Just tell me! Making alternative dispute resolution systems fair - Blancero e.a. - 2010 - Artikel

Hoewel rechtvaardigheid en eerlijkheid veel onderzocht zijn, is de interesse de laatste tijd afgenomen. Er zijn onderzoeken gedaan naar de organisatorische implicaties wat betreft rechtvaardigheid van personeelszaken, zoals waardering van prestaties, compensatie, vergelijken van waarde, ouderschapsverlof en drugstesten. Andere studies keken naar de implicaties van rechtvaardigheid op basis van de uitkomsten, zoals tevredenheid met het management, de toewijding van de organisatie en het gedrag.

Een eerlijk en consistent personeelsbeleid is wellicht niet genoeg om rechtvaardigheid binnen een organisatie te garanderen. Supervisors die een beleid invoeren, weten wellicht niet hoe ze de strategieën op een effectieve manier moeten toepassen. Een intern klachtensysteem is eventueel op zijn plek. Voor mensen die lid zijn van een vakbond is de optie aanwezig om ergens te klagen, voor niet-leden ontbreekt dit. Er zijn een aantal redenen te benoemen voor de noodzaak van een alternatief systeem voor geschillenbeslechting; ASGB (alternative dispute resolution system; ADRS). Daarnaast zijn er een aantal manieren om de effectiviteit te meten. Het systeem moet als eerlijk ervaren worden, en daarom is de maatstaf ervaren eerlijkheid een belangrijke factor in het bekijken van de effectiviteit.

Los van casestudies is de effectiviteit van de ASGB nog niet bewezen. Het is daarnaast ook de vraag of ASGB een vervanger kan zijn voor het klachtensysteem van de vakbond. In dit onderzoek wordt er gekeken naar de verschillende dimensies van rechtvaardigheid. Het is een goede mogelijkheid dat ASGB erg effectief is, in een werkomgeving waar zaken zoals positieve discriminatie een rol spelen. Via een beleids-vastleggende vragenlijst (het gebruik van realistische, maar hypothetische, scenario's die elke mogelijke combinatie van de variabelen behelst) wordt er gekeken naar de verschillende dimensies van ervaren rechtvaardigheid.

Klachtensystemen van niet-vakbond

Een alternatief systeem voor klachten is een ontwikkeling die voor meer partijen gunstig uitpakt. Het proces kost minder en is effectiever in het maken van beslissingen. Op deze manier kunnen juridische stappen voorkomen worden. Er zijn vijf verschillende categorieën waar de verschillende klachtensystemen in onderverdeeld kunnen worden: het “open-deur”beleid, de ombudsman, de luisterende ambtenaar, groepsbeslissingscomité en rechtspraak buiten de rechter om. Een ombudsman kan mediëren. Een luisterende ambtenaar en een rechtspraak buiten de rechter om kunnen een definitieve beslissing maken, en een comité geeft advies. Binnen de verschillende categorieën kunnen gradaties bestaan, zoals een open-deur beleid dat zowel gestructureerd kan zijn maar ook meer uit losse pols kan functioneren. Een comité kan bestaan uit werknemers, niet-werknemers, of alle werknemers. Een comité kan het meest verschillen.

Er zijn verschillende definities van een klachtensysteem. Als er bijvoorbeeld aangehouden wordt dat het een systeem is waarbij effectieve mechanismes en procedures aanwezig zijn die eerlijkheid en rechtvaardigheid verzekeren bij werknemers, heeft 50% van alle (semi)grote bedrijven een klachtensysteem. Er zijn een aantal kenmerken van de klachtensystemen die ernaar streven om rechtvaardigheid te garanderen. Denk aan middelen om professionele hulp te krijgen, de mate waarin werknemers input kunnen leveren aan het proces, de onafhankelijkheid, de snelheid van het proces, de mate van support van het management, in hoeverre het geschikt is voor de organisatorische cultuur en de uitkomst zelf.

Organisatorische rechtvaardigheid en hypotheses

Er zijn drie verschillende kanten om rechtvaardigheid te beschrijven. Distributieve rechtvaardigheid gaat om de verdeling van de uitkomsten, procedurele rechtvaardigheid gaat om de eerlijkheid van het proces en interactionele rechtvaardigheid gaat over de juiste manier van interpersoonlijke interacties of communicatie.

Ander studies hebben laten zien dat de procedurele rechtvaardigheid een groot onderdeel uitmaakt van de algemene beoordeling van rechtvaardigheid. Ook wordt aangetoond dat distributieve en procedurele rechtvaardigheid onafhankelijke effecten hebben op de algemene rechtvaardigheid. De eerste hypothese is als volgt: de procedurele karakteristieken van klachten-systemen van niet-vakbonden dragen meer bij aan de algemene perceptie van rechtvaardigheid dan de uitkomst zelf.

Bij procedurele rechtvaardigheid spelen er twee soorten controle een rol: procescontrole (controle hebben over de ontwikkeling en selectie van gebruikte informatie in het proces om een beslissing te maken) en beslissingscontrole (de mate dat je invloed kan uitoefenen op de beslissing). Onder procescontrole vallen twee kenmerken van klachtensystemen van niet-vakbonden, zijnde de assistentie van werknemers in het voorbereiden van de klacht en de kans om input te geven. Bovendien moet je, om het gevoel te krijgen dat je controle over het proces, het idee hebben dat degene die de beslissing maakt onpartijdig is. De tweede hypothese is: Procedurele rechtvaardigheid wordt allereerst bepaald door de input van de klager, de mate van de assistentie van de werknemer en de onafhankelijkheid van de beslissingsmakers.

Distributieve rechtvaardigheid is een onderdeel van billijkheidstheorie (equity theory). Deze theorie stelt dat individuen bezig zijn met het vergelijken van hun input/output ratio met die van anderen. Als een situatie als oneerlijk ervaren wordt komt daar een bepaald gedrag uit voort (minder gaan doen of geen motivatie meer hebben). De egocentrische bias van distributieve rechtvaardigheid houdt in dat wanneer iemand onschuldig is en de beschuldigingen vervallen, de perceptie van rechtvaardigheid erg hoog is. Als iemand schuldig is, en de beschuldigingen worden doorgezet, zal de perceptie van rechtvaardigheid laag zijn. De derde hypothese is als volgt: Distributieve rechtvaardigheid wordt allereerst gebaseerd op de uitkomst.

Uit een eerder onderzoek komt naar voren dat welke uitkomst er is, geen effect heeft op de perceptie van procedurele rechtvaardigheid. Andersom heeft het wel effect: als de procedure als oneerlijk gezien wordt, verandert de perceptie van de uitkomst. Als de uitkomst negatief is, maar de procedure eerlijk gegaan is, wordt de uitkomst positiever beoordeeld. Dit wijst er op dat procedurele rechtvaardigheid een belangrijke vereiste is van distributieve rechtvaardigheid, als de uitkomst negatief of laag is. Vandaar hypothese 4: Het proces modereert de relatie tussen uitkomst en distributieve rechtvaardigheid.

Binnen een klachtensituatie is het belangrijk om een positieve perceptie te hebben van het interactionele proces. In een onderzoek zijn vier eerlijkheidskenmerken van communicatie gevonden: eerlijkheid, respect, gepastheid van de vragen en rechtvaardigheid. Op het moment dat het persoon de schuld bij de organisatie neerlegt, en niet bij een persoon zelf, kan interactionele rechtvaardigheid gegeneraliseerd worden naar procedurele rechtvaardigheid. Als het aan een persoon wordt toegeschreven, is er een hoge (of lage) perceptie van interactionele rechtvaardigheid. Bovendien is het belangrijk om een uitleg te krijgen voor als er iets gebeurt. Daarom is de volgende hypothese: Interactionele rechtvaardigheid wordt allereerst bepaald door het wel of niet aanwezig zijn van een uitleg voor een beslissing.

Methode

De vragenlijsten werden uitgedeeld aan werknemers (geen managers) die niet lid zijn van een vakbond. Er deden in totaal 450 proefpersonen mee. Er is een beleids-vastleggende methode gebruikt, waarin verschillende meningen over personeelszaken zoals salarisveranderingen, de discipline en selectie van werknemers en baankeuze vastgelegd worden. Er worden 6 variabelen gebruikt: overtredingen, onafhankelijkheid van beslissingen maken, mate van werknemersinput, assistentie, uitleg en uitkomst. Om te kijken of er sprake was van ASGB werden er twee criteria aangehouden: het aanwezig zijn van een intern klachtensysteem en potentiële relevantie voor de organisatorische rechtvaardigheidstheorie.

Resultaten

De kenmerken van ASGB die op het proces gericht waren droegen het meest bij aan de algehele variantie van algemene rechtvaardigheid. Dit ondersteunt de eerste hypothese. De rechtvaardigheid werd niet beïnvloed door het wel of niet aanwezig zijn van een klachtensysteem of het besef dat het aanwezig is.

Op volgorde van gewichtigheid, zijn dit de meest belangrijke karakteristieken van waargenomen procedurele rechtvaardigheid: communicatie over de beslissing, input van de werknemer, hoe het comité opgesteld is en de mate van hulp in het opstellen van de klacht. Dit suggereert dat werknemers verder dan alleen de uitkomst kijken. Dit ondersteunt hypothese 2. De uitkomst en wat voor uitleg gegeven werd had maar weinig invloed op de procedurele rechtvaardigheid.

Wat betreft distributieve rechtvaardigheid heeft de soort uitkomst het grootste effect. Dit ondersteunt hypothese 3. Hypothese 4 wordt ook ondersteund. Uitkomst en procedurele rechtvaardigheid hebben allebei invloed op de distributieve rechtvaardigheid. Er is bovendien een modererende functie van het proces op de relatie tussen uitkomst en perceptie van distributieve rechtvaardigheid. Tenslotte heeft uitleg heeft een groot effect op ervaren interactionele rechtvaardigheid, wat hypothese 5 ondersteunt.

Discussie

De input en betrokkenheid van de werknemer zijn belangrijke aspecten van de niet-vakbond klachtensystemen. Onafhankelijkheid van de beslissing maken lijkt niet zo belangrijk te zijn als werd gedacht. Wat wel belangrijk is de communicatie rondom de beslissing. De opbouw van het comité lijkt ook niet een groots effect te hebben. Als het proces op een eerlijke manier ontworpen en gecommuniceerd wordt, zal de uitkomst ook eerlijker beoordeeld worden.

Organisatorische rechtvaardigheid blijkt het meest door procedurele en interactionele rechtvaardigheid bepaald te worden. De uitkomst zelf is een sterke indicator voor de ervaren rechtvaardigheid. Het modererende effect van de procedurele rechtvaardigheid zorgt er tevens voor dat een ongunstige uitkomst gunstig beschouwd kan worden, als het door een rechtvaardig proces tot stand is gekomen.

Beperkingen

De egocentrische bias kon niet goed onderzocht worden, omdat de vragenlijst heeft gekeken naar omstanders, en niet “slachtoffers”. Daarnaast kan het zijn dat de resultaten niet generaliseerbaar zijn, omdat de groep proefpersonen wellicht niet divers genoeg was. Tenslotte zijn er nog meerdere variabelen die interessant zijn om te testen (bijvoorbeeld wat er eerder afgespeeld heeft).