld opnemen in zijn groeps- of klassenoverzicht. 

Extra ondersteuning van een individuele leerling kan zowel binnen als buiten de groep/klas door een specialist worden geboden. Er is nog geen eenduidig antwoord of het beter is om deze hulp binnen of buiten de groep/klas aan te bieden en door een specialist of door de leraar zelf. Het is effectiever als de leraar zelf deze extra hulp aanbiedt, maar dit is niet altijd haalbaar. 

Stap 5: Wanneer wordt de adviesfase afgerond?

De uitkomst van de vorige stap is een advies op maat dat voldoende draagvlak heeft om succesvol uitgevoerd te worden. Dit advies wordt goedgekeurd door leerling, school, ouders en diagnost. Dan kan het afronden van de adviesfase van start gaan. Om te checken of het advies daadwerkelijk uitvoerbaar is, stel je de leerling, leraar en ouders vragen, zoals: hoe hoog schat je de kans in dat dit advies zal lukken? Hoeveel vertrouwen heb je dat dit advies succesvol zal zijn? Als een advies nog niet voldoende draagvlak heeft, kijk dan wat je kan doen zodat het wel gaat lukken om het advies te laten slagen. 

Ter afronding van de adviesfase worden afspraken gemaakt: wie doet wat, waarom, hoe en wanneer? Bij het maken van afspraken moet helder zijn wat onder wiens verantwoordelijkheid valt. Vervolgens wordt het advies uitgevoerd. 

Hoe gaat de evaluatie van het diagnostisch proces?

Evalueren verbeterd de kwaliteit van het diagnostisch proces en is daarmee een sterke algemene werkzame factor. Systematisch feedback zal de kwaliteit verhogen van je professionele handelen. Je evalueert elke fase, zowel tijdens de fase als daarna. Hierbij kun je gebruik maken van effectieve feedback: feed up, feedback en feed forward. Je gaat na in hoeverre het diagnostisch proces is verlopen conform de uitgangspunten en fasen van de HGD. Je gaat na hoe de betrokkenen het diagnostisch proces hebben ervaren en hoe zij de samenwerking en bejegening tijden het proces hebben ervaren. Sta open voor kritische kanttekeningen om dit mee te nemen in volgende processen. Bedank de leerling, leraar en ouders en benoem de aspecten die goed zijn verlopen en wat beter had gekund. 

Hoe beoordeel je de waarde van het advies?

De waarde van het advies is pas in de toekomst te bepalen, maar je maakt wel afspraken over wanneer de doelen bereikt zijn en hoe je dit evalueert. Gedurende de uitvoering van het advies wordt de voortgang gemonitord. Hiervoor wordt opnieuw diagnostische informatie verzameld.