Je herkent het vast wel. Het is een zonnige zondagmiddag en je zit rustig na te denken over wat je allemaal gaat doen de komende week. In je hoofd begin je een lijst te maken: je hebt twee dagen studie, twee dagen werk, één borrelavond bij je vereniging, een deadline voor je essay, uiteten met je familie, lunch met die ene vriend(in) die je al drie weken aan het verzetten bent en je oma is ook nog jarig...
Pfff, dat is wel een erg volle week. Je wilt niets verschuiven, maar ook een goede nachtrust hebben en niet de gehele dag druk bezig zijn. Er zit dus niks anders op: je moet gaan plannen. Maar waar moet je nou beginnen? En hoe gebruik je zo'n planning? Hieronder geef ik jou wat tips over het maken en gebruiken van een planning.

Tips bij het maken en gebruiken van een planning

Het maken en gebruiken van een planning is een vaardigheid die je kan aanleren en waar je mee moet oefenen. In het begin kan een planning maken en gebruiken veel tijd kosten, misschien zelfs teveel tijd voor je gevoel. Dit komt doordat je er nog niet gewend aan bent, waardoor je meer energie verbruikt. Naarmate je meer oefent, wordt het makkelijker. Echt waar! Daarnaast heb je met deze tips in maar 3 stappen een planning gemaakt!

Planning maken

Stap 1: Kies je tool en richtlijnen

Allereerst beslis je welke tool jij gaat gebruiken voor het maken van een planning. Er bestaan ontzettend veel tools die jou kunnen helpen met plannen, denk aan BulletJournals, apps zoals GoodNotes of gewoonweg je agenda. Zelf maak ik gebruik van Google Calendar, maar kies vooral een tool die het beste bij jou past!

Ook ga je nadenken over een aantal richtlijnen voor je planning. Deze richtlijnen zorgen ervoor dat jij je grenzen bewaakt en helpen jou in de volgende stappen verder met het maken van je planning. Probeer hierbij de volgende vragen te beantwoorden (schuingedrukt en in het blauw zijn voorbeeldantwoorden gegeven):

• Hoeveel rustdagen, waarop je 0 - 1 uur werkt/studeert, wil jij per week hebben? minimaal 1, liefst op zondag
• Hoeveel uur wil jij op een werk- of studiedag werken/studeren? 6 tot 8 uur, inclusief korte pauzes tussendoor
• Op welk tijdstip en hoelang wil je ongeveer slapen om een goede nachtrust te hebben? rond 23:00 en ongeveer 8 uur slaap
• Heb ik van mijzelf voldoende zelfdiscipline om een planning te volgen of moet ik rekening houden met eventuele uitloop? nee, ik ben snel afgeleid

Stap 2: Vaste en losse afsprakenlijsten

Daarna starten we meteen met het maken van twee lijsten: (1) de vaste afspakenlijst en (2) de losse afsprakenlijst. Onder de vaste afspaken-lijst vallen alle afspraken die op een vast tijdstip plaatsvinden en niet verplaatst kunnen worden, zoals de contacturen van je studie. Onder de losse afspraken-lijst vallen alle afspraken die niet gebonden zijn aan bepaalde tijdstippen en/of wel verplaatst kunnen worden. Je schrijft ook meteen de (verwachte) duur van een afspraak op en eventueel op welke tijdstippen deze plaatsvinden.

Als we het voorbeeld van de introductie hierboven nemen, kunnen we alle afspraken als volgt onderverdelen:

1. Vaste afsprakenlijst

• Twee dagen studie: op maandag van 09:00 - 15:00 en op woensdag van 11:00 - 17:00)
• Twee dagen werk: op donderdag van 10:00 - 16:00 en op zaterdag 15:00 - 21:00)
• Schrijven essay: deadline op zondag om 23:59 (verwachte tijdsduur: 10 uur)
• Verjaardag oma: op zondag (verwachte tijdsduur: nog zelf te bepalen)

2. Losse afsprakenlijst

• Borrelavond vereniging: op dinsdag vanaf 22:00
• Uiteten familie: op vrijdag om 18:00 (verwachte tijdsduur: 4 uur)
• Lunch met vriend(in): op dinsdag om 13:00 (verwachte tijdsduur: 3 uur)

Let op: voor iedereen zien deze lijsten er anders uit. Ik heb bijvoorbeeld de vaste borrelavond van mijn vereniging onder losse afspraken gezet, omdat ik altijd een borrel kan overslaan. Als je dat niet kan, zou je de borrelavond onder vaste afspraken kunnen schalen. Maar wees kritisch! 

Stap 3: Lijsten visualiseren

De volgende stap is het invullen van al je afspraken in je tool/agenda. Hierbij maak je een eerste opzet, waarin je probeert zoveel mogelijk afspraken in te vullen. Alle afspraken waarvan je nog niet zeker bent wanneer je deze gaat uitvoeren, laat je in deze opzet nog even weg. Zie figuur 1 voor een voorbeeld van hoe dit er uit kan zien.

Tip: Het kan je helpen om je verschillende afspraken ook verschillende kleuren te geven, zodat je in één oogopslag ziet wat iets is. Welke kleuren je wat geeft, is helemaal aan jou!

Figuur 1
Voorbeeld visualisering lijsten opzet

Je ziet dat ik een aantal afspraken nog niet (precies) heb ingevuld, namelijk het schrijven van de essay en de verjaardag van je oma. Het moment waarop jij deze afspraken wilt uitvoeren is namelijk compleet afhankelijk van hoe jij je week verder wilt indelen. Gebruik hiervoor de richtlijnen die je in stap 1 hebt gemaakt! Zie figuur 2 voor een voorbeeld van een definitieve planning.

Let op: Het lijkt in de eerste opzet misschien alsof je zeeën van tijd hebt, maar houd in je achterhoofd dat je na 6 uur studeren of werken waarschijnlijk helemaal uitgeblust bent en behoefte hebt aan rust. Ook als je niet het gevoel hebt dat je uitgeblust bent, is het nog steeds belangrijk om dagelijks je rust te pakken! Deze rust kun je terugvinden in je hobby's, eten maken of gewoon even lekker niksen.

Figuur 2 
Voorbeeld visualisering lijsten definitieve versie

In de definitieve versie van de planning zie je dat ik de rustdag heb toegevoegd, rekening heb gehouden met de richtlijnen uit stap 1 en zelfs nog een extra afspraak op dinsdagavond heb toegevoegd. Op deze manier heb je van een drukke week een overzichtelijke week gemaakt, waarin je voldoende, dagelijkse rustmomentjes hebt en ook voldoende kan studeren. Win-win situatie!

Planning gebruiken

Nadat je een planning hebt gemaakt, is het tijd om deze dan ook echt te gebruiken. Dat is soms makkelijker gezegd dan gedaan. Hieronder geef ik wat voorbeelden en tips bij het gebruiken van je planning:

• Je kan soms snel afgeleid worden door medestudenten en/of je telefoon, waardoor je het daadwerkelijke studeren uitstelt. Gelukkig zijn er ontzettend veel tools die jou hierbij kunnen helpen. Denk aan de vliegtuigmodus op je telefoon of apps die alle meldingen uit kunnen zetten terwijl je studeert. Kies een tool waarvan jij denkt dat het werkt! 
• Als je lange periodes achter elkaar studeert, zie je soms door de bomen het bos niet meer en raak je vermoeid. Neem dus voldoende (korte) pauzes tijdens het studeren. Je kan hiervoor de pomodoro techniek gebruiken, waarbij je 25 minuten aan studeren afwisselt met 5 minuten pauze en na in totaal 4 keer 25 minuten studeren een langere pauze van 15 tot 30 minuten neemt. Ik gebruik een andere methode, waarbij ik elk uur 5 minuten even helemaal niks doe. Ik kijk dan vaak uit het raam of naar het plafond om mijn gedachtes helemaal leeg te maken (ookwel lummelen).
• Soms lukt het simpelweg niet om je planning te volgen. Dat geeft niet! Het kan gebeuren dat je door onverwachte gebeurtenissen toch niet helemaal uitkomt met je tijd. Kijk dan welke afspraak je kan verzetten, zodat je wat meer tijd hebt voor die vaste afspraken. Kom je er nou echt niet uit? Vraag dan of een vriend(in), familielid of huisgenoot je kan helpen. Een vers paar ogen kan soms ook ontzettend helpen!

Heb jij zelf ook nog tips voor het maken en gebruiken van een planning? Laat het dan vooral weten door een reactie hieronder te plaatsen!