Deze samenvatting over leren communiceren is geschreven in het studiejaar 2013-2014.

Om beter te communiceren, zijn nodig:

• een breed communicatierepertoire met communicatie in allerlei vormen en stijlen;

• het maken van de juiste keuzes uit dat repertoire;

• voldoende inspanning en inspanningsbereidheid.

Hoofdstuk 1 Communicatie

1.1 Een model voor communicatie

Mensen wisselen uitingen of boodschappen uit wanneer zij communiceren, schriftelijk, mondeling, in beeld, enzovoort. Daarbij is degene die de uiting voortbrengt de zender en degene tot wie deze gericht is de ontvanger op het moment van de uiting. Een verbale uiting is een mondelinge of schriftelijke uiting in één of meer zinnen. Uitingen met andere middelen, zoals afbeeldingen of houding zijn non-verbaal. De meeste communicatie heeft verbale en non-verbale elementen.

Communicatie heeft altijd doelen. De inhoud van de communicatie is de feitelijke informatie die wordt uitgewisseld.

In Leren Communiceren worden er vier aspecten onderscheiden in uitingen:

• het referentiële aspect of het onderwerp ven de uiting;

• het appellerende aspect of het doel dat de zender ermee wil bereiken;

• het expressieve aspect of het beeld dat door de uiting gevormd wordt van de zender;

• het relationele aspect of de wijze waarop de zender de ontvanger en hun relatie ziet.

Bij goede communicatie houden zenders en ontvangers rekening met alle vier deze aspecten van communicatie, maar leggen ze soms verschillend nadruk op de elementen..

1.2 Communicatiedoelen, ofwel het appellerende aspect van communicatie

Een belangrijk onderscheid is het onderscheid tussen directe communicatiedoelen en achterliggende doelen. Daarbij kunnen de communicatiedoelen van afzenders

• informatief,

• instructief,

• persuasief,

• motiverend,

• of affectief zijn, of een combinatie hiervan.

Daarbij is er meestal één hoofddoel, dat ondersteund wordt door de andere doelen. In de praktijk zijn er ook vaak verschillende achterliggende doelen, die voor het grootste deel vorm en inhoud van een uiting bepalen.

Communiceren of communicatie-uitingen van anderen bekijken gebeurt altijd tegen de achtergrond van achterliggende doelen, omdat deze uiteindelijk de communicatiedoelen en dus ook de vorm en inhoud van de uiting bepalen.

Ook de ontvangers kunnen vijf communicatiedoelen hebben, namelijk:

• het verwerven van kennis;

• het verwerven van vaardigheden;

• het bepalen van een standpunt;

• het nemen van een beslissing;

• genieten of ontroerd raken.

De ontvanger- en zenderdoelen van uitingen kunnen naadloos bij elkaar aansluiten, maar in de praktijk is dat vaak niet het geval. Symmetrie tussen ontvanger- en zenderdoelen hoeft ook niet altijd te betekenen, dat beide partijen die doelen ook bereiken.

Regelmatig wordt er ook gecommuniceerd zonder bewustzijn van de precieze communicatiedoelen. Meestal gaat dit goed, maar bij problemen of ingewikkeldere communicatieve situaties is het belangrijk, om zich te oriënteren op de doelen van de communicatie. Deze oriëntatie op de doelen van de communicatie kan vooral moeilijk zijn wanneer de zender de ontvanger wil beïnvloeden; de uitingen zijn dan indirect en de zender laat dan bewust in het midden wat hij precies wil.

Als ontvanger en zender beide hun communicatiedoelen bereiken, is communicatie pas effectief. De effectiviteit van communicatie hangt af van of ze het allebei willen en kunnen. Zo hangt de effectiviteit van informatieve communicatie af van het feit,

• of de informatie voldoende aansluit bij de voorkennis en de behoeften van de ontvanger;

• of de uiting goed gestructureerd is;

• of het taalgebruik aansluit bij de taalvaardigheid van de ontvanger;

• of de informatie voldoende aandacht krijgt.

Aan de effectiviteit van instructieve communicatie kunnen, naast de eis van effectiviteit in engere zin, ook nog andere eisen worden gesteld, namelijk

• dat de communicatie moet helpen, om een taak efficiënt uit te voeren;

• dat de uiting inzicht moet geven;

• dat de informatie leerbaar is;

• dat de tekst de lezer motiveert om de instructie op te volgen.

Om aan deze eisen te voldoen,

• moet een uiting volledig zijn, en de juiste mate van detail hebben;

• moeten de stappen in de volgorde staan, waarin ze moeten worden uitgevoerd;

• moet de instructie logisch zijn voor de ontvanger en moet het taalgebruik duidelijk zijn.

Omdat zenders en ontvangers bij persuasieve en motiverende communicatie vaak wel symmetrische doelen hebben, maar toch stevig kunnen botsen, kunnen de ontvangers zich bij deze soorten communicatie op verschillende manieren verzetten tegen de boodschap van een zender:

• Vermijden,

• Negeren,

• Tegenargumenten zoeken,

• Relativeren,

Voor het toch overtuigen van de ontvanger helpt het, als de boodschap duidelijk is, maar ook weer niet beperkend of betuttelend. Het is in verband met de effectiviteit van persuasieve en motiverende communicatie voor de zender dus van belang om respectvol te zijn. Ook helpt het, om als zender tegenover de ‘kosten’ de ‘baten’ voor de ontvanger te plaatsen. Probeer te overtuigen met de volgende middelen:

• Het noemen van voordelen van het nieuwe gedrag;

• Het noemen van nadelen van het huidige gedrag;

• Het leggen van een verband tussen de boodschap en normen en waarden;

• Ethos van de zender (Een ontvanger laat zich eerder overtuigen door een zender die hij mag);

• Het creëren van een wij-gevoel.

1.3 De zender en de ontvanger: het expressieve aspect en het relationele aspect

De zenders van een boodschap geven in een uiting altijd informatie weer over zichzelf. Daarbij hebben ze soms de neiging om hun sterke kanten overdreven naar voren te laten komen (imponeergedrag) en hun zwakke kanten te verbloemen (façadegedrag). Hierbij bepaalt de communicatieve rol van de zender vaak de inhoud en formulering van de tekst. De keuze van zo’n rol kan van grote invloed zijn op de effectiviteit van de communicatie.

Ontvangers laten zich namelijk vaak beïnvloeden door het expressieve aspect van communicatie. De zender moet echter wel geloofwaardig zijn.

Uit de vorm en inhoud van teksten blijkt vaak, hoe de zender over de ontvanger denkt, bijvoorbeeld qua kennis, taalvaardigheid, normen, waarden, voorkeuren en smaak en relatie tussen zender en ontvanger. Die ontvanger hecht daarbij veel belang aan zelfbeschikking en waardering.

1.4 Feedback

De informatie die een ontvanger geeft door de manier waarop hij op een uiting reageert, noemen we feedback. Deze feedback kan indirect en direct zijn, waarbij indirecte feedback soms lastig te interpreteren is, in tegenstelling tot directe feedback. Directe feedback is vooral erg belangrijk bij metacommunicatie: communicatie over de communicatie.

Omdat feedback nogal eens als kritiek wordt ervaren, is het van belang om deze opbouwend te presenteren als hulp, door

• bewust te kiezen op welk van de vier aspecten van de uiting de kritiek wordt gegeven;

• nadruk te leggen op positieve feedback;

• productieve feedback te geven;

• feedback in de ik-vorm te geven.

De ontvanger moet feedback niet als een aanval op zijn persoon beschouwen en de feedback gebruiken om zijn uitingen te verbeteren en effectiever te maken en

• de feedback niet als een persoonlijke aanval beschouwen;

• niet onmiddellijk in de verdediging gaan;

• ook luisteren naar wat er niet gezegd wordt;

• doorvragen naar de bedoeling van de feedback;

• waardering tonen voor de feedback.

Hoofdstuk 2 Structuur

De structuur van een uiting speelt een belangrijke rol bij communicatie. Deze zorgt voor samenhang. De structuur wordt gevormd door:

• het thema van de uiting, het onderwerp van de uiting;

• de innerlijke structuur of logische volgorde van de uiting;

• de uiterlijke structuur of woorden en andere hulpmiddelen, waarmee de schrijver duidelijk maakt hoe de tekst in elkaar zit.

Bij een goed gestructureerde tekst weet de lezer wat hij kan verwachten. Ook zijn de hoofdlijnen van de tekst duidelijker. Dit leest prettiger en zorgt er ook voor, dat de lezer de tekst beter kan begrijpen.

Bij het lezen is de lezer de informatie uit de tekst aan het verwerken. Daarbij maakt de lezer grofweg een mentaal plaatje van de betekenis en inhoud van de tekst. Dit gaat gemakkelijker, wanneer de tekst een duidelijke samenhang heeft en die expliciet wordt gemaakt met signalen zoals kopjes en verbindingswoorden.

Ook de verwachtingen van de lezer spelen een rol bij informatieverwerking. Die verwachtingen worden onder andere opgeroepen door wat bekend is over de schrijver of de uiterlijke structuur van de tekst.

Een goede innerlijke en uiterlijke structuur zijn zeer belangrijk voor communicatie en het bereiken van doelen daarmee. Er zijn verschillende hulpmiddelen voor het structureren van informatie, zoals een bouwplan, vaste structuren en algemene ordeningsprincipes

2.1 Een bouwplan

2.1.1 De elementen van een bouwplan

Een bouwplan geeft de innerlijke structuur van een tekst op schematische wijze weer en bestaat uit het thema van de tekst, de vragen die in de tekst besproken worden en de antwoorden op die vragen. Daarbij worden er bij langere teksten ook subvragen gebruikt met subantwoorden.

Er bestaan drie soorten bouwplannen:

• Een minibouwplan, met daarin alleen het thema en de hoofdvragen;

• Een kort bouwplan, met naast het minibouwplan ook kernantwoorden op de hoofdvragen;

• Een gedetailleerd bouwplan, waarbij het korte bouwplan nog wordt uitgebreid met

subvragen en de daarbij behorende kernantwoorden.

Het bouwplan kan overzichtelijk worden gehouden met een aantal notatieconventies, namelijk

• het onderstrepen van de vragen;

• het geven van een kernantwoord onder elke vraag. Wanneer er meer antwoorden op zo’n vraag zijn, worden deze genummerd;

• het verder naar rechts noteren van een subvraag dan het kernantwoord waar de subvraag bij hoort;

• het recht onder de subvraag noteren van het kernantwoord dat bij de subvraag hoort.

Wanneer er meer antwoorden op zo’n vraag zijn, worden deze genummerd.

2.1.2 Het nut van een bouwplan, voor schrijvers/sprekers én lezers

Een bouwplan is handig, om zowel de schrijver als de lezer inzicht te geven in de structuur van de informatie. Zo helpt een bouwplan schrijvers of sprekers bij verschillende stappen in de voorbereiding.

Het bouwplan is voor schrijvers handig

• bij het verzamelen van de informatie. Een bouwplan maakt bijvoorbeeld duidelijk, over welke onderdelen meer of andere informatie moet worden gezocht;

• bij het selecteren van de informatie. Het bouwplan biedt een kader om te beoordelen, of informatie relevant is;

• bij het ordenen van de informatie. In een bouwplan staat de volgorde van de informatie en de indeling in hoofdstukken en paragrafen;

• bij het bespreken in een overleg met collega’s of opdrachtgever. Deze kunnen zich dan al vroeg een beeld van de tekst vormen en bij samenwerking kan eenvoudig worden bepaald, wie welk deel uitwerkt.

Voor de lezers is het bouwplan handig bij verschillende leestaken, zoals

• het samenvatten van de tekst. Het bouwplan geeft immers zicht op de grote lijn van de tekst;

• het beoordelen van een tekst. Een bouwplan geeft immers duidelijk aan, of de structuur van een tekst evenwichtig is en waar er in de tekst informatie ontbreekt of onvoldoende wordt uitgewerkt;

• het geven van commentaar op een tekst. Met een bouwplan kan op een onderbouwde manier worden aangegeven, wat er aan een tekst mankeert, zodat de schrijver daarmee aan de slag kan gaan in de herschrijffase.

2.1.3 Het maken van een bouwplan: de hoofdlijnen en het thema

De eerste stap in het maken van een bouwplan is het bepalen van het onderwerp of thema van de tekst. Van daaruit kan worden bepaald, welke vragen aan bod komen. Bij kortere teksten is dit voldoende, maar bij langere teksten dienen de kernantwoorden soms te worden uitgewerkt in subvragen en de kernantwoorden daarop. Bij het opstellen van het bouwplan moet steeds worden gecontroleerd, of

• alle vragen goed aansluiten bij het thema;

• alle antwoorden voldoende aansluiten bij de vragen of dat een vraag een aanpassing in de formulering vereist;

• alle vragen belangrijk (genoeg) zijn;

• alle vragen aan bod komen;

• er nog informatie ontbreekt in de tekst.

Met het thema wordt het onderwerp van een tekst of gedeelte van die tekst aangegeven. Zo onderscheiden we een tekstthema, een hoofdstukthema, paragraafthema of een alineathema. Een goed thema moet aan de volgende eisen voldoen:

• Het moet de vorm van een zelfstandig naamwoord hebben;

• Het moet zo bondig mogelijk geformuleerd zijn;

• Het moet zo nauwkeurig mogelijk aangeven, waar de tekst over gaat.

2.1.4 De hoofdvragen en de kernantwoorden

Na het vaststellen van het thema van de tekst moet worden aangegeven, welke hoofdvragen in de tekst aan de orde komen. Deze hoofdvragen moeten voldoen aan verschillende eisen:

• Een hoofdvraag moet een open vraag zijn en beginnen met een vraagwoord zoals wie, wat, welke, waarom, of hoe;

• Een hoofdvraag moet verwijzen naar het tekstthema of een deel ervan. Met zo’n verwijzing wordt een expliciet verband gelegd met het thema;

• Een hoofdvraag moet zo exact mogelijk geformuleerd zijn;

• Een hoofdvraag moet bondig geformuleerd zijn.

In een bouwplan worden de hoofdvragen direct onder het thema gezet en onderstreept. In de kernantwoorden worden deze hoofdvragen beantwoord zonder vermelding van details, toelichtingen, nuances en uitzonderingen. Bij het formuleren van zulke kernantwoorden zijn er de volgende aandachtspunten:

• Het kernantwoord moet goed passen bij de vraag;

• Het type informatie in het kernantwoord moet goed passen de vraag;

• Het kernantwoord moet bondig en exact geformuleerd worden;

• Meerdere kernantwoorden op een hoofdvraag moeten op een zelfde manier worden

geformuleerd.

De kernantwoorden moeten direct onder de hoofdvraag waar ze bij horen worden genoteerd en als er meer kernantwoorden bij dezelfde vraag zijn, moeten deze worden genummerd.

Langere teksten bevatten naast hoofdvragen en kernantwoorden vaak ook uitwerkingen, toelichtingen en beargumenteringen van en voorbeelden bij de kernantwoorden. Deze kunnen gezien worden als antwoorden op vragen over het kernantwoord, ofwel subvragen. Ook deze subvragen moeten open vragen zijn, moeten een expliciete verwijzing bevatten naar het kernantwoord waarover de vraag gaat en moeten kort en bondig zijn. De subvragen staan onder de kernantwoorden war ze bij horen, maar dan iets verder baar rechts. De kernantwoorden op de subvragen staan weer recht onder de subvragen, eventueel genummerd als het er meer per subvraag zijn.

2.2 Vaste structuren

Voor een aantal veel voorkomende soorten thema’s in teksten bestaan er vaste structuren voor die teksten, hulpmiddelen om de tekst, alinea of paragraaf logisch te structureren met behulp van vaste vragen. Zulke vaste structuren zijn minibouwplannen met een beperkt aantal vaste kernvragen over een algemeen thema, die in een logische volgorde staan. Zo beginnen ze allemaal met een beeldvraag, waaronder het thema verder wordt toegelicht.

Vaste structuren kunnen zowel voor de schrijver als de lezer van een tekst handig zijn. Zo kunnen schrijvers de tekst gestructureerd en efficiënt opstellen. Voor de lezers bieden vaste structuren houvast bij het vinden van de kern van een tekst. Toch zijn de vaste structuren niet bedoeld als keurslijf en kunnen vragen, indien nodig, worden toegevoegd of weggelaten. Er zijn dus allerlei variaties mogelijk in de uitwerking van de vaste structuren, ook in de volgorde.

2.2.1 Probleemstructuur

THEMA: EEN PROBLEEM OF ONGEWENSTE SITUATIE

Wat is het precieze probleem, waarom is dit een probleem, wat zijn de oorzaken van het probleem en wat is er te doen aan het probleem?

Deze structuur is te gebruiken, wanner er in de tekst een ongewenste situatie wordt bekeken, maar er geen concrete adviezen worden gegeven of acties worden gevraagd, bijvoorbeeld in adviessituaties, waarin beter niet gelijk met de deur in huis wordt gevallen.

Wat is het precieze probleem?

Het thema van een tekst met de probleemstructuur moet altijd een ongewenste situatie zijn, die nader wordt bekeken. Met een beeldvraag wordt eerst een beeld geschetst van het probleem en de context, maar deze vraag hoeft niet altijd op het thema als geheel te slaan. De precieze uitwerking van deze eerste hoofdvraag is afhankelijk van de voorkennis van de lezers.

Waarom is dit een probleem?

Vaak zijn er twee redenen, waarom iets problematisch is:

• Een situatie heeft vervelende gevolgen;

• Een situatie is in strijd met normen en waarden.

Het antwoord op deze vraag maakt duidelijk, waarom er iets aan een probleem gedaan moet worden. Ook stuurt het antwoord op de waaromvraag de lezer enigszins in de richting waarin het antwoord gezocht moet worden.

Wat zijn de oorzaken van het probleem?

Om een probleem op te lossen, moet er zicht komen op de oorzaken ervan, eventueel onderverdeeld in hoofdoorzaken en bijkomende oorzaken.

Wat is er te doen aan het probleem?

Daarbij worden soms alleen de oplossingen geïnventariseerd (beschrijvend) en vaak wordt er ook een beargumenteerde keuze gemaakt voor één van de oplossingen. De oplossingen zullen vaak maatregelen zijn om de oorzaken van het probleem weg te nemen, maar bij andere problemen, waarbij de oorzaken niet te benoemen of aan te pakken zijn, kan er alleen iets gedaan worden aan de gevolgen.

Bij toepassing van de probleemstructuur in een adviessituatie moet er goed worden gelet op wat het precieze probleem is en wat er aan te doen is. Wanneer het antwoord op de vraag, wat er aan het probleem te doen is, als-het-ware een omkering van de vraag, wat het probleem is vormt, dan is het beter om te kijken naar de oorzaken van het probleem.

2.2.2. Maatregelstructuur

THEMA: EEN MAATREGEL OF VOORSTEL VOOR ACTIE

Wat houdt de maatregel in, waarom moet de maatregel getroffen worden, hoe moet de maatregel worden uitgevoerd en wat voor effecten heeft de maatregel?

De maatregelstructuur kan bijvoorbeeld worden gebruikt voor beschrijvende of adviserende teksten of voor teksten waarin verzoeken worden gedaan. Daarbij is het thema van de maatregelstructuur altijd een bepaalde maatregel.

Wat houdt de maatregel in?

Teksten met de maatregelstructuur beginnen vaak met de beeldvraag met informatie over de maatregel en de uitvoering ervan.

Waarom moet de maatregel genomen worden?

Omdat men met een maatregel meestal doelen wil bereiken of problemen op wil lossen, ligt het belang of waarom van de maatregel meestal voor de hand: anderen overtuigen van de rechtvaardigheid van inspanningen.

Hoe wordt de maatregel uitgevoerd?

Hierbij worden de werkwijze, de gebruikte middelen en ander aspecten van de uitvoering genoemd.

Wat voor effecten heeft de maatregel?

In hoeverre is de maatregel een adequate reactie op de doelen, problemen of behoeften? Hieronder vallen ook eventuele nevengevolgen, zowel positief als negatief.

Soms kan het van belang zijn om de volorde van de vragen te veranderen.

2.2.3. Evaluatiestructuur

THEMA: DE BEOORDELING VAN EEN ZAAK OF SITUATIE

Welke kenmerken zijn relevant, welke beoordelingscriteria zijn relevant, welke positieve en negatieve aspecten zijn er en wat is het totaaloordeel?

De evaluatiestructuur kan gebruikt worden bij een rationele beoordeling van een zaak of situatie, gebaseerd op feiten en regels en normen en waarden. Deze structuur is gericht op een neutrale en zakelijke aanpak, met het op verschillende wijzen beoordelen van een zaak. Het thema is de zaak, die geëvalueerd dient te worden.

Welke kenmerken zijn relevant?

In het antwoord op de beeldvraag wordt geformuleerd, welke zaak of situatie er precies bekeken wordt, met feitelijke informatie. Speciale aandacht wordt er bij de structuur geschonken aan oordeelsvorming.

Welke beoordelingscriteria zijn relevant?

Om een zakelijke evaluatie goed te begrijpen, is het van belang om te weten, welke normen en waarden er ten grondslag aan liggen. In de praktijk worden deze normen en waarden meestal verschillend gewogen en ook dikwijls niet uitgebreid benoemd. Ook zijn beoordelingscriteria vaak erg intuïtief.

Welke positieve en negatieve aspecten zijn er?

Daarbij is het ook nog een probleem, dat

• positieve en negatieve aspecten vaak door elkaar staan;

• niet altijd duidelijk is, of een eigenschap nu als positief of negatief wordt beoordeeld door de schrijver;

• niet beide kanten van de zaak altijd evenwichtig aan de orde komen in de tekst.

Wat is het totaaloordeel?

Uit de voorafgaande tekst wordt hier dan een conclusie getrokken, negatief of positief of gemengd. Vaak is de conclusie samenvattend van aard.

2.2.4 Opiniestructuur

THEMA: EEN ZAAK OF SITUATIE WAAROVER VERSCHILLENDE OPVATTINGEN BESTAAN

Welke kenmerken zijn relevant, wat is de bestaande opvatting en welke argumenten zijn er daarvoor, wat is de alternatieve opvatting en welke argumenten zijn er daarvoor en wat zijn de gevolgen?

Bij een opiniestructuur wordt een uitgesproken mening over een onderwerp tegenover een andere mening gesteld, waarbij het thema een bestaande situatie is, waarover verschillende meningen bestaan en waarbij het alternatief overtuigend gepresenteerd moet worden.

Welke kenmerken zijn relevant?

In deze beeldvraag gaat het erover, waarop de opinies van toepassing zijn.

Wat is de bestaande opvatting en welke argumenten zijn er daarvoor?

Op deze plaats wordt de bestaande opvatting samengevat en beargumenteerd. De argumenten in een tekst zijn daarbij van belang voor de grote lijnen van die tekst.

Wat is de alternatieve opvatting en welke argumenten zijn er daarvoor?

Hier worden de afwijkende, alternatieve mening of meningen beschreven en de argumenten daarvoor, met daarvoor drie soorten argumenten:

• Argumenten die laten zien, dat de argumenten voor de bestaande mening steekhoudend zijn;

• Argumenten die (praktische of principiële) bezwaren aanvoeren tegen de bestaande

opvatting;

• Argumenten die praktische of principiële voordelen van de alternatieve opvatting naar voren brengen.

Wat zijn de gevolgen?

De conclusie van het betoog moet nu natuurlijk wel duidelijk zijn: de alternatieve opvatting is beter. Daarbij moet aangegeven worden, wat de vervolgstappen zijn.

2.2.5 Handelingsstructuur

THEMA: EEN HANDELING OF TAAK DIE MOET WOREN UITGEVOERD

Wat is het doel, onder welke voorwaarden, met welke deelstappen en hoe kan het resultaat gecontroleerd worden?

De handelingsstructuur kan worden toegepast in informatieve of instructieve teksten, waarin het verloop van een proces wordt beschreven of waarin aanwijzingen worden gegeven voor het uitvoeren van een taak.

Wat is het doel?

Het doel van de tekst kan concreet zijn of abstracter. Soms is de vraag naar het doel echter niet van toepassing. Dan kan beter worden gevraagd, waarom iets belangrijk is.

Onder welke voorwaarden kan het resultaat gecontroleerd worden?

Hieronder valt alle informatie over de situaties waarin de handeling uitgevoerd wordt.

Met welke deelstappen kan het resultaat gecontroleerd worden?

In ingewikkelde gevallen wordt eerst globaal het verloop van de handeling geschetst en daarna pas in details.

Hoe kan het resultaat gecontroleerd worden?

De controleerbaarheid is het meest van belang bij lastige procedures en instructies.

2.2.6 Onderzoeksstructuur

THEMA: ONDERZOCHT OBJECT OF VERSCHIJNSEL

Wat is er onderzocht, op welke wijze is dat onderzocht, wat zijn de resultaten van onderzoek en welke conclusies kunnen daaraan worden verbonden?

De onderzoeksstructuur kan natuurlijk worden gebruikt voor teksten, waarin onderzoek wordt besproken. In verslagen en artikelen is deze onderzoeksstructuur vaak te herkennen aan de conventionele paragraaftitels Probleemstelling, Methode, Resultaten en Conclusie.

Wat is er onderzocht?

In dit tekstgedeelte wordt aangegeven, hoe men van een bepaald thema tot een precieze onderzoeksvraag is gekomen. De keuze voor een bepaalde onderzoeksvraag dient verantwoord te worden aan de hand van de literatuur. Hier kan ook de doelstelling van het onderzoek worden vermeld, of de reden waarom iets onderzocht is.

Op welke wijze is dat onderzocht?

In het tekstgedeelte over de onderzoeksmethode wordt vermeld, wat voor onderzoek er is uitgevoerd en worden bijzonderheden vermeld.

Wat zijn de resultaten van onderzoek?

De verkregen data worden hier samengevat, vaak in tabellen of grafieken.

Welke conclusies kunnen daaraan worden verbonden?

Aan de hand van de onderzoeksgegevens of resultaten wordt er door de onderzoeker een algemene stelling of regel uit de resultaten afgeleid: de conclusie. Ook wordt er hier vaak nog ingegaan op de vragen, die naar aanleiding van de conclusie gesteld kunnen worden (de discussie). Verder eindigt een onderzoeksverslag traditioneel met suggesties voor verder onderzoek en aanbevelingen, waarin aan wordt gegeven, hoe de resultaten in de praktijk zouden moeten worden vertaald in maatregelen.

2.3 De ordening van de kernantwoorden

Voor de ordening van antwoorden op vragen bestaan er ook min of meer vaste patronen. Zo worden de antwoorden vaak logisch geordend met de ruimtelijke ordening van objecten als richtlijn of met de chronologische volgorde als richtlijn (ruimte en tijd). Ook wordt vaak het bekend-nieuwprincipe gebruikt bij de ordening van de antwoorden op vragen. Daarbij worden eerst antwoorden gegeven, die de lezer misschien al kent en pas daarna de geheel nieuwe informatie, zodat de lezer de informatie misschien beter kan plaatsen. Verder worden antwoorden op vragen in de tekst ook vaak ingedeeld op hiërarchie.

Voor een logische opbouw van de tekst gelden de volgende eisen:

• Slechts één indelingscriterium per niveau;

• Volledigheid van de indeling;

• Duidelijkheid en ondubbelzinnigheid van de indelingscriteria;

• Functionaliteit van de indeling;

• Wederzijdse uitsluiting van alle categorieën.

2.4 Uiterlijke structuur

De uiterlijke structuur van een tekst is een verzameling eigenschappen van een tekst, die het de lezer gemakkelijker maken, om een tekst te lezen, begrijpen en onthouden. Deze zorgen er namelijk voor, dat

• de lezer snel de hoofdlijnen in de tekst kan onderscheiden, zoals thema, vragen en

kernantwoorden;

• de lezer hoofd- en bijzaken goed kan onderscheiden;

• de lezer de verbanden tussen de onderdelen van de tekst kan zien;

• de lezer gezochte informatie snel kan vinden in de tekst;

• de lezer de inhoud van de tekst eenvoudig kan onthouden.

Er bestaan verschillende structuurmiddelen voor schriftelijke communicatie. Zo kan de structuur in de tekst worden verduidelijkt door de tekstindeling: de verdeling van de tekst in hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen, secties of alinea’s. Deze indeling zal vaak corresponderen met het bouwplan, dat aan de tekst ten grondslag ligt.

Ook de titels van hoofdstukken, paragrafen en subparagrafen verduidelijken de structuur. Titels, kopjes en subtitels hoeven echter niet altijd precies aan te sluiten bij het bouwplan, omdat ze niet alleen een structurerende, maar ook een aandachttrekkende functie hebben.

De indeling van de tekst en de titels van alle hoofdstukken en paragrafen valt meestal te lezen in de inhoudsopgave.

Alinea’s vormen de gedachte-eenheden van een tekst. Hierin staat steeds slechts één hoofdgedachte of één stap in een redenering. Alinea’s beginnen altijd op een nieuwe regel, waarbij de eerste regel van de nieuwe alinea het liefst ook nog inspringt. Bij de keuze, wanneer een nieuwe alinea te beginnen, spelen drie principes een rol:

• In een nieuwe alinea wordt steeds een nieuw deelonderwerp van een tekst, een nieuw argument in een betoog of een nieuwe subvraag besproken;

• Een alinea moet ongeveer tien regels lang zijn, dus niet te lang en niet te kort. Bij teksten op het beeldscherm moet een alinea slechts een regel of vijf zijn;

• Alinea’s zijn altijd groter dan één zin en bevatten een aantal bij elkaar horende zinnen.

Toch moet soms van deze regels worden afgeweken, omdat de drie eisen soms tegenstrijdig zijn en omdat er soms een speciaal effect kan worden bereikt in een tekst door van deze regels af te wijken.

Een alinea bestaat altijd uit een kernzin met daarbij een uitwerking van de zin of een toelichting erop. Omdat deze kernzin voor de lezers goed te herkennen moet zijn, is het van belang om de hoofdgedachte zo scherp mogelijk in één zin te formuleren en om deze op één van de voorkeursplaatsen in de alinea te zetten (vooraan in de eerste zin van de alinea, als tweede zin na een duidelijk beginzin, in het midden in het geval van een duidelijke wending of aan het einde als conclusie).

Voor het zichtbaar maken van alinea’s gelden de volgende regels:

• Laat een alinea op een nieuwe regel beginnen;

• Laat de eerste regel naar rechts inspringen (met een tabteken);

• Scheidt de alinea’s niet van elkaar met een witregel; bij beeldschermteksten echter juist weer wel.

Binnen alinea’s kan de samenhang tussen zinnen worden duidelijk gemaakt met drie soorten verwijzingen, namelijk herhaling van een woord of woordgroep, synoniemen of verwijswoorden.

Met signaalformuleringen kan ook worden duidelijk gemaakt, hoe de delen van een tekst samenhangen. Elke zin in een alinea moet via een signaalformulering aan de rest van de alinea zijn gekoppeld.

Ook opsommingen of lijsten geven duidelijk structuur aan een tekst, omdat ze een aantal elementen of eigenschappen van een tekst onder één noemer brengen, omdat de elementen parallellie vertonen en omdat opsommingstekens de structuur duidelijk zichtbaar maken. Voor de duidelijkheid van de samenhang moeten de elementen van de opsomming wel steeds in dezelfde vorm worden gepresenteerd en moet de opsomming beginnen met een duidelijke inleidende zin. Als opsommingstekens kunnen zowel letters als cijfers of streepjes of bullets worden gebruikt.

In structuuraanduidende passages, zoals een vooruitblik of een terugblik wordt de structuur van de tekst expliciet aangeduid. Zulke passages kunnen, met name bij langere teksten, de functie van een leeswijzer hebben (aan het begin) of van een samenvattende opmerking (aan het einde).

Hoofdstuk 3 Argumentatie

Communicatie is niet alleen informatieoverdracht, maar vaak ook een poging om mensen te overtuigen van iets. Zowel in informatieve als in persuasieve teksten worden argumenten gebruikt voor het bereiken van het doel van de tekst, namelijk het geloofwaardig maken van beweringen en iemand overtuigen.

Voor argumentatie zijn twee componenten nodig, namelijk een standpunt (of stelling of conclusie) en een argument voor het onderbouwen van het standpunt. Met argumentatie worden vaak ook uitspraken over feiten ondersteund.

3.1 Argumentatie in communicatie

Naast argumentatie zijn er nog verschillende andere overtuigingsmiddelen, zoals emoties, sociale druk, wettelijke regelingen, beloningen en straffen. Toch is argumentatie erg belangrijk, omdat:

• argumenten democratisch zijn;

• we graag ons gezond verstand gebruiken bij menings- en besluitvorming en ons niet willen laten meeslepen door emoties.

Iemand die iets beweert laadt bewijslast op zich, ofwel moet met bewijzen komen.

Argumentatie is vooral nodig, wanneer er sprake is van een meningsverschil. In de praktijk zijn zulke meningsverschillen niet altijd even duidelijk zichtbaar. Of er wel of niet geargumenteerd wordt, hangt af van

• het belang van de kwestie. Bij belangrijkere kwesties wordt er vaker gebruik gemaakt van argumentatie;

• de bedoelingen van de zender. Zo kan de zender iedereen ervan willen overtuigen, dat een standpunt het enige juiste is, of leden van de eigen groep ervan willen overtuigen, dat een standpunt één van de mogelijk juiste is en er dus rekening mee moet worden gehouden, of anderen willen overtuigen van de acceptabelheid van een standpunt;

• conventies van het soort gesprek of de soort tekst. Zo is argumentatie in een debat belangrijker dan in een oriënterend gesprek en in wetenschappelijke publicaties meer van belang dan in journalistieke artikelen.

Bij het kritisch beoordelen van argumenten voeren we drie essentiële taken uit

• het analyseren van de structuur van een redenering;

• het beoordelen van de juistheid van de argumenten;

• het evalueren van de juistheid van de conclusie.

3.2 Structuur van een redenering

Voordat er kritiek kan worden gegeven, moet eerst duidelijk zijn, hoe er precies geredeneerd wordt. Daarbij moeten eerst de twee minimale elementen van argumentatie worden onderscheiden, namelijk een standpunt en een argument. Er is sprake van een standpunt (of stelling, bewering, claim of conclusie), wanneer een partij een uitspraak doet en die voor de andere partij aannemelijk probeert te maken. Zo’n standpunt kan een (juiste, onjuiste of minder of meer waarschijnlijke) uitspraak over een feit, een mening of een oordeel zijn, of een aansporing om iemand over te halen, zijn.

De conclusie is het standpunt, dat na de argumenten wordt verwoord.

Veel soorten teksten, zoals nieuwsberichten of instructies, bevatten geen standpunten. Wel kan er in de tekst worden gerapporteerd over standpunten van mensen. Standpunten zijn vaak te herkennen aan

• woorden die een uitspraak samenvatten, zoals mijn standpunt is… of ik adviseer om…. ;

• een gebiedende wijs, of aansporingen, geboden en verboden als het is belangrijk om…, of u moet…;

• waardeoordelen, al dan niet terloops geformuleerd of in de vorm van een retorische vraag, zoals het is goed/slecht, dat….;

• signaalwoorden zoals derhalve, ook, dus of dan.

Ook kunnen argumenten worden aangegeven met talige elementen, zoals signaalwoorden als want, immers of expliciete uitspraken als ik baseer deze mening op… of daarvoor heb ik de volgende redenen…..

Bij twijfel of er sprake is van een redenering kan de lezer dit testen door signaalwoorden voor argumentatie in te voegen. Wanneer dit een zinnig verhaal oplevert, is er waarschijnlijk sprake van een redenering. Soms lijkt een verklaring voor een verschijnsel, die in een tekst wordt gegeven, veel op een argumentatie, maar is hij dat niet.

Een complete redenering bestaat uit drie elementen, namelijk

• een standpunt, ofwel stelling of conclusie;

• een argument in de vorm van een concreet gegeven;

• een algemene regel.

Deze algemene regel wordt echter bijna nooit volledig gegeven, omdat de lezer deze zelf zou moeten kunnen toevoegen. Daarom wordt deze algemene regel ook wel het verzwegen element genoemd.

De argumenten die de redenering vormen, kunnen op verschillende manieren worden geordend:

• Bij een enkelvoudige argumentatie wordt een standpunt ondersteund door één expliciet genoemd argument en één verzwegen argument;

• Bij een argumentatie met onafhankelijke argumenten worden er verschillende argumenten gegeven, die elk los van elkaar een ondersteuning van het standpunt zijn. Meerdere van zulke onafhankelijke argumenten zorgen ervoor dat de argumentatie sterk is;

• Bij een argumentatie met afhankelijke argumenten onderbouwt juist de combinatie van de argumenten het standpunt;

• Bij een ketenargumentatie staat een argument, waarmee een standpunt wordt onderbouwd, zelf ook weer ter discussie en moet het weer ondersteund worden met een nieuw argument;

• In Netwerken van argumenten worden bovenstaande structuren gecombineerd.

3.3 Redeneringen beoordelen

Een gefundeerde beoordeling van een redenering is pas mogelijk, wanneer de structuur van de redenering goed in kaart is gebracht en dan nog is het moeilijk om een redenering ‘objectief’ te beoordelen.

Argumentatieschema’s ofwel vaste argumentatievormen zijn redeneerpatronen, die in de praktijk vaak gebruikt worden. Bij al deze schema’s kunnen controlevragen helpen bij het vormen van een oordeel over een redenering.

De argumentatieschema’s kunnen in vier categorieën worden ingedeeld, namelijk:

• Argumentatie op basis van regelmaat, ofwel voor het voorspellen en verklaren van feiten;

• Argumentatie op basis van normatieve regels, ofwel argumenten over aansporingen en meningen;

• Pragmatische argumentatie, ofwel argumenten over doel-middelrelaties en vergelijkingen;

• Ongebonden argumentatie, ofwel argumentatie op basis van analogie, voorbeeld en autoriteit.

3.3.1. Argumentatie op basis van regelmaat

Argumentatie op basis van regelmaat wordt gebruikt bij voorspellingen of bij het aantonen, dat een feit zich heeft voorgedaan aan de hand van signalen. Hierbij wordt er uitgegaan van een causaal verband tussen twee verschijnselen.

Bij een voorspellende redenering wordt er uitgegaan van het algemene schema:
 

• A is het geval.

• A leidt (doorgaans) tot B.

• Dus: B is waarschijnlijk het geval.

Bij een reconstructie van feiten wordt deze redenering soms omgekeerd gebruikt, waarbij iets voor waar wordt aangenomen, omdat het een goede verklaring is voor een bepaald verschijnsel.

3.3.2. Argumentatie op basis van normatieve regels

Argumentaties op basis van normatieve regels geven aan, wat we van iets vinden in de vorm van meningen of evaluatieve standpunten of van aansporingen of deontische standpunten.

Bij een evaluatief standpunt wordt er uitgegaan van het algemene schema:

• A bezit de eigenschap(pen) B.

• Bij verschijnselen met eigenschap B is beoordeling C van toepassing.

• Dus: Bij A is beoordeling C van toepassing.

Bij een deontisch standpunt wordt er uitgegaan van het volgende algemene schema:

• In het geval van A is B van toepassing.

• Als B het geval is, dan moet of mag C (niet) gebeuren.

• Dus: In het geval van A moet/mag C niet gebeuren.

3.3.3.Pragmatische argumentatie

Verschillende soorten pragmatische argumentatie:

• Middel-doelargumentatie: een samengestelde argumentering, waarbij met een evaluatie wordt beargumenteerd, dat een doel gewenst is, met een voorspelling, dat met het middel het doel bereikt zal worden en met een aansporing, dat het goed is om het middel te gebruiken.

• Vergelijking met alternatieven: bij een dergelijke argumentatie wordt aangetoond, dat een middel beter is dan de alternatieven, door aan te tonen, dat een alternatief niet effectief is, dat een middel voordelen heeft boven een alternatief en door aan te tonen, dat een alternatief juist nadelen heeft ten opzichte van een gekozen middel.

Bij een vergelijking met alternatieven spelen verschillende criteria een rol:

• Effectiviteitsciteria: met een aanbevolen middel bestaat er een grotere kans tot het behalen van het doel;

• Efficiëntiecriteria: een aanbevolen middel kost minder tijd, geld of moeite dan een alternatief;

• Ethische criteria: tegen een alternatief bestaan ethische bezwaren;

• Esthetische criteria: een alternatief levert minder aangename of mooie resultaten op;

• Onwenselijke neveneffecten: een alternatief heeft ongewenste gevolgen.

Er bestaan ook redeneerpatronen die bij alle soorten standpunten kunnen worden gebruikt (in plaats van alleen bij voorspellingen of verklaringen van feiten, meningen en aansporingen en beleidsadviezen):

• Analogieargumentatie: een situatie of verschijnsel wordt vergeleken met iets waar het op lijkt. In schema:

• A heeft de eigenschappen X tot en met Z.

• B heeft ook de eigenschappen X tot en met Z.

• Dus: B lijkt op A (in de opzichten die relevant zijn).

• Voor A geldt bovendien C.

• Dus: voor B geldt ook C.

De houdbaarheid van deze argumentatievorm kan worden getest met de vragen, of

• B inderdaad lijkt op A;

• A inderdaad geldt voor C;

• er een verschil is tussen A en B dat juist in de gegeven context van belang is.

• Voorbeeldargumentatie: min of meer algemene standpunten over bepaalde gebeurtenissen of verschijnselen worden vergeleken door voorbeelden of eigenschappen van die gebeurtenissen of verschijnselen te noemen. In schema:

• A geldt voor X tot en met Z.

• X tot en met Z zijn voorbeelden van B.

• Dus A geldt voor B.

De houdbaarheid van deze argumentatievorm kan worden getest met de vragen, of

• A echt het geval is voor alle voorbeelden;

• er voldoende voorbeelden van B zijn;

• de voorbeelden representatief zijn voor B.

• Autoriteitsargumentatie: het overnemen van standpunten van een geloofwaardige

bron. In schema:

• Bron A beweert dat B juist is.

• Bron A is geloofwaardig.

• B is dus juist.

De houdbaarheid van deze argumentatievorm kan worden getest met de vragen, of

• duidelijk is, wie bron A precies is;

• bron A werkelijk de bewering heeft gedaan en in welke context;

• bron A deskundig is op het terrein van het standpunt B;

• bron A onbevooroordeeld is en geen belang heeft bij standpunt B.

3.4 Pseudoargumentatie

Argumentatie is dus de ondersteuning van een standpunt met één of meer uitspraken. Naast argumentatie bestaan er, naast de formulering, nog allerlei andere middelen om anderen te overtuigen van een standpunt:

• Ontwijken of verschuiven van de bewijslast, in de vormen:

• Een standpunt als vanzelfsprekend en dus niet-discutabel voorstellen;

• Het zichzelf garant stellen voor de waarheid van een standpunt door de

schrijver;

• Het verschuiven van de bewijslast naar de tegenpartij;

• Versimpelen van de argumentatie;

• Verdraaide weergave van argumenten, bijvoorbeeld in de vorm van een generalisering, waarbij een tegenstander een algemener standpunt in de mond wordt gelegd dan hij werkelijk verkondigd heeft;

• Evidentie: het verduidelijken van een verschijnsel met een gedetailleerde, uitvoerige

beschrijving.

3.5 Ontkennen van het antecedens en bevestigen van het consequens

Een logisch geldig schema bij voorspellende argumentatie is de modus ponens:

• A leidt tot B.

• A is de geldende situatie.

• Dus: B is de geldende situatie.

Verwant is het logisch geldige schema modus tollens:

• A leidt tot B.

• B is de niet geldende situatie.

• Dus: A is niet de geldende situatie geweest.

Logisch ongeldig zijn de ontkenning van het antecedens:

• A leidt tot B.

• A is de niet geldende situatie.

• Dus: B is niet de geldende situatie

en de bevestiging van het consequens:

• A leidt tot B.

• B is de geldende situatie.

• Dus: A is de geldende situatie.

Hoofdstuk 4 Formulering

Goede formulering vereist een ruime woordenschat, het bouwen van goede zinnen en ook het maken van een juiste stilistische keuze bij een context.

4.1 Begrijpelijkheid van taakgebruik

In communicatie kan een boodschap op verschillende wijzen niet goed overkomen, namelijk bij een misverstand, waarbij de lezer of toehoorder iets anders begrijpt dan er bedoeld wordt, bij een moeilijkheid, waarbij de lezer of toehoorder veel moeite heeft om de boodschap te begrijpen en bij onbegrip, waarbij de lezer of toehoorder niet weet, wat er wordt bedoeld.

Van belang voor de begrijpelijkheid van een tekst zijn:

• De woordkeus. Is de tekst voor leken of experts bedoeld? Al te eenvoudige

zinsbouw en woordkeus zijn daarbij niet nodig; Formuleringen kunnen wel moeilijk

worden door duurwoorderij, vaktermen, geheimtaal, afkortingen, algemene en vage

woorden en verwijswoorden;.

• Het gebruik van de lijdende vorm, een combinatie met de werkwoorden zijn of

worden met een voltooid deelwoord.

De lijdende vorm is wel bruikbaar voor:

• het vermijden van een onbeleefde of pijnlijke directe

aanspreking van de lezer;

• het op bescheiden manier verwijzen naar bijvoorbeeld een schrijver;

• het in het midden laten van de verantwoordelijkheid voor iets;

• het laten doorschemeren, dat de schrijver het zelf niet eens is met de inhoud

van een zin;

• het beter laten aansluiten van ene zin bij de voorafgaande zin.

De lijdende vorm is minder bruikbaar

• als er een actieve en aantrekkelijke stijl nodig is;

• als er grote precisie en helderheid nodig zijn;

• bij een ophoping van zinnen met de lijdende vorm.

• Het gebruik van tangconstructies. Bij een tangconstructie staat het onderwerp ver van de persoonsvorm, staat de persoonsvorm ver van de rest van het gezegde of staat een lidwoord ver van het bijbehorende zelfstandig naamwoord. Tangconstructies kunnen worden gebruikt

• om bondig te formuleren;

• om genuanceerd en precies te formuleren;

• om op een terloopse wijze extra informatie te geven;

• of om min of meer terloops ene standpunt of oordeel weer te

geven.

Ze zijn echter schadelijk voor de begrijpelijkheid van de tekst

• wanneer de afstand tussen de bij elkaar horende zinsdelen te groot wordt;

• als de lezer door de grote afstand tussen bij elkaar horende zinsdelen op het

verkeerde been wordt gezet;

• als er tangconstructies opeengestapeld worden.

• Voorzetsels zijn van belang voor de begrijpelijkheid van en de samenhang in een

tekst. Een opstapeling van voorzetselconstructies (zoals in het kader van) kan de

begrijpelijkheid van de tekst aantasten.

4.2 Instructief taalgebruik

Instructief taalgebruik wordt gebruikt in teksten, waarin aan lezers wordt verteld, hoe ze bepaalde handelingen uit moeten voeren, zoals handleidingen of een website met een routebeschrijving. Een instructie moet volledig en overzichtelijk zijn en de stappen moeten in de juiste volgorde staan. Daarbij kunnen plaatjes en afbeeldingen erg verduidelijkend zijn.

Een instructie bestaat meestal uit een werkwoord in de gebiedende wijs met daarna het object van handeling en eventuele aanvullingen. Door de gebiedende wijs is het duidelijk, dat het om een instructie gaat. Wanneer het werkwoord voorop wordt gezet, wordt er nadruk gelegd op de handeling die moet worden uitgevoerd door de lezer.

Uitzonderingen hierop zijn:

• het gebruik van de onbepaalde wijs om een reeks vaste handelingen of terloopse zaken aan te geven;

• het gebruik van een zin met kunnen of mogen bij handelingen die niet persé nodig zijn en het gebruik van moeten bij erg belangrijke handelingen;

• het gebruik van beschrijvende zinnen als het instructiekarakter moet worden verdoezeld;

• het gebruik van de lijdende vorm als in het midden moet blijven wie een handeling uitvoert.

Aan het stap voor stap uitschrijven van instructies kleven de bezwaren, dat die instructies op die wijze een onoverzichtelijk lange stappenlijst worden en dat de lezer bij het uitvoeren te vaak zou moeten switchen tussen het kezen van de instructie en de uit te voeren taak. Het aantal stappen kan op veel manieren worden beperkt.

4.3 Overtuigend taalgebruik

Een tekst kan overtuigen op basis van rationele argumenten of emoties. Daarbij is het belangrijk, dat de structuur en de inhoud van de argumenten duidelijk zijn.

Een standpunt is het duidelijkst, wanneer dit in één vrij eenvoudige zin wordt geformuleerd. Helaas is dit echter niet altijd mogelijk, vanwege nuances, voorwaarden en voorbehouden. Een simpel en duidelijk standpunt is overtuigender wanneer het publiek in dezelfde richting denkt als de schrijver en een genuanceerder standhoudt is overtuigender bij een neutraal of twijfelend publiek. Taalgebruik, waarmee de overtuigingskracht kan worden versterkt, maakt gebruik van:

4.3.1 Signaalwoorden

Van de argumentatie moet de structuur duidelijk zijn. Met signaalwoorden en signaalwoordgroepen kan worden aangegeven, wat de argumenten zijn en hoe deze samenhangen.

4.3.2 Naamwoordconstructies

Naamwoordconstructies (zelfstandige naamwoorden die gevormd zijn op basis van een werkwoord, door middel van een achtervoegsel of door het hele werkwoord of de stam te gebruiken met een lidwoord ervoor) kunnen effect hebben op de overtuigingskracht van een tekst. Ze kunnen bijvoorbeeld:

• voorkomen, dat een lezer zich te direct aangesproken voelt;

• een directe verwijzing naar een handelend persoon voorkomen;

• de verantwoordelijkheid voor iets in het midden laten;

• de handeling benadrukken in plaats van de uitvoerder.

4.3.3 Suggestieve formuleringen

Ook suggestieve formuleringen en geladen taalgebruik kunnen een uiting kleuren en overtuigender maken. Verder kunnen ook herhalingen bijdragen aan de overtuigingskracht ervan. Speciale vormen tweeslag en drieslag (combinaties van twee of drie woorden) geven een emotionele kleur aan de tekst, die de overtuigingskracht ervan zou kunnen versterken.

4.3.4 Beeldspraak of metaforen

Ook beeldspraak kan overtuigend werken. Bij beeldspraak moet de tekst niet letterlijk worden opgevat, omdat er een soort van vergelijking wordt gemaakt.

4.3.5 Tegenstellingen

Door een standpunt tegenover een ander standpunt te presenteren, wordt het sterker.

4.3.6 Wij-gevoel

Door in de tekst op verschillende manieren te suggereren, dat schrijver en lezer het wel met elkaar eens zijn, wordt deze ook overtuigender.

4.4 Boeiend taalgebruik

Om te kunnen overtuigen, moet een tekst de lezer ook boeien. Dit kan een schrijver op verschillende manieren doen:

• Met verrassende en afwisselende woordkeus;

• Met afwisseling in de bouw van de zinnen (qua lengte, soort en volgorde);

• Met vergelijkingen en beeldspraak. Belangrijke eisen hieraan zijn originaliteit, toepasselijkheid en matigheid;

• Met concrete beschrijvingen van abstracte verschijnselen.

4.5 Correct taalgebruik

Fouten in de spelling en interpunctie gelden niet als echte taalfouten, omdat ze slechts de manier waarop de uiting wordt vastgelegd betreffen en niet de uiting zelf.

Verschillende soorten taalfouten:

• Verkeerd gebruikte verwijswoorden, zowel getalsfouten als woordgeslachtfouten. Woorden met lidwoord het zijn onzijdig; hier moet naar worden verwezen met het en zijn, behalve wanneer het duidelijk gaat om woorden die verwijzen naar een vrouwelijk persoon (bijvoorbeeld het meisje), want dan moeten zij en haar worden gebruikt. Bij woorden met het lidwoord de zijn de woorden met uitgang heid, nis, ing, st, schap, de, te, ij, ie, ica, theek, teit, tuur, ade, ide, ode, ude, age, ine, esse, ee, ea, sis, xis en tis vrouwelijk. Oplossingen voor het probleem van de keuze van het juiste verwijswoord:

• Verwijswoorden die en deze gebruiken;

• De meervoudsvorm gebruiken;

• Consequent de hij-vorm gebruiken;

• Verkeerd gebruikte verbindingwoorden, zoals daarom/daardoor- en doordat/omdat-fouten. Bij een redengevend verband tussen zinnen is er sprake van een gevolg, dat optreed door de menselijke wil en wordt daarom of doordat gebruikt; bij een oorzakelijk verband is het verband een gevolg, dat niet afhankelijk van menselijke wil is en moet daardoor of doordat gebruikt worden;

• Dat/wat-fouten, waarbij er eigenlijk naar iets bepaalds moet worden verwezen met dat en naar iets onbepaalds of een hele zin met wat, maar dat niet gedaan wordt.

• Tenzij/mits-fouten, waarbij tenzij moet worden gebruikt in de betekenis van als niet of behalve en mits in de betekenis alleen als of als tenminste, maar dit niet gedaan wordt;

• Congruentiefouten, waarbij het onderwerp in het enkelvoud staat en de persoonsvorm in meervoud of het onderwerp in meervoud en de persoonsvorm in enkelvoud;

• Verkeerde beknopte bijzinnen, waarbij het onderwerp van de verzwegen bijzin niet het onderwerp van de hoofdzin is;

• Verkeerde samentrekkingen. Zinsdelen mogen alleen worden samengetrokken, als ze dezelfde grammaticale functie hebben en dezelfde betekenis hebben;

• Tantebetjeconstructies, waarbij onderwerp en persoonsvorm in het tweede deel van een samengestelde zin ten onrechte zijn omgedraaid;

• Contaminatie, tautologie en pleonasme, waarbij uitdrukkingen door elkaar worden gehaald, dubbelop worden gebruikt of gedeeltelijk worden herhaald;

• Stijlbreuk, waarbij woorden en zinsdelen met elkaar worden gecombineerd, die niet bij elkaar passen qua toonzetting.

Hoofdstuk 5 Visualisering

Tekst, beeld en vormgeving hangen nauw samen. Bij teksten met een informatief of instructief doel moet het beeld duidelijk en eventueel zelfs sturend zijn; bij teksten met als doel te overtuigen of te motiveren moet het beeld erbij vooral de aandacht trekken en boeien.

In zakelijke vormgeving zijn de volgende criteria van belang:

• Duidelijkheid, ofwel de tekst moet gemakkelijk te lezen zijn zowel qua lettertype, regellengte als regelafstand;

• Structuur, ofwel goede vlakverdeling, plaatsing en markering van de onderdelen van de tekst en het gebruik van schema’s;

• Uitstraling, die bijdraagt aan het expressieve of relationele aspect van de tekst..

5.1 Basisprincipes van vormgeving

Hoewel meningen over de vormgeving van een tekst vaak gebaseerd zijn op intuïtie en smaak, kan het uiterlijk ook op rationele wijze bekeken worden. Daarbij kan uit worden gegaan van basisprincipes van vormgeving, namelijk

• Het principe van voorgrond en achtergrond, waarbij informatie op de achtergrond minder aandacht krijgt wanneer we iets waarnemen dan informatie op de voorgrond. Daarom moet in een goede compositie duidelijk zijn, wat voorgrond en wat achtergrond is. De lezer kan dan namelijk zijn aandacht goed verdelen;

• Het principe van eenvoud, waarbij de eenvoud van de opmaak van een pagina goed te beoordelen is, door het aantal denkbeeldige horizontale en verticale lijnen op een pagina te bepalen: hoe minder lijn, des te eenvoudiger de opmaak;

• Het principe van nabijheid, waarbij wat bij elkaar hoort in een tekst, ook bij elkaar moet staan, zoals bijvoorbeeld tekst en afbeelding;

• Het principe van overeenkomst, waarbij geldt, dat wanneer elementen in een tekst dezelfde vorm hebben, ze automatisch geacht worden bij elkaar te horen. Wanneer elementen in een tekst dezelfde, afwijkende vorm hebben, bijvoorbeeld qua lettertype, positie of kleur/achtergrondkleur verwachten lezers, dat ze een bijzondere functie hebben;

• Het principe van symmetrie, waarbij symmetrie in de opmaak van een tekst zorgt voor balans en harmonie. Ook bewuste asymmetrie in een tekst kan een sterk effect hebben.

5.2 Typografie en paginaopmaak

Lettertype en opmaak van de pagina zijn vaak van belang voor de begrijpelijkheid van een tekst. Daarbij moeten er keuzes worden gemaakt op de volgende gebieden:

• Lettertype, zowel qua leesbaarheid als qua uitstraling. Bij de keuze van een lettertype kunnen de volgende vuistregels worden gebruikt:

• Doorlopende leestekst is het prettigst te lezen in klassieke

lettertypes met schreef;

• Contrast voor bijvoorbeeld kopjes kan worden aangebracht door schreefloze

letters te gebruiken in een tekst die verder in letters met schreef is gedrukt;

• Voor opschriften stralen schreefloze lettertypen meer gezag uit

dan geschreefde letters;

• In magazineteksten wordt stijl vaak belangrijker gevonden dan

leesbaarheid en wordt er vaak gekozen voor een trendy lettertype.

In standaardsoftware komt standaard een drietal gewichten van letters voor, namelijk normaal, vet en cursief. Voor hoofdkoppen kan het beste voor vet in een grotere letter worden gekozen en voor subkoppen gewoon de vette variant. Cursieve letters worden doorgaans gebruikt voor begrippen in de zelfnoemfunctie en citaten;

• Pagina-indeling, waarbij het stramien of template of grid een hulpmiddel is, om de

tekst logisch op te bouwen;

• Regelindeling, waarbij witruimte in een tekst een belangrijke rol speelt bij de perceptie van samenhang in de tekst. De vormgeving speelt hierbij een rol bij het duidelijk maken van sterkte van de samenhang tussen de tekstelementen. Daarvoor zijn verschillende middelen:

• Het lichtste middel is hierbij een nieuwe regel, eventueel met inspringing aan

het begin van een nieuwe alinea;

• Een witregel kan gedeeltes van een tekst scheiden, maar suggereert ook een samenhang ertussen;

• Markering met een afwijkend lettertype, afwijkende kleur of raster geeft een extra belang van een gedeelte aan, of dat een gedeelte een niet-essentiële toevoeging is;

• Kopjes geven de behandeling van een nieuwe vraag in de tekst aan;

• Lijnen brengen een erg (soms te) duidelijke scheiding in de tekst aan;

• Het sterkste scheidingsmiddel is een nieuwe pagina.

5.3 Speciale tekstelementen

Speciale elementen van de tekst, waar bij de vormgeving rekening mee moet worden gehouden, zijn:

• Kopjes en titels

• moeten boven de tekstpassage staan waar ze bijhoren;

• kunnen naar links uitspringen;

• kunnen genummerd worden voor de

vindbaarheid in de tekst;

• moeten qua niveau in de vormgeving van de tekst tot uiting komen;

• horen dichter bij de volgende tekst te staan dan bij de voorafgaande tekst;

• moeten voor de leesbaarheid niet in hoofdletters worden geschreven;

• worden doorgaans niet met een punt afgesloten;

• Losstaande tekstpassages, die minder belangrijke of juist belangrijkere informatie

bevatten dan de rest van de tekst. Daarbij kan een minder belangrijke passage worden gescheiden van de rest van de tekst met

• een witregel;

• een kleiner klettertype;

• een kopje in een belangrijkere juist met een grotere of vettere letter;

• een kader eromheen (eventueel in kleur);

• een duidelijk kopje.

Zet een langere passage niet helemaal in hoofdletters, want daardoor wordt ze slecht

leesbaar.

5.4 Visualisering met illustraties

In sommige gevallen zegt een illustratie meer dan woorden.

• Zo kan numerieke informatie, afhankelijk van de soort, woorden weergegeven in een staafgrafiek, balkdiagram, tabel of lijngrafiek;

• Logische relaties kunnen, afhankelijk van de soort, worden weergegeven in een geëxplodeerde tekening, een organigram, een puntsgewijze opsomming, een netwerkdiagram, plaatjes van de keuzemogelijkheden, een stroomschema of een tabel;

• Processen en procedures kunnen worden weergegeven in een al dan niet genummerde opsomming, een checklist, een playscript, een actie-responstabel, een beslissingstabel of een stroomschema;

• Voor de weergave van fysieke objecten kan een foto, een (twee- of driedimensionale) (al dan niet geëxplodeerde) (lijn)tekening, een kaart of plattegrond, een cartoon, of een dwarsdoorsnede worden gebruikt.

Daarbij moeten tabellen en grafieken wel op een juiste en duidelijke manier worden vormgegeven. In een goede tabel

• is elke rij en kolom voorzien van een titel of kop;

• is er een logische ordening van rijen en kolommen, bijvoorbeeld alfabetisch of van groot naar klein;

• volgt er na elke vijf regels een witregel in het geval van veel rijen;

• staan weinig lijnen;

• staan eventuele eenheden in de kop van een rij of kolom.

Een grafiek kan worden gebruikt, om het verband te laten zien tussen twee variabelen of grotheden, waarbij de ene wordt uitgezet op de x-as en de andere op de y-as. Daarbij wordt de onafhankelijke variabele meestal uitgezet langs de x-as en de afhankelijke langs de y-as. De keuze van de eenheden op de assen is van belang voor het beeld dat een grafiek oproept.

In schema’s kan de structuur van informatie zichtbaar worden gemaakt. Zo’n schema bestaat uit blokken met tekst, die verbonden zijn met lijnen en pijlen. Schema’s zijn vooral verduidelijkend, maar maken de tekst vaak ook aantrekkelijker. Schema’s

• mogen niet te ingewikkeld worden met teveel informatie;

• moeten voorzien zijn van een zo beknopt mogelijke tekst;

• moeten logisch en duidelijk geordend zijn, dus van links naar rechts en van boven naar beneden;

• worden in bepaalde vakgebieden vormgegeven op vaste manieren met conventionele betekenissen;

• moeten gelezen kunnen worden zonder (te veel) uitleg.

Afbeeldingen zeggen vaak meer dan woorden bij de beschrijving van iets. Met afbeeldingen kunnen ook eenvoudig de fasen van een proces worden weergegeven. Bij verduidelijkende illustraties is het wel van belang, dat

• dit schematische tekeningen zijn in plaats van realistische tekeningen of foto’s;

• onderdelen worden benoemd door de namen naast de afbeelding te zetten met pijlen naar de afbeelding;

• een aantal deelafbeeldingen zaken vaak inzichtelijker maken dan één grote afbeelding;

• bij verschillende afbeeldingen van hetzelfde object er steeds dezelfde schaal en hetzelfde perspectief wordt gekozen;

• de volgorde van een afbeelding die een proces of instructie moet verduidelijken logisch is.

Hoofdstuk 6 Lezen en samenvatten

Het geschreven woord is het belangrijkste communicatiemiddel dat er is, via welk medium dan ook.

6.1 Teksten tektstvolgend lezen en samenvatten

Goed lezen gebeurt het beste in twee ronden: eerst globaal voor een eerste indruk van de grote lijn en daarna desgewenst geheel of gedeeltelijk grondiger. Bij het globaal lezen wordt er eerst geconcentreerd op de hoofdlijnen van de tekst. Dit is belangrijk om

• een overzicht te krijgen van inhoud en structuur van de tekst;

• een eerste indruk van de doelen van de tekst te vormen;

• de waarde van de tekst in te schatten;

• het nut van de tekst voor eigen doeleinden in te schatten;

• om vast te stellen, welke delen er nauwkeuriger bestudeerd moeten worden.

Bij de eerste oriëntatie op de tekst wordt er gelet op

• het teksttype;

• de uiterlijke structuur van de tekst;

• toevoegingen in de vorm van figuren, schema’s, tabellen, definities, formules, een register, verklarende woordenlijst, een afkortingenlijst en voet- of eindnoten.

Na de eerste oriëntatie wordt er gericht gezocht naar het tekstthema, de hoofdvragen en de kernantwoorden, ofwel het bouwplan. Dit gaat het meest efficiënt, wanneer er wordt gelet op structuuraanduiders in de tekst, die de opbouw van de tekst duidelijk maken, zoals

• de titel of ondertitel;

• een samenvatting;

• de inhoudsopgave;

• de inleiding;

• hoofdstuk- en paragraaftitels, subtitels en tussenkopjes;

• typografisch gemarkeerde woorden of woordgroepen;

• afsluitende passages;

• de tekst op de voor- of achterflap van een boek.

Ook op de voorkeursplaatsen in de tekst is vaak de nodige informatie te vinden over het bouwplan, dat aan de tekst ten grondslag ligt, zoals de eerste en laatste alinea.

Globaal lezen in de praktijk:

• Om te beginnen een eerste oriëntatie;

• Daarna gericht zoeken naar het tekstthema;

• Vervolgens gericht zoeken naar de hoofdvragen;

• Tot slot gericht zoeken naar de kernantwoorden.

Na deze globale lezing van de tekst kan al een globale samenvatting van de tekst worden geschreven op basis van het bouwplan. Hierbij kan er gekozen worden uit twee perspectieven:

• vanuit de schrijver bij een directe of informatieve korte samenvatting;

• vanuit het eigen perspectief als lezer bij een indirecte of indicatieve korte samenvatting.

Vervolgens kan de tekst nauwkeurig worden gelezen, waarbij wordt geprobeerd om te achterhalen, welke subvragen er besproken worden aan de hand van de kernantwoorden, de antwoorden op die subvragen, welke subvragen er daar weer bij kunnen worden gesteld, enzovoort.

De beste manier om een tekst nauwkeurig te lezen, is de werkwijze van bovenaf, waarbij de tekst wordt onderverdeeld in delen die samenvallen met de kernantwoorden uit het bouwplan. Deze delen kunnen op dezelfde wijze weer worden onderverdeeld.

Wanneer dit niet lukt, kan de tekst nauwkeurig worden gelezen met de werkwijze van onderaf, waarbij de alinea’s van de tekst als eenheid voor het lezen worden gebruikt en er steeds per alinea moet worden vastgesteld, wat de kern is (een (sub)vraag, een (sub)kernantwoord met uitleg, voorbeelden of argumenten). Hierbij leidt de werkwijze van bovenaf meestak het snelst tot resultanten, echter alleen bij teksten met voldoende structuur en structuuraanduiders. Wanneer de tekst die niet heeft, moet de leeswijze van onderaf worden gebruikt. Bij het lezen van onderaf (nauwkeurig lezen) kunnen zich verschillende problemen voordoen.

Bij het lezen moet eerst het alineathema gevonden worden. Daarbij kan worden gekeken naar de voorkeursplaatsen (de eerste zin van de alinea, de tweede zin van de alinea, wanneer de eerste een inleidend karakter heeft of de laatste zin van de alinea) en verwijzingen in de tekst, zoals herhalingen en terugverwijzingen.

Na het vinden van het alineathema moet worden vastgesteld, welke vragen er in de alinea worden beantwoord en wat de kernantwoorden hierop zijn. Deze kunnen worden gevonden met behulp van voorkeursplaatsen en signaalaanduiders (signaaltekens, zoals letters, cijfers of bullets, afwijkende lettertypen, grootten en gewichten van letters, zoals vet, cursief of kleur en de opmaak met een bredere marge of afwijking in regelafstand).

Vervolgens moet de gevonden informatie in de vorm van thema’s, vragen en kernantwoorden worden samengevoegd tot een groter geheel. Bij dat samenvoegen moet worden uitgegaan van gemeenschappelijke thema’s en deelthema’s.

Vanuit een gedetailleerd bouwplan met het tekstthema, de hoofdvragen met kernantwoorden, de subvragen met kernantwoorden, lagere subvragen enzovoort kan een gedetailleerde samenvatting worden gemaakt in directe vorm (een informatieve samenvatting) of in indirecte vorm (indicatieve samenvatting), waarbij de invalshoek van de lezer wordt gebruikt. Ook moet er een keuze woorden gemaakt wat betreft de gedetailleerdheid van de passages. Hierbij is het van belang, om de belangrijkere passages gedetailleerder samen te vatten dan de minder belangrijke. Met een gedetailleerde samenvatting kan in het kort, maar toch precies de inhoud van een tekst of passages eruit worden weergegeven

Goed lezen betekent ook kritisch lezen en de tekst beoordelen op de aspecten volledigheid, relevantie, juistheid en geloofwaardigheid. Bij het vellen van een oordeel over de tekst moet er wel worden gekeken, wat de achterliggende en communicatieve doelen van de tekst zijn, wanneer er wordt gekeken naar alle vier aspecten van de tekst. Zo kunt u zien, wat u van de tekst kunt verwachten en ook wat voor belang de schrijver zou kunnen hebben bij het weglaten of “bijkleuren’ van bepaalde informatie in de tekst.

Schrijvers maken altijd een keuze voor de vragen die in de tekst worden beantwoord over het thema. Om te beoordelen of dat een goede keuze geweest is qua volledigheid en relevantie kunnen de volgende strategieën worden gebruikt:

• Het vergelijken van de structuur van de tekst met een vaste structuur die in de context voor de hand ligt;

• Beoordelen of de tekst elementen bevat, die niet in de vaste structuur passen en of deze wel echt noodzakelijk zijn in de tekst;

• Controleren of de indeling van de tekst wel logisch, helder en uitputtend is;

• Nagaan of de belangrijke kernantwoorden wel voldoende beargumenteerd zijn.

Bij de beoordeling van de juistheid en de geloofwaardigheid van de tekst gaat het niet alleen om de kernantwoorden op die vragen, maar ook om de vraag, of een kernantwoord goed past bij de vraag die aan de orde is. De juistheid van de tekst kan kritisch worden beoordeeld aan de hand van de vragen, of

• de informatie in de tekst overeenkomt met de eigen kennis;

• de schrijver op zijn woord vertrouwd kan worden;

• onafhankelijk bronnen op bijvoorbeeld het internet dezelfde informatie geven.

Bij het beoordelen van de geloofwaardigheid van de tekst gaat het vooral om de standpunten die de schrijver inneemt.

• Vorm bewijslast, door na te gaan, welke uitspraken in de tekst ter discussie staan;

• Kijk, of die argumenten worden ondersteund met argumenten. Worden standpunten niet als gegevens gepresenteerd?

• Breng de structuur van de argumentatie in kaart;

• Bekijk, welke argumentatieschema’s er gebruikt worden en beoordeel de kwaliteit van de argumentatie met de eerder genoemde controlevragen.

Bij het systematisch beoordelen van de juistheid en geloofwaardigheid van een tekst moet worden gefocust op de in de tekst belangrijke delen voor de doelen van de schrijver in een zekere context en de eigen doelen, waarmee de tekst bestudeerd wordt.

Bij een kritische samenvatting wordt er, naast een korte of gedetailleerde samenvatting, ook nog commentaar gegeven over de volledigheid, relevantie, juistheid en geloofwaardigheid van de tekst of delen ervan. Dit kan het beste gedaan worden in de indirecte vorm, omdat zo het beste onderscheid kan worden genaakt tussen wat de schrijver van de tekst beweert en het kritische commentaar.

6.2 Teksten herstructurerend lezen en samenvatten

Een andere leesstrategie is het herstructurerend lezen. Daarbij selecteert en structureert de lezer de informatie in de tekst op zo’n manier, dat die past in zijn eigen, nieuwe tekst (van knowledge telling naar knowledge transforming). Dit kan ook met meerdere teksten worden gedaan, zoals in een literatuuroverzicht bij een scriptie.

Herstructurerend lezen van meerder teksten is vaak nodig bij het lezen van verschillende bronnen over één thema. Op deze wijze wordt ook een eigen betooglijn gecreëerd uit de bestaande teksten.

6.3. Verwijzen naar literatuur op een correcte wijze

Bij het gebruiken van informatie van anderen moet duidelijk worden aangegeven, waar de informatie vandaan komt, want

• juiste bronvermelding vergroot de geloofwaardigheid van de tekst, omdat deze aantoont, dat de auteur zich in het onderwerp verdiept heeft;

• bronvermelding kan de lezer helpen om de geloofwaardigheid van de informatie in de tekst te controleren;

• bronvermelding doet recht en eer aan de auteurs;

• het niet vermelden van bronnen suggereert, dat een tekst van anderen eigen werk is en dat is plagiaat.

Informatie uit bronnen kan op drie manieren worden verwerkt in de eigen tekst:

• Samenvatten, waarbij de informatie in eigen woorden wordt weergegeven en ingepast in de antwoorden op vragen uit het bouwplan;

• Citeren, waarbij informatie letterlijk wordt overgenomen uit de brontekst en tussen aanhalingstekens geplaatst of cursief afgedrukt. De inleidende zin moet een geheel vormen met het citaat;

• Verwijzen, waarbij een bron wordt genoemd ter ondersteuning van een bewering in de tekst, maar er niet letterlijk wordt vermeld, wat de bron gezegd heeft.

Een goed schrijver maakt in zijn tekst door elkaar heen gebruik van samenvattingen, parafrasen, citaten en aanhalingen, door gebruik te maken van zegwoorden, ofwel woorden die een variant zijn op zeggen, zoals stellen, beweren, toegeven, schrijven, enzovoort.

Bij plagiaat wordt er onvoldoende of geen recht gedaan aan het gebruikte werk van anderen. Veel voorkomende vormen van plagiaat zijn:

• Het presenteren van andermans tekst als eigen werk;

• Het schrijven van een tekst in samenwerking met anderen zonder expliciete vermelding hiervan;

• Het overnemen van delen van een tekst uit een andere tekst zonder bronvermelding;

• Het wekken van de suggestie, dat het gaat om eigen werk, terwijl er slechts enkele wijzigingen in de tekst zijn aangebracht;

• Het overnemen van woorden, ideeën, conclusies of resultaten zonder volledige en correcte bronvermelding;

• Het achterwege laten van aanhalingstekens;

• Het niet overal in de tekst verwijzen naar de bronnen voor informatie;

• Het opnemen van een onvolledige of incorrecte bronvermelding, zodat de bronnen niet terug te vinden zijn.

Er is geen sprake van plagiaat in het geval van een allusie, een algemeen bekend, gevleugeld woord.

Een bronvermelding moet worden weergeven inde vorm van de naam van de schrijver(s) met het jaartal en de eventuele bladzijde waarna verwezen wordt. Wanneer er geen jaartal bekend is, wordt er z.j. (=zonder jaar) genoteerd. Aan het einde van de tekst moet een literatuurlijst worden opgenomen, met daarin alle precieze gegevens van de aangehaalde teksten. Wanneer er geciteerd wordt, moeten daarbij de precieze paginanummers in de brontekst worden genoemd. Bij het aanhalen van een bron op het internet moet er bij een document dat lijkt op een papieren tekst op dezelfde manier worden geciteerd als bij zo’n papieren tekst, bij verwijzing naar een website moet worden verwezen naar de organisatie van de website met het jaartal van publicatie.

Bronvermeldingen in een tekst verwijzen naar een literatuurlijst. Naast zo’n literatuurlijst worden ook gebruikt geraadpleegde literatuur, met daarin ook eventueel literatuur, die niet in de tekst wordt genoemd, aanbevolen literatuur, met publicaties die worden aanbevolen voor het verwerven van extra informatie en een geannoteerde literatuurlijst, met vermelding van de publicaties en een korte aanduiding van de inhoud met eventueel een oordeel hierover.

Titelbeschrijvingen worden op de volgende manieren gemaakt:

• Titel met eventueel ondertitel van een boek:

[Auteur], [voorletter(s)], [(Jaar)]. [Titel en eventueel ondertitel van het boek]. [(druk)]. [Plaats]: [Uitgever].

• Titelbeschrijving van een tijdschriftartikel:

[Auteur], [voorletter(s)], [(Jaar)]. [Titel en eventueel ondertitel van het artikel]. [Tijdschrift], [jaargang] [(nummer binnen de jaargang)], [nummer van de eerste pagina - nummer van de laatste pagina]. [DOI].

• Titelbeschrijving van een bijdrage in een bundel:

[Auteur], [voorletter(s)], [(Jaar)]. [Titel van de bijdrage]. In [Redacteur] [(Red.)], [Titel en eventuele ondertitel van de bundel] [(pp. Nummer van eerste paginanummer van laatste pagina)]. [Plaats]: [Uitgever].

• Titelbeschrijving van een internetbron:

[Auteur] [(Jaar)]. [Titel van de publicatie]. [Webadres] (geraadpleegd op [Datum]).

De literatuurlijst moet alfabetisch worden geordend. Daarbij wordt uitgegaan van de volgende regels:

• Er wordt uitgegaan van de naam van de (eerste) auteur.

• Meerdere publicaties van dezelfde auteur worden geordend naar jaartal.

• Bij publicaties van dezelfde auteur gaan de publicaties met één voornaam of letter voor publicaties met meerdere voornamen of letters.

• Bij meerdere publicaties van dezelfde auteur in hetzelfde jaartal, dan wordt het jaartal aangevuld met a, b, c, enzovoort.

• Wanneer een auteur meerdere publicaties met andere auteurs heeft gemaakt, dan komen eerst de publicaties van de auteur alleen in de literatuurlijst en daarna die met andere auteurs.

• Wanneer bij een publicatie geen auteur bekend is, dan wordt de titel van de publicatie als uitgangspunt voor de alfabetisering genomen.

Hoofdstuk 7 Het schrijven

Bij ingewikkelde teksten met een moeilijke inhoud moeten steeds het doel en de doelgroep van de tekst voor ogen worden gehouden.

7.1 Wat is schrijven?

Voor dichters en literaire schrijvers is schrijven dan misschien een kwestie van talent of inspiratie, voor professionals is het vooral problemen oplossen. Het lukt meestal ook niet in één keer.

Goede schrijfstrategieën zijn de volgende:

• Begin direct;

• Reflecteer op het werk;

• Werk gefaseerd;

• Voer een innerlijke dialoog met de lezers;

• Verzamel reacties;

• Stop op tijd.

In het schrijfproces spelen de volgende activiteiten een rol:

• Oriëntatie op het doel, de doelgroep en de omgeving van de tekst;

• Inhoudsvinding voor de tekst;

• Formulering van de tekst;

• Controle en aanpassing van de tekst aan de hand van verzameld commentaar;

• Afwerking van de tekst.

7.2. Oriëntatie op doelen en doelgroepen

Teksten worden nooit zomaar geschreven in organisaties, maar altijd met een aanleiding. Daarom is het van belang, om duidelijk voor ogen te hebben welk probleem of welke gebeurtenis de aanleiding vormt voor het schrijven een tekst, wie er bij die aanleiding betrokken zijn en hoe, wat de voorgeschiedenis is en hoe de tekst moet bijdragen aan de oplossing van een probleem of in een proces. Zulke achterliggende doelen vormen de basis van de communicatiedoelen. Bij die communicatiedoelen gaat het erom

• wat de schrijver wil beïnvloeden;

• op welk onderwerp het communicatiedoel van toepassing is;

• welke groepen bereikt moeten worden met een communicatiedoel.

Expressieve en relationele aspecten spelen ook zeker een rol in communicatie. Aan het beeld dat een publiek van een spreker of schrijver heeft (het ethos) worden drie elementen onderscheiden: de deskundigheid van de schrijver of spreker, de eerlijkheid van de schrijver of spreker en de welwillendheid van de schrijver of spreker tegenover zijn publiek.

Een tekst kan bestemd zijn voor één persoon of doelgroep of voor meerdere en zo’n doelgroep kan homogeen of heterogeen zijn. Voor het schrijven kan het nuttig zijn om kennis te verzamelen over de voorkennis van de doelgroep, zowel over de achterliggende doelen als over de schrijver en over het onderwerp van de tekst, als over meningen, voorkeuren, emoties en persoonskenmerken van die doelgroep. Dit kan gedaan woorden door empathie te tonen, door voorbeelden te volgen, door informatie in te winnen en door leden van de doelgroep te interviewen.

Een goede planning is noodzakelijk, maar ook moeilijk, want

• aan het begin weet de schrijver nog niet, wat hij moet gaan doen;

• in de praktijk blijkt het oorspronkelijke plan vaak toch ingewikkelder;

• de benodigde tijd wordt door bijna alle schrijvers te positief ingeschat;

• benodigde anderen blijken meestal meer tijd nodig te hebben dan gepland;

• vaak gaat alles te gelijk fout (Wet van Murphy).

Daarom is een tijdsplanning handig, met daarin de momenten waarop

• er overeenstemming moet zijn met de opdrachtgever over het schrijfplan;

• hoofdstukken afgerond moeten zijn;

• een eerste versie naar de opdrachtgever moet zijn gestuurd;

• er commentaar binnen moet zijn voor revisies;

• er begonnen kan worden met de eindredactie;

• de tekst wordt geprint en vermenigvuldigd.

Alle ideeën over doelen en doelgroepen en de werkzaamheden moeten uiteindelijk worden vastgelegd in een schrijfplan. Zo’n plan moet de volgende onderdelen bevatten:

• De aanleiding voor en de doelen van het schrijven van de tekst;

• Een beschrijving van doelgroep of doelgroepen, doelen en onderwerp;

• Een globale inhoud;

• Aandachtspunten op relationeel en expressief gebied;

• Een omschrijving van de doelgroep aan de hand van kenmerken zoals voorkennis, meningen en leesdoelen;

• Een tijdsplanning.

7.3 Het bepalen van de inhoud

Voor het schrijven van een tekst moet de inhoud worden bepaald. Bij een nieuw onderwerp kost deze inhoudsvinding veel tijd. Hierbij moet de informatie worden uitgebreid en ingeperkt.

Dit kan met twee technieken: brainstormen en mindmappen.

Bij brainstormen zijn vier regels van belang:

• Geen kritiek leveren;

• Hoe meer hoe beter;

• Wilde ideeën zoeken;

• Resultaten combineren.

Bij een mindmapsessie:

• wordt het onderwerp midden op een papier, bord of scherm gezet;

• worden verwante onderwerpen eromheen gezet en met lijnen verbonden met het onderwerp;

• wordt eventueel de relatie benoemd die door de lijn wordt aangegeven.

Informatie kan vervolgens worden gezocht met onderzoek, archiefonderzoek, literatuuronderzoek of interviews. Bij literatuuronderzoek kunnen er verschillende soorten literatuur worden onderscheiden:

• handboeken, adviesboeken en professionele tijdschriften;

• wetenschappelijke literatuur;

• officiële documenten;

• kranten en tijdschriften, internet, radio en televisie

Welke van deze middelen u het beste kunt gebruiken, hangt af van het soort informatie dat u zoekt.

Bij het selecteren, welke literatuur echt bestudeerd moet gaan worden, zijn handige vuistregels om te volgen:

• Probeer van een tekst meer te weten te komen via abstract en trefwoorden;

• Vaak genoemde titels of namen zijn waarschijnlijk belangrijk;

• Wanneer uit de titel blijkt, dat het om een overzichtspublicatie gaat, moet deze zeker bestudeerd worden;

• Op internet is veel informatie over recente boeken en over auteurs.

Informatie inde tekst moet worden beperkt en gestructureerd. Bij dat structuren kunt u eerst bepalen, of er een vast voorgeschreven stramien of template is voor de tekst die u gaat maken. Verder kan één van de structuren of ordeningsprincipes uit dit boek voor de tekst voor de tekst worden gebruikt. Door de keuze voor zo’n structuur wordt ook het perspectief bepaald. Na het kiezen van de structuur moet het bouwplan worden ingevuld met de kernantwoorden op de hoofdvragen. Daarna komen de subvragen aan de beurt en zo wordt het bouwplan ingevuld.

7.4 De formulering

Het schrijfproces moet af-en-toe onderbroken worden en kan het best in verschillende ronden worden uitgevoerd. Schrijven werkt namelijk conceptualiserend: door het schrijven ontstaan er nieuwe ideeën.

In de eerste ronde moet er vooral op de inhoud worden geconcentreerd, op de hoofdlijn. Daarbij kunnen echter de structurerende vooruitblik en de overgangszinnen zeker niet worden weggelaten.

Tips tegen schrijfangst:

• Begin met een gemakkelijke passage en niet met de echte opening.

• Begin het artikel met een minisamenvatting.

• Begin in eerste instantie met een weinig zeggende, algemene formulering, die altijd vervangen kan worden door een beter toepasselijke.

• Begin met een anders geformuleerd stuk tekst uit een andere tekst.

• Bepaal wat het eigen beste schrijfmoment op de dag is.

• Stel een beloning in het vooruitzicht bij het afronden van een gedeelte.

In de eerste schrijfronde moet het bouwplan worden omgezet in lopend proza en deze tekst moet weer goed worden doorgelezen, eventueel door deze uit te printen. Daarna moeten er dingen gewijzigd of aangevuld worden. Daarbij kan een soort innerlijke weerstand worden gevoeld tegen het aanbrengen van zulke wijzigingen, het Pontius Pilatus-syndroom. Een nacht afstand nemen kan hierbij helpen.

Bij het doorlezen van de eerste versie ontstaan waarschijnlijk vanzelf ideeën voor verdere uitwerking. Anders kan op zoek worden gegaan gaan naar elementen, die een goed aanknopingspunten voor de vaste structuren. Voor het systematisch zoeken naar inhoudelijke gaten in de tekst kan er gebruik worden gemaakt van topische vragen.

Verder moeten ook (meer of minder expliciet) begrippen worden uitgelegd, die voor de lezer niet meteen duidelijk zijn. Daarbij kan de volgorde van begrip en toelichting worden afgewisseld. Ook eventuele gaten in de tekst door een gedachtesprong moeten nu hersteld worden. Onverwachte nieuwe informatie maakt de tekst soms boeiend, maar kan ook verwarrend werken. Deze informatie moet dan ook goed worden geïntroduceerd.

Ook kan de ondersteuning van standpunten met argumenten nog verder worden uitgewerkt en kunnen er onderschriften bij illustraties worden gemaakt.

Ook moet er af-en-toe een controle worden uitgevoerd op het geheel, door te kijken, of de hoofdlijn van de tekst nog steeds duidelijk is, of alle aanvullingen op de juiste plaats staan, of er geen sprake is van herhaling of overlap, of er geen sprake is van tegenstrijdigheden en of alle informatie en argumentatie wel functioneel is.

Zo moet er soms ook tekst worden geschrapt en dan vooral overbodige uitleg en voorbeelden, voorbeelden die te ver zijn uitgewerkt, over-argumentatie, onnodig vermelde andere gezichtspunten en onnodige toelichtingen bij tabellen of figuren.

In de formulering kunnen er verbeteringen worden aangebracht door

• het schrappen van het eerste deel van ja-maar constructies;

• het herschrijven en schrappen van zinnen met met andere woorden of dat wil zeggen;

• het schrappen van eerste zinnen die slechts een aanloopje vormen naar de tweede zin;

• het bondiger maken van beschreven acties met de instructieve stijl;

• het bondiger maken van de tekst met puntsgewijze formuleringen;

7.5 Reviewen

Voordat een concepttekst definitief wordt gemaakt, is het verstandig om deze in een reviewronde door proeflezers te laten beoordelen. Geschikte proeflezers zijn, naast de opdrachtgever:

• inhoudelijke experts;

• andere experts;

• een taalexpert;

• iemand uit de doelgroep van de tekst.

Daarbij moeten de reviewers een goede, complete versie van de tekst krijgen, zonder taal- en spelfouten. Ook moeten zij bij de tekst voldoende ruimte voor hun commentaar hebben.

Reviewen kan ook elektronisch. Dit heeft als voordelen, dat wijzigingen eenvoudig geaccepteerd kunnen worden, het sneller is, omdat alles per e-mail verstuurd kan worden en het het milieu spaart. Probleem is echter wel, dat niet iedereen even gemakkelijk en graag van het scherm leest. De reviewers moeten ook duidelijke instructies en deadlines krijgen.

Wanneer iemand zelf commentaar moet geven, doet hij er goed aan, om dit in drie ronden te doen en eerst de tekst globaal te bekijken, in een tweede ronde ook een oplossing te verzinnen voor gevonden problemen en in de derde ronde nog eens systematisch langs controlepunten als hoofdstuktitels, paragraaftitels, kopjes, nummering, onderschriften bij figuren en tabellen, het gebruik van afkortingen en vooruitblikken in de tekst te gaan.

Bij het beoordelen van een tekst gaat het niet om de eindredactie, maar meer om de doelgerichtheid, de inhoud van de tekst en de expressieve en relationele boodschap.

Daarbij bestaat goed commentaar uit drie elementen, namelijk detectie van problemen, diagnose en remedie.

Bij het eigenlijke commentaar geven, kunnen het best drie methoden worden gecombineerd:

• Op- en aanmerkingen over kleinere gehelen worden het best in de tekst zelf genoteerd;

• Commentaar op de gehele tekst wordt het best los van de tekst genoteerd;

• Een mondelinge bespreking moet alleen gaan over het globale niveau en echte knelpunten.

Benoem ook de positieve kanten van de tekst door met vriendelijke woorden aan te geven, wat u waardeert aan de tekst en eindig met een opsomming van de naar u idee belangrijkste punten voor revisie van de tekst.

Na alle review moet de tekst nog gereviseerd worden. Bij tegenstrijdig commentaar van de reviewers

• moet worden gekeken de achterliggende problemen die reviewers hebben aangegeven en niet alleen naar de verbetersuggesties;

• moet ook worden gelet op het gewicht van het gegeven commentaar;

• moet ook gelet worden op de persoon van de reviewer;

• moet ook rekening worden gehouden met de uitvoerbaarheid van de suggesties.

Bij het reviseren kan de auteur de mist in gaan door te weinig te reviseren, of juist te veel door aan alle commentaar tegemoet te komen.

7.5 Afwerken

Bij de afwerking van de tekst is de uiterlijke structuur erg van belang en moet er dus extra aandacht worden geschonken aan

• de indeling van de tekst;

• de inleidingen;

• de grafische vormgeving;

• lokale hulpmiddelen.

Daarna gaat de aandacht uit naar de formulering, die begrijpelijk, overtuigend en correct moet zijn en de spelling en interpunctie en de juiste toepassing van de tekstonderdelen, tekstconventies en methode voor literatuurverwijzing en titelbeschrijving.

Hoofdstuk 8 Het schrijven van rapporten

Een rapport is een langere tekst (van vijf tot hoonderden pagina’s) die meestal bedoeld is voor (onderdelen van) een organisatie in plaats van voor één persoon. Een rapport over het beleid van organisaties wordt vaak een nota genoemd. Een speciale vorm van een onderzoeksrapport is de afstudeerscriptie.

8.1 Een rapport: de onderdelen

De volgorde van onderdelen van een rapport kan verschillen van de volgorde die besproken wordt in deze paragraaf. Ook hoeven niet alle onderdelen persé te worden opgenomen in een rapport. De meeste rapporten bevatten:

• Een omslag en een titelpagina met daarop in een overzichtelijke lay-out de auteursnaam of –namen, de titel en eventueel ondertitel van het rapport en de naam van de organisatie met logo;

• Een titelpagina. Op deze titelpagina (de eerste binnenpagina van het rapport) zijn de titel en ondertitel, de naam van de auteur(s), de naam van de opdrachtgever(s) of opdrachtgevende organisatie, eventueel het ISBN-nummer of DOI, eventueel het rapportnummer en de publicatiedatum of het publicatiejaar te vinden;

• Een samenvatting vooraf met de functies van toelichting op de titel, verkorte versie van de tekst, een overzicht van de structuur van het rapport en een geheugensteun.

Voor deze samenvatting, die direct na het titelblad wordt geplaatst, bestaan er drie vormen, namelijk

• een abstract, waarin moet worden aangegeven, wat de aanleiding voor het rapport is, wat het thema van het rapport is, wat de hoofdvragen zijn en wat de belangrijkste kernantwoorden zijn. Dit abstract moet los van de tekst te lezen zijn, in de tegenwoordige tijd geschreven zijn en geen verwijzingen naar de hoofdstukken van het rapport bevatten. De lengte is doorgaans zo’n 150 woorden;

• een samenvatting, die in het kort de inhoud van de tekst weergeeft. Er worden twee soorten samenvattingen onderscheiden, namelijk een korte (circa één pagina) of een langere ( circa drie tot tien pagina’s) samenvatting.

Bij het maken van zo’n samenvatting gelden enkele richtlijnen:

• De schrijver moet informatief zijn over hoofdzaken;

• De schrijver moet indicatief zijn over bijzaken;

• De schrijver moet de structuur van het rapport volgen;

• De schrijver moet aangeven, in welke hoofdstukken informatie te vinden is;

• een management summary, ofwel een samenvatting aan de hand waarvan de directie van een organisatie besluiten neemt. Hierin ligt het accent op gedane

aanbevelingen. Zo’n management summary wordt doorgaans als volgt

opgebouwd:

• Eerst één alinea, met daarin samengevat het thema en de aanleiding voor het rapport;

• Dan (de hoofdzaken uit) de aanbevelingen;

• Daarna de belangrijkste argumenten in het rapport, waarop de aanbevelingen gebaseerd zijn;

• Tenslotte de belangrijkste gevolgen van de aanbevelingen.

Zo’n management summary is maximaal 500 woorden lang en moet meestal op één pagina passen;

• een voorwoord of aanbiedingsbrief. In een voorwoord kan de schrijver persoonlijker ingaan op zijn beweegredenen om een rapport te schrijven of de wijze, waarop hij tot een onderzoek is gekomen. Ook kan hij in het voorwoordpersonen of instanties bedanken, die hebben bijgedragen aan de totstandkoming van het rapport. Met een aanbiedingsbrief wordt het rapport aangeboden aan de opdrachtgever en deze bevat meestal de volgende elementen:

• De werkelijke aanbieding (“Hierbij sturen wij u…”);

• Een verwijzing naar de aanleiding voor het rapport;

• Eventuele badankjes aan personen of instanties die hebben

bijgedragen aan de totstandkoming van het rapport;

• Een korte aanduiding van de rol van het rapport in een proces;

• een inhoudsopgave met daarin de nummers en titels van de hoofdstukken en paragrafen, alle andere onderdelen van het rapport met uitzondering van de omslag, de titelpagina, het voorwoord en de inhoudsopgave zelf en de paginanummers van de bladzijden waar ieder onderdeel begint. Zo’n inhoudsopgave moet zo overzichtelijk mogelijk zijn. Op een lijst van illustraties (meestal in technische rapporten) wordt steeds het nummer van een illustratie, de exacte titel en het nummer van de pagina genoteerd. In een lijst met gebruikte afkortingen en symbolen of een verklarende woordenlijst worden afkortingen, symbolen of vaktermen uit de tekst uitgelegd;

• een inleiding, variërend van één zin tot een hoofdstuk. Deze inleiding heeft de volgende functies:

• de aandacht van de lezer trekken;

• de lezer motiveren om de tekst te lezen;

• de lezer voorbereiden op de rest van de tekst, door alvast de structuur

van de tekst aan te kondigen.

Daarbij is een goede opening, die de belangstelling van de lezer opwekt erg belangrijk. Voorbeelden van mogelijke openingen zijn onder andere een anekdotische opening, een opening waarin ingehaakt wordt op de actualiteit om de aandacht van de lezer te trekken, een verrassingsopening, een trechteropening, waarin de schrijver begint met een algemene opening en via via tot het eigenlijke onderwerp komt, dat daar slechts een gering onderdeel van is of een opening waarin eerst de aanleiding tot het schrijven van de tekst wordt geschetst.

Ook hoort in de inleiding duidelijk gemaakt te worden, wat het doel van de tekst of het tekstdeel is en waarom dat doel relevant is voor de lezer. Daarbij is het verstandig, om de lezersdoelen te noemen en niet de schrijversdoelen.

Verder moet in de inleiding niet alleen de inhoud worden aangekondigd, maar ook de structuur van de tekst.

In de inleiding horen géén persoonlijke achtergronden of bedankwoorden;

• titels en kopjes, die als functie hebben:

• het weergeven van de structuur in de tekst;

• het helpen van de lezer bij de selectie van de juiste informatie uit de

tekst;

• de motivatie van de lezer om de tekst te lezen.

Daarbij moet het thema van de tekst (vrijwel) letterlijk in de titel te vinden zijn (structuur- en selectiefunctie) en moet de titel de nieuwsgierigheid prikkelen. Vaak wordt er daarbij gekozen voor een hoofdtitel met een ondertitel waarbij één van de twee vooral een structuurfunctie heeft en de andere een motiverende functie.

Ook hoofdstuk- en paragraaftitels kunnen een motiverende of een structurerende functie hebben. Daarbij moet de titel duidelijk maken, welke vraag of welke kernantwoorden er worden behandeld in de tekstpassage. De structurerende werking van titels boven gedeeltes van de tekst kan worden versterkt door

• met de nummering van de hoofdstukken en paragrafen duidelijk de ordening van de tekst te laten zien;

  • • subtitels die op hetzelfde niveau staan, dezelfde vorm te geven (ofwel vraag, ofwel een mededeling ofwel een losse woordgroep);

    • in samenvattingen en verwijzingen zo veel mogelijk dezelfde terminologie te gebruiken als in de titels.

• een afsluiting van de tekst, met eventueel naar keuze de elementen terugblik, conclusies, toekomstperspectieven en een uitsmijter. Daarbij moet in de terugblik niet het accent worden gelegd op de vragen die zijn besproken, maar op de gegeven antwoorden en moeten in zo’n terugblik niet alle antwoorden worden samengevat, maar slechts die, die direct van belang zijn voor de conclusie. De conclusies worden vaak uitgebreid met aanbevelingen, wat er op grond van de conclusies gedaan zou moten worden.

• noten, waarmee schrijvers spaarzaam moeten zijn, omdat ze de lezer afleiden van de tekst en daardoor irriteren. Ook kunnen er beter voetnoten aan het eind van iedere pagina worden opgenomen dan eindnoten aan het einde van een hoofdstuk of de tekst.

• een literatuurlijst, die de volgende functies heeft:

• controleerbaarheid, omdat de lijst duidelijk maakt, waar de gevonden

informatie precies vandaan komt;

• de lezer zicht geven op de kwaliteit en actualiteit van de tekst;

• de lezer interesseren voor verdere publicaties die met het onderwerp van de tekst te maken hebben;

• bijlagen of appendices met ondersteunende of aanvullende informatie die de eigenlijke tekst bij opname daarin rommelig of onoverzichtelijk zouden maken;

• een register, ofwel een alfabetische lijst van termen.namen (lemmata) met vermelding van de bladzijden waarop ze genoemd worden. In een register moeten de volgende begrippen worden opgenomen:

• begrippen, waarover in het rapport belangrijke informatie wordt gegeven;

• synoniemen van veelgebruikte begrippen, met in het register de aanduiding ‘zie’;

Wanneer in een lemma veel (meer dan drie) verwijzingen voorkomen, dan kan het lemma beter worden opgesplitst.

8.2 Een onderzoeksrapport

Van een onderzoek moet op de juiste wijze verslag worden gedaan. Daarbij is het belangrijkste doel van een onderzoeksverslag, dat het onderzoek en de resultaten zo precies zijn vastgelegd, dat het onderzoek door anderen op een later moment precies zou kunnen worden gerepliceerd. Ook moet in het onderzoeksverslag worden verantwoord, waarom de onderzoeker bepaalde keuzen heeft gemaakt door het geven van argumenten, het bespreken van alternatieven die minder voor de hand lagen en oor het vermelden van de bronnen, waarop de verdediging van het onderzoek wordt gebaseerd. Daarbij mag worden aangenomen, dat de lezers inhoudelijk enigszins deskundig zijn op het onderzochte gebied en dat ze kennis hebben van de conventies van een onderzoeksverslag.

De kerntekst van een onderzoeksverslag bevat de volgende onderdelen: een probleemstelling, een methode van onderzoek, de resultaten van het onderzoek, de conclusies en discussie en aanbevelingen.

Voorafgaand aan het eigenlijke onderzoek kan een onderzoeksplan worden gemaakt, dat dezelfde indeling heeft als een onderzoeksverslag, maar waarin resultaten, conclusie en discussie ontbreken en nog niet alle elementen zijn uitgewerkt. Ook bevat een onderzoeksplan nog een planningshoofdstuk, dat uit twee delen bestaat, namelijk een plan van acties en een lijst van condities.

• In het hoofdstuk over de probleemstelling wordt de vraagstelling van het onderzoek verantwoord. Zo wordt hier duidelijk gemaakt, waarom het onderzoek theoretisch of praktisch relevant is en kan de bestudeerde literatuur in het verslag worden verwerkt. Het eerste hoofdstuk eindigt altijd met de precieze vraagstelling van het onderzoek.

• In het hoofdstuk over de methode van onderzoek wordt de onderzoeksmethode beschreven en verantwoord in gewoonlijk twee fasen. Eerst wordt namelijk de gekozen methode verantwoord aan de hand van vakliteratuur en daarna wordt de uitvoering van het onderzoek beschreven.

• Hoe het hoofdstuk over de resultaten van onderzoek wordt ingevuld, is afhankelijk van de gekozen soort onderzoek. Bij een kwantitatief onderzoek, bestaat het hoofdstuk namelijk uit tabellen met uitkomsten, informatie over al dan niet significante samenhangen en eventuele grafieken. Deze geheugens worden toegelicht in de lopende tekst. Bij een onderzoek, bestaande uit interviews, bevat het hoofdstuk ‘resultaten’ verslagen van deze interviews in het licht van de onderzoeksvraag. Bij kwantitatief onderzoek in de vorm van een experiment of een survey moeten de data statistisch worden geanalyseerd op samenhangen. Om daarbij het overzicht te blijven behouden, is het verstandig, om eerst een raamwerk te maken met de onderzoeksvragen of hypothesen onder elkaar en een eenvoudige tabel per hypothese met de cijfers die nodig zijn om de vraag te beantwoorden of de hypothese te toetsen. Dit raamwerk kunt u bespreken met begeleiders en anderen en hierin kunt u uw gegevens uit SPSS of spreadsheets invullen. Daarna kunt u eventuele extra tabellen invoegen met vervolgens toelichtende tekst bij de tabellen.

Omdat lezers van onderzoeksverslagen vaak eerst naar de resultaten kijken, kan het handig zijn, om daarmee rekening te houden in de formulering door zinnen te gebruiken als “Tabel 1 laat zien…” en in de toelichting een verband te leggen tussen resultaten en onderzoeksvragen en hypothese.

• In het hoofdstuk over de conclusie moet worden genoteerd, wat op welke resultaten de antwoorden precies zijn gebaseerd, of de onderzoeksvraag wordt beantwoord met eventuele nuanceringen en wat de resultaten betekenen voor de theorievorming en het vakgebied. Ook wordt er in het hoofdstuk van de conclusies besproken, welke vragen er nog niet beantwoord zijn en wat voor verder onderzoek daarvoor nodig is, vaak onder de noemer discussie.

Het hoofdstuk over de conclusies wordt gewoonlijk op de volgende wijze opgebouwd:

• Er moet begonnen worden met de algemene conclusie, die het antwoord

op de hoofdvraag vormt;

• Daarna moet worden aangegeven, op welke resultaten de conclusie

gebaseerd is;

• Ook moet er een voorbehoud worden gemaakt op de conclusies of de

generaliseerbaarheid daarvan, eventueel zelfs in een aparte paragraaf

Beperkingen van het onderzoek;

• Bij een onverwachte conclusie moet er een mogelijke verklaring worden

aangevoerd voor de resultaten;

• Tenslotte worden de deelvragen beantwoord, met daarbij een verwijzing

naar de resultaten waarop de antwoorden gebaseerd zijn.

Voor een goede afstemming tussen de hoofdstukken met de resultaten en met de conclusies is het volgende van belang:

• In het resultatenhoofdstuk worden alleen de waarnemingen en conclusies op deelpunten opgenomen en in het conclusiehoofdstuk het antwoord op de algemene onderzoeksvraag.

• In het conclusiehoofdstuk moet worden aangegeven, op welke resultaten conclusies gebaseerd zijn en worden terugverwezen naar tabellen in het resultatenhoofdstuk.

• In het conclusiehoofdstuk moeten geen nieuwe resultaten worden gepresenteerd.

• Na het hoofdstuk over de conclusies volgt er nog een hoofdstuk met aanbevelingen. Deze aanbevelingen hebben een andere functie dan de conclusies en moeten worden opgenomen in een aparte paragraaf of sectie. Conclusies volgen namelijk uit de onderzoeksresultaten of zijn het sluitstuk van een redenering. Aanbevelingen zijn juist acties die de lezer zou kunnen ondernemen. Ze zijn wel gebaseerd op het onderzoek, maar gaan nog een stap verder. Er wordt onderscheid gemaakt tussen aanbevelingen voor de praktijk en aanbevelingen voor verder onderzoek.

Het taalgebruik in onderzoeksrapporten moet qua werkwoordstijden worden aangepast aan het stadium van de activiteiten waar over wordt geschreven. Zo moet in het onderzoeksplan de tegenwoordige en de toekomende tijd worden gebruikt, in het onderzoeksverslag de verleden tijd en de voltooid tegenwoordige tijd. Wat betreft het gebruik van persoonlijke voornaamwoorden kan worden gesteld, dat wanneer een persoonlijkere stijl wordt gebruikt, er het beste gekozen kan worden voor het objectievere en neutralere we, ons en onze in plaats van ik, mij en mijn. Ook kan goed een lijdende vorm worden gebruikt, omdat die niet noodzakelijk vermeldt, wie iets gedaan heeft en een zekere distantie uitdrukt.

8.3 Een kort rapport

In de praktijk wordt er vaak gecommuniceerd met korte rapporten, zoals beleidsnotities, onderzoeksverslagen, concurrentieanalyses, vergaderstukken, adviesrapporten of beoordelingen. Zo’n kort rapport verschilt van een lang rapport op de volgende punten:

• uiteraard de lengte;

• de onderdelen. In een kort rapport worden voorwoord, inhoudsopgave, een

uitgebreide inleiding, hoofdstuknummering, een uitgebreide conclusie, nawoord en

samenvatting soms achterwege gelaten.

• de uitwerking en gedetailleerdheid van onderzoeksresultaten en de mate van onderbouwing van oordelen en adviezen.

In sommige organisaties worden er richtlijnen gehanteerd voor de rapportage. Wanneer deze niet voorhanden zijn, dan moet een kort rapport in principe op dezelfde wijze worden opgesteld als een uitgebreid rapport, met een probleemstelling, de aanpak, werkwijze en methode, de resultaten en conclusies en aanbevelingen.

Hoofdstuk 9 Zakelijke correspondentie

In de communicatie tussen organisaties is correspondentie erg belangrijk. Correspondentie richt zich tot één ontvanger, die rechtstreeks wordt aangesproken. Ook is er een duidelijke afzender. Een bericht binnen de zakelijke correspondentie maakt meestal deel uit van een berichtenwisseling en er wordt meestal ook een reactie op verwacht. Dit zorgt ervoor, dat correspondentie specifieke kenmerken heeft wat betreft inhoud, structuur en toon. De meest voorkomende vormen van correspondentie zijn de brief en de e-mail.

9.1 Correspondentie

Juist omdat e-mails en brieven vrij korte teksten zijn, is het erg belangrijk om na te denken over het doel en de inhoud ervan.

Een bericht kan, zoals elke tekst verschillende doelen hebben, zoals informeren, instrueren, overtuigen, motiveren of gevoelens overbrengen. Vaak maakt zo’n bericht deel uit van een schriftelijke dialoog met een bepaald doel. Ook is het van belang, om aandacht te geven aan het expressieve en het relationele aspect van de boodschap. Daarbij moet er rekening worden gehouden met wie de precieze geadresseerde van een bericht is.

Een brief of e-mail moet slechts gaan over één onderwerp; de referentiële boodschap moet dus een afgeronde eenheid vormen. Wat betreft de innerlijke structuur bestaat zakelijke correspondentie altijd uit een aantal vaste delen:

• de adressering, waarin aangegeven wordt, voor wie het bericht bedoeld is;

• de aanhef, waarin de geadresseerde wordt aangesproken;

• de inleiding, Waarin wordt aangegeven, wat de aanleiding voor het bericht is, wat de lezer met het onderwerp te maken heeft en wat het precieze doel van het bericht is.

• het middenstuk, waarin de eigenlijke informatie gegeven wordt;

• het slot, met een eventuele conclusie en in ieder geval de actie die de lezer moet ondernemen of de plaats waar hij meer informatie kan vinden.

• de ondertekening met de gegevens van de afzender. Daarbij moet eerst de naam van de afzender worden gegeven en dan zijn functie met informatie over de organisatie.

In een brief of e-mail moet de schrijver goed overkomen bij de lezer. Dat kan worden gedaan met een positieve inhoud van het bericht, maar ook met de manier van informatie onder woorden brengen. Zo creëert de schrijver meer goodwill bij de lezer door consequent uit te gaan van het perspectief van de lezer, dus door de zaak vanuit zijn standpunt te bekijken.

Ook kan goodwill worden gekweekt bij de lezer van een brief of e-mail, door bij slecht nieuws ook iets positiefs te melden, zoals de waardering voor de geadresseerde. Andere strategieën voor het kweken van goodwill bij de lezer zijn de strategie “de zonzijde kiezen” en het verminderen van tegenstellingen met verzachtende formuleringen en concessies.

Formuleeradviezen die bij het opstellen van brieven en e-mails extra aandacht verdienen, zijn beknoptheid, het (niet overmatige) gebruik van clichés, het kiezen van een gepaste toon en de zorg voor voldoende begrijpelijkheid, door duidelijk data, nummers, enzovoort te noemen, waar het bericht bij aansluit en door duidelijk aan te geven, of er een reactie wordt verwacht en wat, waar, hoe en wanneer.

9.2 E-mails

Met e-mail wordt zowel formeel als informeel gecommuniceerd. Sterke kanten van e-mail zijn

• de snelheid van het schrijven en versturen van berichten;

• de mogelijkheid om berichteneenvoudig te sorteren en te archiveren;

• de mogelijkheid om één bericht naar meerdere ontvangers te sturen.

Daarbij bestaan er verschillende soorten e-mails:

• de informele, zakelijke e-mail tussen bekenden;

• de e-mailcirculaire binnen organisaties;

• de zakelijke e-mail met externe relaties;

• de e-mail als antwoord op een zakelijke vraag of verzoek van relaties;

• de direct e-mail, waaraan het risico kleeft, dat deze door de ontvanger wordt gezien als spam.

Een e-mail heeft een aantal vaste onderdelen:

• de geadresseerde, eventueel uit te breiden met CC en BCC;

• de afzender;

• het onderwerp;

• bijlagen;

• het eigenlijke bericht, waarbij de kern aan het begin moet staan;

• de ondertekening.

De netiquette, ofwel algemene fatsoens- en spelregels voor e-mail, zegt dat

• bij formele berichten de conventies van brieven voor de aanhef (‘Geachte heer Jansen’) en afsluiting (‘Met vriendelijke groet’) moeten worden gebruikt;

• in formele berichten de lezer ook in het middenstuk van het bericht met ‘u’ moet worden aangesproken;

• in het bericht een zakelijke toon moet worden gehanteerd;

• de e-mail kort en bondig moet zijn;

• de alinea’s in de e-mail kort moeten zijn (maximaal vijf regels) en dat deze door een witregel gescheiden moeten worden;

• de schrijver er rekening me moet houden, dat de e-mail bij de ontvanger er anders uit kan zien door software en instellingen van de ontvanger;

• de vorm van een bericht niet afhankelijk moet zijn van speciale effecten als lettertypen, vet, cursief en kleur, omdat deze niet altijd overkomen;

• in zakelijke e-mailcorrespondentie geen gebruik moet worden gemaakt van smileys of emoticons;

• er in een e-mailbericht altijd rekening moet worden gehouden met het feit, dat een bericht kan worden doorgestuurd, dus dat zo’n bericht zich wellicht niet leent voor erg persoonlijke informatie;

• er zorgvuldig moet worden omgegaan met de keuze van de geadresseerden en de functie reply to all.

9.3 Brieven

Ondanks de vele voordelen van e-mail blijft de brief toch een belangrijk communicatiemiddel tussen en binnen organisaties, omdat een brief een speciale status heeft en een bijzondere juridische waarde. Er bestaan vele soorten brieven.

Brieven zij op conventionele wijze opgebouwd uit een adressering, een aanhef, de tekst van de brief en een ondertekening.

Wanneer en brief wordt geschreven naar een persoon op een zakenadres, dat moet eerst de bedrijfsnaam worden genoemd en daarna ‘t.a.v.’ met de naam en functie van de geadresseerde. Gebruik de aanduiding ‘de heer’ of ‘mevrouw’ met eventuele academische titels. De adressering komt linksboven op de brief.

Boven de eigenlijke brief staan nog de volgende administratieve gegevens:

• Onderwerp/Betreft,

• Nummer/Kenmerk,

• Cc,

• Bijlage(n),

• Plaats/datum.

Boven de eigenlijke brief staat altijd een groet aan de lezer, de aanhef, waarbij

• zo neutraal mogelijke aansprekingen moeten worden gebruikt, zonder functies, rangen of standen;

• het geslacht van de aangeschrevene in het midden moet worden gelaten, wanneer dit onbekend is;

• het gebruik van de voornaam alleen geschikt is, wanneer de geadresseerde altijd wordt aangesproken met de naam en de brief niet officieel is;

• soms een instantie in zijn geheel kan worden aangesproken (‘Geachte commissie’) en soms de leden ervan (Dames en Heren);

• in circulaires de groep lezers wordt aangesproken in plaats van het gebruik van het ouderwetse ‘L.S.’.

• in sommige organisaties de aanhef wordt weggelaten.

Brieven worden afgesloten met de slotformule Hoogachtend of Met vriendelijke groet, met daarachter een komma en de ondertekening. Onder de slotformule komt de handtekening met daaronder naam, adres en eventueel telefoonnummer of e-mailadres.

Veel organisaties hebben voor de opmaak van brieven een huisstijl. Bij brieven van twee of meer pagina’s moet vanaf het tweede vel bovenaan (midden of rechts) een paginanummer worden gezet en de tekst moet evenwichtig worden verdeeld over de pagina’s.

Wat betreft de uiterlijke afwerking van zakelijke brieven gelden de volgende richtlijnen:

• Gebruik wit papier op A4-formaat;

• Gebruik ruime marges;

• Zorg, dat de brief een verzorgde indruk maakt, zonder spel- en typefouten, kreukels, doorhalingen, enzovoort.

In veel organisaties zijn er huisstijlafspraken voor de uitgaande brieven en soms zelfs gestandaardiseerde correspondentie.

9.4 Sollicitatiebrieven

Er bestaan twee soorten sollicitaties, namelijk een reactie op een vacature en een open sollicitatie. In een goede sollicitatiebrief heeft de afzender niet alleen iets te vragen, namelijk de baan, maar ook iets te bieden, namelijk zichzelf.

Het schrijven van een sollicitatiebrief begint met een oriëntatie op de organisatie. Ook moet nauwkeurig worden nagegaan, aan wie de brief moet worden geschreven. Een sollicitatiebrief wordt geschreven met het doel, uitgenodigd te worden voor een sollicitatiegesprek. In de brief moeten vooral feiten staan, waaruit blijkt, dat de schrijver voldoet aan de functie-eisen en wellicht op meer punten interessant is voor de organisatie.

Bij de sollicitatiebrief, die vooral persuasief is, hoort ook een curriculum vitae, dat vooral informatief is en waarin puntsgewijs alle gegevens over iemand staan, die voor de organisatie van belang kunnen zijn.

Bij digitale correspondentie is het het beste, om de brief en het curriculum vitae allebei als bijlage mee te sturen, omdat zo de opbouw behouden blijft.

Een sollicitatiebrief moet altijd op dezelfde manier worden opgebouwd:

• In de eerste zinnen wordt aangeven, dat er gesolliciteerd wordt en wordt vaak verwezen naar de vacaturetekst.

• In het middenstuk wordt eerst vermeld, waarom er gesolliciteerd wordt naar de betreffende baan.

• In het tweede deel van het middenstuk komt de informatie, waaruit blijkt, waarom de kandidaat geschikt is voor de functie.

• De brief wordt afgesloten met het uitspreken van de hoop uitgenodigd te worden voor een gesprek.

Hoewel originaliteit in sollicitatiebrieven positief kan werken, moet de stijl van de brief wel aansluiten bij de stijl van de vacaturetekst.

Een curriculum vitae geeft op overzichtelijke wijze alle voor de functie relevante informatie over de schrijver van een sollicitatiebrief. Zo’n cv moet de volgende informatie bevatten:

• Een kopje “Persoonlijke gegevens’’ met daaronder vermeld:

• naam;

• voornamen;

• adres;

• postcode en woonplaats;

• telefoonnummer;

• e-mailadres;

• geboortedatum en –plaats;

• indien relevant burgerlijke staat en godsdienstige overtuiging;

• Een kopje “Opleidingsgegevens” met daarbij de gevolgde opleidingen met jaartallen, richtingen en diploma’s;

• Een kopje “Ervaring” met de vervulde functies en de name van bedrijven en instellingen;

• Een kopje “Diversen”, met publicaties en eventueel referenties.

Hoofdstuk 10 Het geven van mondelinge presentaties

Een goede voorbereiding is belangrijk bij spreken in het openbaar, ook tegen eventuele spreekangst.

10.1 Oriëntatie

Omdat luisteraars naar een presentatie niet, zoals lezers van een tekst kunnen terugbladeren, is het van belang, om een goede structuur aan te brengen in de presentatie. Ook is het belangrijk, om voortdurend de aandacht van het publiek vast te houden. Omdat mensen slechts zo’n tien minuten achter elkaar intensief kunnen luisteren, is het ook een goed ritme van belang: een afwisseling tussen momenten met een hoge intensiteit van informatie en meer ontspannen momenten.

Voor presentaties geldt, dat zij dezelfde zenderdoelen kunnen hebben als geschreven teksten (informatief, instructief, persuasief, motiverend en affectief), maar daarbij zijn presentaties minder geschikt voor het overbrengen van veel gedetailleerde informatie, omdat de presentatie vaak te kort is en de luisteraar vaak niet alles in één keer kan onthouden en omdat presentaties ook niet geschikt zijn voor het overbrengen van instructies voor complexe taken, omdat er een grote kans is, dat de luisteraar het niet foutloos onthoudt.

Daartegenover zijn presentaties wel zeer geschikt voor persuasieve, motiverende en affectieve doelen. Ze zijn namelijk zeer geschikt om

• belangstelling op te wekken;

• publieksmeningen te beïnvloeden;

• gedragsintenties te beïnvloeden;

• discussies over een onderwerp te bevorderen.

Zo’n presentatie wordt altijd gehouden in een specifieke situatie, waar de spreker zich ook aan moet aanpassen. Zo is de aanleiding van de presentatie belangrijk, net als het aantal toehoorders, de grootte en indeling van de ruimte waar de presentatie gegeven wordt en het tijdstip waarop de presentatie gegeven wordt.

10.2 Voorbereiden van een presentatie: de inhoud, de structuur en de vormgeving

Presentaties kunnen goed worden ondersteund met PowerPoint. Voor het maken van een presentatie gelden, net als voor het schrijven van een tekst, de volgende regels:

• Er moet gefaseerd gewerkt worden, waarbij eerst op de grote lijn wordt gelet en dan pas op details en afwerking;

• De communicatieve doelen voor de presentatie moeten duidelijk geformuleerd worden (vooral overtuigend, motiverend en affectief en minder informatief en instructief);

• Er moet toch ook worden gekeken naar wat bereikt moet worden op expressief en relationeel gebied;

• Er moet een geschikt perspectief en een geschikte structuur worden gekozen voor de presentatie.

In PowerPoint moet eigenlijk een soort bouwplan van de presentatie worden gemaakt, met in zes à zeven dia’s de hoofdlijnen van de presentatie.

Met de inleiding moet de spreker het publiek aan het luisteren krijgen. Daarbij zijn de elementen aandacht, ethos en vooruitblik van belang. Zo moet eerst de aandacht van het publiek worden getrokken met een goede opening, bijvoorbeeld in de vorm van

• een vraag waarop het publiek moet antwoorden door het opsteken van de hand;

• een kort betoog, waarin wordt aangetoond, hoe belangrijk het onderwerp van de presentatie is;

• iets verhalends, zoals een anekdote, een televisie-uitzending of een nieuwsbericht;

• een terugverwijzing naar de geschiedenis;

• een pakkende oneliner;

• beeld- of geluidseffecten;

• humor, eventueel in combinatie met bovenstaande strategieën.

In de inleiding moet ook de waardering van de lezer voor de spreker worden gewekt. Een sympathieke spreker krijgt namelijk meer aandacht en wordt eerder serieus genomen dn een spreker die geen sympathie heeft. Een spreker die al bekend is bij het publiek, heeft al een zekere ethos, dat hij nog kan proberen te versterken en onbekende sprekers moeten dat ethos tijdens de presentatie zien te verwerven met deskundigheid, welwillendheid en eerlijkheid. Indirecte aanduiding van het ethos is vaak nog effectiever voor het opwekken van waardering bij het publiek, zoals het benadrukken van de verwantschap tussen publiek en spreker, het benadrukken van de eigen welwillendheid door de spreker en het benadrukken van de eerlijkheid van de spreker. Vaak levert een indirecte aanduiding van het ethos de meeste waardering op van het publiek, zoals het benadrukken van de verwantschap tussen spreker en luisteraar, het vleien van het publiek of het bedanken van het publiek.

Om te zorgen, dat de luisteraars de grote lijn in een presentatie goed kunnen blijven volgen, is het van belang, om in de inleiding van een presentatie een vooruitblik te geven. Het kan goed zijn, om die opening uit te schrijven, omdat de inleiding cruciaal is voor de aandacht, welwillendheid en het begrip van het publiek en omdat de spreker nog op gang moet komen tijdens die inleiding en de tekst dan als vangnet dient.

Na de opening en vooruitblik wordt het eigenlijke verhaal gepresenteerd. Om te zorgen, dat het publiek de presentatie goed kan blijven volgen, moet met duidelijke overgangsmomenten worden aangegeven, wanneer een onderdeel van de presentatie wordt afgerond en er een nieuw onderdeel begint. Zulke overgangsmomenten bevatten in principe de elementen ‘samenvattende terugblik’ en ‘vooruitblik’. In die samenvattende terugblik worden de hoofdpunten van het voorafgaande deel van de presentatie besproken en in een vooruitblik wordt een volgende deel van de presentatie aangekondigd.

Aan een goede presentatie worden de volgende eisen gesteld:

• Er moet gebruik gemaakt worden van korte zinnen;

• Er moet niet al te precies worden omgegaan met cijfers;

• Informatie moet stap voor stap worden gegeven;

• Er moet gebruik worden gemaakt van spreektaal.

Met een goede structuur en duidelijke formuleringen komt een boodschap al goed over bij het publiek. Door het gebruik van enkele retorische middelen, kan er ook worden gezorgd, dat het publiek enthousiast wordt over de presentatie, zoals

• rijm en ritme, die een zekere gedragenheid geven aan de presentatie;

• tegenstellingen, die de presentatie spannender maken;

• beeldspraak en metaforen, die de presentatie op een hoger plan kunnen brengen;

• herhaling en parallellie, die emoties op kunnen roepen;

• (retorische) vragen, die voor een moment van extra aandacht en spanning bij het publiek zorgen;

• drieslagen, die de overtuigingskracht vergroten.

Een pakkend slot van een presentatie zorgt ervoor, dat de informatie uit de presentatie blijft hangen bij het publiek. Een goed afsluiting bevat altijd een samenvatting, een conclusie en een uitsmijter. In de afsluiting van een presentatie hoort ook nog de vraag om reacties, bijvoorbeeld door aan te geven, wat eventuele vraag- en discussiepunten zijn.

Digitale dia’s kunnen beter niet worden gebruikt bij gelegenheidstoespraken, wervende presentaties en presentaties op locaties, waar de gebruikte dia’s slecht tot hun recht komen.

Wanneer iemand wel gebruik gaat maken van digitale dia’s bij een presentatie, dan kan hij dit doen met een presentatieprogramma. In zo’n presentatieprogramma wordt een sjabloon voor de dia’s gebruikt: dezelfde opmaak, lettertypen, kleuren en eventueel huisstijl- of sierelementen. Bij het kiezen van zo’n sjabloon is het van belang, om

• te kiezen voor een rustig sjabloon;

• te zorgen voor voldoende contrast tussen letters en achtergrond;

• te kiezen voor een rustig, zakelijk (bij voorkeur schreefloos) lettertype;

• te zorgen voor voldoende grote letters (lettergrootte 18 of 20).

Voor een goede presentatie moet er ook gebruik worden gemaakt van goede koppen. Goede koppen zijn woorden, die de functie van de hele alinea aangeven, korte vragen of korte zinnen waarin de kern van de boodschap wordt samengevat. Ook kan in een voortgangsbalk worden weergegeven, met welk onderdeel waar de spreker bezig is.

Wanneer er een opsomming wordt gebruikt in en presentatie, dan moet die voldoen aan de volgende regels:

• De titel moet worden gebruikt als overkoepelende term, die laat zien, wat er opgesomd wordt;

• De leden van de opsomming moeten allemaal op dezelfde wijze worden geformuleerd;

• De leden van de opsomming moeten gelijkwaardig zijn;

• Herhaling van zinsdelen of woorden moet vermeden worden;

• De opsomming mag niet te lang zijn, het beste zo’n vijf tot zeven punten.

Tabellen kunnen worden gebruikt, om de inhoud van een boodschap beknopt, overzichtelijk en helder weer te geven.

Wanneer er tekst wordt gepresenteerd op dia’s, dan moeten in citaten alleen de echt relevante woorden en zinnen worden aangehaald en moet er telegramstijl worden gebruikt voor definities, hypothesen, enzovoort.

Voordelen aan afbeeldingen boven opsommingen zijn, dat ze meer aandacht krijgen en beter blijven hangen. Er zijn verschillende soorten afbeeldingen te gebruiken in presentaties, zoals schema’s, tekeningen, foto’s en cartoons. Deze afbeeldingen moeten wel eenvoudig zijn, omdat de toehoorders ook nog naar de spreker moeten luisteren en ingewikkelde afbeeldingen vanaf de laatste rijen vaak niet in detail te zien zijn.

In veel presentatieprogramma’s zijn veel voorbeelden van plaatjes te vinden, net als op het internet.

Naast afbeeldingen kunnen ook animaties, geluidsfragmenten, filmpjes of hyperlinks worden gebruikt, om een presentatie te verlevendigen. Deze moeten wel zoveel mogelijk worden geïntegreerd in het presentatieprogramma. Ook moet altijd vooraf worden getest, of alle extra’s goed werken met de aanwezige apparatuur en moet worden gecontroleerd, of het geluid niet te hard of zacht is. Verder moet er ook een alternatief zijn voor als er iets misgaat met de apparatuur.

Daarnaast moet worden onthouden, dat alle afbeeldingen en multimediatoepassingen kunnen helpen om aandacht te trekken, om de presentatie afwisselend te houden en om zaken extra te verduidelijken, maar dat ze ondersteunend moeten blijven.

Een ander hulpmiddel ter ondersteuning van een presentatie is het uitdelen van hand-outs met illustraties en voorbeeldteksten. Het voor de presentatie al uitdelen van zo’n hand-out heeft als de volgende nadelen:

• Wanneer u besluit om dia’s over te slaan, dan valt dit gelijk op;

• Het publiek kan niet meer verrast worden, zodat een grappige dia ook stuk minder grappig is, omdat men die ziet aankomen;

• Het publiek zou alleen kunnen onthouden, wat op de hand-out staat en niet wat er verder verteld is.

Ook met een flip-over of een bord kan een presentatie worden ondersteund. Dit is vooral geschikt voor presentaties met participatie van het publiek en een niet te groet groep. Een risico daarbij is wel, dat het bord of de flip-over rommelig, onoverzichtelijk en onleesbaar wordt. Een nadeel van zowel het bord als de flip-over is, dat de spreker met zijn rug naar het publiek moet gaan staan.

De presentatie kan ook worden verlevendigd met het tonen van voorwerpen of het geven van en demonstratie.

10.3 De uitvoering van de presentatie

Bij het geven van een presentatie gebruikt bijna iedereen geschreven tekst als hulpmiddel. Daarbij wordt soms de heel tekst letterlijk voorgelezen en meestal een verhaal verteld aan de hand van notities. De letter van de tekst van deze notities moet groot genoeg zijn, zodat deze vanaf enige afstand kan worden gelezen en de vellen met notities moeten uiteraard in de goede volgorde liggen.

De presentatie hoeft niet helemaal in perfect Nederlands te worden gegeven, maar de kernzinnen in het betoog moeten wel helder over het voetlicht komen.

De overtuigingskracht van de presentatie lijdt onder een onzekere spreker, zeker wanneer die zich verontschuldigt voor van alles.

Vuistregels die in acht genomen kunnen worden met betrekking tot het vóórkomen, de houding en de gebaren van de spreker:

• De kleding moet bij de situatie passen en de spreker moet zich erin op zijn gemak voelen;

• Er moet goed gelet worden op accessoires;

• De spreker moet stevig gaan staan met de voeten iets uit elkaar;

• De spreker moet niet te statisch staan;

• Handen kunnen het beste in de applauspositie worden gehouden;

• Een lessenaar kan een letterlijke barrière vormen tussen een spreker en het publiek, zeker wanneer deze (krampachtig) wordt vastgehouden;

• De spreker moet alleen naar het scherm van de computer of notebook kijken om de dia’s in de gaten te houden of om het publiek te attenderen op datgene, wat erop te zien is;

• Op het papier kijken moet niet voortdurend gebeuren;

• Maak zoveel mogelijk oogcontact met het publiek.

Wat betreft het stemgebruik is het belangrijkste aandachtspunt afwisseling. Het volume moet voldoende zijn om goed verstaan te worden in de zaal, maar de spreker moet zichzelf niet overschreeuwen. Microfoongebruik moet altijd getest worden van tevoren. Bij rumoer kan de spreker beter om stilte vragen, zachter gaan praten of een stilte laten vallen dan overschreeuwen. Ook moet de spreker langzamer praten dan hij gewend is en af-en-toe een stilte laten vallen.

Tijdens de presentatie moet de spreker signalen van het publiek herkennen en erop reageren.

Na de presentatie krijgt het publiek vaak de gelegenheid om vragen de stellen aan de spreker. Zo’n vraag-en-antwoordsessie moet goed geregisseerd worden om succesvol te zijn. Zo moet het stellen van vragen worden uitgesteld tot het einde van de presentatie. Ook moet de spreker van tevoren bedenken, welke vragen er zullen komen na de presentatie, door na te gaan, wat de zwakke punten in het betoog zijn, wat speciale interesses van het publiek zijn en welke elementen in het betoog aansluiten bij de actualiteit.

Ook moet worden voorkomen, dat een enkele vragensteller de sessie gaat domineren, door eerst te inventariseren, wie er vragen willen stellen met het opsteken van handen, door een betoog van een vragensteller af te kappen en door doorvragers af te remmen.

De vraag-en-antwoordsessie kan het beste worden afgerond na een echt strek antwoord.

Bij het beantwoorden van de vragen van de toehoorders moet er goed worden geluisterd naar de vragen. Wanneer nodig moet er ook worden gevraagd om verduidelijking. Ook moet er gelet worden op de expressieve, relationele en appellerende aspecten van vragen die puur referentieel lijken te zijn. Het kan handig zijn om de vraag te herhalen, want zo wordt gecontroleerd of de vraag goed begrepen is, verzekert de spreker er zich van, dat de rest van het publiek de vraag gehoord heeft en wint de spreker tijd om na te denken over het antwoord.

Bij het geven van antwoorden is het van belang, om dat beknopt te doen. Bij een confronterende vraag, bedoeld om de spreker onderuit te halen, kan de confrontatie het beste worden gemeden, door

• te vragen naar de achtergronden van de vraag of naar argumenten;

• de eigen onzekerheid te onderkennen;

• een uitsteltechniek te gebruiken;

• de vraag naar anderen door te spelen.

Wanneer u het antwoord niet weet, kunt u dat het beste erkennen en

• vragen of iemand in de zaal het antwoord weet;

• een suggestie doen, waar de vragensteller het antwoord wel zou kunnen vinden;

• een belofte doen.

Hoofdstuk 11 Het voeren van gesprekken

Zakelijke gesprekken verschillen van alledaagse gesprekken op de volgende punten:

• In zakelijke gesprekken wordt er altijd gecommuniceerd in, met of voor een organisatie;

• Zakelijke gesprekken hebben altijd een zakelijk doel, zoals het overdragen van informatie, het oplossen van problemen, advisering of beoordeling.

• Zakelijke gesprekken vinden plaats op afspraak, zodat de deelnemers er zich op kunnen voorbereiden;

• Zakelijke gesprekken kennen vaste rollen van de deelnemers.

In gesprekken staat altijd interactie centraal. Uitingen worden over en weer uitgewisseld door de deelnemers, die afwisselend zender en ontvanger zijn. Omdat beide gesprekspartners samen het verloop van het gesprek bepalen, is het niet gemakkelijk om een gesprek systematisch te plannen en te voeren.

11.1 Een gesprek voorbereiden

Een gesprek bestaat uit onderdelen. Deze onderdelen zijn moeilijk precies te plannen, omdat nooit exact valt te voorzien, wat er gaat gebeuren, omdat dit afhankelijk is van de gesprekspartner. Vanwege deze onvoorspelbaarheid is een goede voorbereiding van een gesprek erg belangrijk.

Daarbij moet er een oriëntatie op het gesprek plaatsvinden, waarin wordt vastgesteld, wat er bereikt moet worden met het gesprek, zowel door de zender als door de ontvanger.

Om een inschatting te maken van de gesprekspartner is het verstandig, om zich vooraf in de ander en zijn doelen te verplaatsen en om zichzelf eens door de ogen van de gesprekspartner te bekijken, om in te schatten of de gespreksdoelen van de ander identiek, complementair, uiteenlopend of tegengesteld zijn.

Bij de voorbereiding van het gesprek is het ook nuttig, om stil te staan bij de tijdsduur, plaats, vertrouwelijkheid en de verslaglegging van het gesprek.

Ook al valt het verloop van een gesprek moeilijk te voorspellen, toch is het mogelijk om zich te oriënteren op een mogelijk geschikte gespreksstructuur, zodar er invloed kan worden uitgeoefend op de structuur van het gesprek. Door zo´n oriëntatie wordt de gespreksdeelnemer minder overvallen en kan hij beter anticiperen op het gesprek. Bij de oriëntatie moet worden nagegaan, of het gesprek te typeren valt als een standaard gespreksituatie, of dat het er op lijkt, of dat één van de vaste gespreksstructuren een goede basis vormt voor het faseren van het gesprek.

Ook op de inhoud van een gesprek kan ene gesprekspartner zich voorbereiden, door informatie op te zoeken, argumenten voor standpunten op een rij te zetten en door alvast de argumenten van de tegenstander te bedenken en hierop een reactie te formuleren. Daarnaast is ook het maken van aantekeningen aan te bevelen. De deelnemers moeten zich niet alleen voorbereiden op het gesprek, maar ook op de inleiding en afsluiting (social talk aan het begin, afspraken die gemaakt moet worden aan het einde).

Hoewel zakelijke gesprekken messtal onpersoonlijk zijn, kunnen een goede sfeer en persoonlijke aandacht er wel onderdeel van uitmaken. Zo´n gesprek is dan hard op de zaak, maar zacht op de persoon.

Voor een zakelijk gesprek is een goede voorbereiding noodzakelijk, zowel strategisch (oriëntatie op het doel en de gesprekspartner) als inhoudelijk en mentaal. Daarom moet bij het maken van een afspraak voldoende voorbereidingstijd worden ingepland. Een goede afspraak bevat de elementen datum/tijdstip, plaats, duur en doel.

11.2 Het gespreksverloop

De inleiding van een gesprek kan de elementen opening, doelaanduiding, vooruitblik en bespreking van de randvoorwaarden bevatten.

Zo begint een gesprek bijna nooit met het eigenlijke onderwerp, maar meestal met een opening in de vorm van social talk. Tijdens deze opening wordt meestal wel duidelijk, wie het initiatief in het gesprek heeft. Voor een efficiënt verloop van het gesprek is het daarna van belang, dat de gesprekspartners elkaars gespreksdoelen leren kennen. In het geval van een verborgen agenda van het gesprek, kan al te veel helderheid over die doelen juist tegenstellingen aanwakkeren en de kans op succes doen afnemen. Wanneer het doel van het gesprek duidelijk is, dan kan het verstandig zijn, om alvast de globale structuur van het gesprek te bespreken. Ook moeten tijdens de inleidende fase van het gesprek afspraken gemaakt worden over randvoorwaarden als de tijd, het maken van een eventueel gespreksverslag, wie daarvan een afschrift krijgt, enzovoort.

Verder is het verstandig, om van tevoren na te denken over de inhoud en structuur van de kern van het gesprek.

Tijdens de afsluiting van een gesprek wordt het gesprek samengevat en worden er vervolgafspraken gemaakt of bekrachtigd, eventueel gecombineerd met social talk. Bij het maken van zo´n samenvatting kunnen de beide gesprekspartners andere accenten leggen en daarom is het goed, om ruimte te laten voor correcties en aanvullingen. Daarna worden er meestal concrete vervolgafspraken gemaakt of samengevat uit voorgaande delen van het gesprek.

Na het eigenlijke gesprek is het houden van enige social talk goed voor de onderlinge verhoudingen. De goede sfeer kan daarna worden bevestigd in de wijze van afscheid nemen.

11.3 De kern van het gesprek

Voor het structureren van de kern van een gesprek bestaan ook verschillende gespreksstructuren. Zulke vaste structuren worden gebruikt.om de kern van gesprekken goed te laten verlopen. Daarbij leiden de hoofdvragen uit zo´n vaste gespreksstructuur vaak tot een bepaalde taakverdeling in een gesprek.

Zo zijn er in een sollicitatiegesprek de rollen van de sollicitant en de personeelsmedewerker, die verschillende doelen hebben. In een opdrachtgesprek proberen de opdrachtgever en de opdrachtnemer het eens te worden over de inhoud en planning van een opdracht. Daarbij heeft in het begin de opdrachtgever het initiatief en later in het gesprek steeds meer de opdrachtnemer. Bij een functioneringsgesprek en een beoordelingsgesprek staat het functioneren van een medewerker centraal. Zulke gesprekken worden meestal gevoerd door een leidinggevende en een medewerker.

In het functioneringsgesprek hebben de gespreksdeelnemers vooral het doel, om samen problemen op te lossen en worden zowel de belangen van de organisatie als de belangen van de medewerker gediend. Daarbij moeten problemen en wensen kernachtig worden omschreven en negatieve formuleringen worden vermeden. Later in het gesprek komen eerst de wensen en problemen van de medewerker aan de orde en pas later die van de leidinggevende. Daarbij moet er niet alleen kritiek worden geleverd, maar ook melding worden gemaakt van positieve zaken.

In een beoordelingsgesprek wordt er door de leidinggevende een oordeel gegeven over de prestaties van een werknemer, dus niet alleen over hoe die functioneert, maar ook over het feit, of de medewerker aan gestelde criteria heeft voldaan. Omdat zo´n beoordelingsgesprek meestal wordt gevoerd vanuit het perspectief van de organisatie, is er hierbij minder sprake van een tweerichtingsverkeer.

In een onderzoeksinterview, veelal gebruikt bij kwalitatief onderzoek, is het verkrijgen van informatie de belangrijkste taak van één van de gespreksdeelnemers. Bij het uitvoeren van zo´n onderzoeksinterview is een grondige voorbereiding van belang. Daarbij moet er eerst een globaal interviewschema worden opgesteld met als uitgangspunt de onderzoeksvraag.

Bij zo´n interview is een opening met social talk van belang, zodat de geïnterviewde zich op zijn gemak voelt. Ook is het van belang, dat de interviewer de geïnterviewde zo min mogelijk beïnvloedt. Daarvoor moeten de interviewer en de geïnterviewde beide goed weten waar ze aan toe zijn door een goede inleiding met opening, doelaanduiding, vooruitblik en randvoorwaarden. Ook moet de functie van het interview in het geheel van het onderzoek worden verteld. Na de inleiding begint het eigenlijke interview met gemakkelijk te beantwoorden vragen over feiten. Daarna moet het thema worden aangesneden met een open vraag. Daarna moet er worden doorgegaan op de onderwerpen die de geïnterviewde zelf aandraagt. Met verdiepingsvragen moet een steeds gedetailleerder beeld worden verkregen, tot er voldoende informatie is verzameld (fuikprincipe). Het interview moet worden afgesloten met:

• een aankondiging van het einde van het interview;

• een totaaloverzicht van de samenvattingen met een conclusie;

• de vraag, of de deelnemer het uitgewerkte interview nog wil zien voordat dit wordt meegenomen in het onderzoek;

• de afspraak, wanneer de geïnterviewde het onderzoeksrapport tegemoet kan zien;

• het bedanken van de geïnterviewde;

• een kort nagesprek.

In een adviesgesprek wordt iemand van advies voorzien om hem te helpen met een oplossing of om te helpen, zelf die oplossing te vinden. Daarbij is er meestal sprake van een adviseur en een adviesvrager. Drie soorten adviesgesprekken:

• een tell-and-sellgesprek, waarbij de spreker als expert een standaardadvies geeft bij een eenduidig, helder probleem. In zo’n gesprek zijn er verschillende fasen, waarbij verschillende vragen worden gesteld, en waarbij de adviseur en de adviesvrager verschillende rollen hebben:

• Zo wordt is de eerste fase van het gesprek voor de identificatie van het probleem van het probleem, met de hoofdvragen wat het probleem is, waarom het een probleem is, bij wie het probleem ligt en wat de gevolgen van het probleem zijn, waarbij de sprekers de rollen van adviseur die vragen stelt en een adviesvrager die informatie verstrekt hebben.

• In de tweede fase van het gesprek is er sprake van het formuleren van een advies, waarbij de vraag gesteld wordt, wat de oplossing voor het probleem is en de gesprekspartners de rollen van adviseur die informeert, argumenteert en overtuigt en adviesvrager die vragen stelt.

• In de derde fase van het gesprek is er sprake van een bespreking van een advies, waarbij de vragen worden gesteld, hoe het oordeel over het advies luidt en wat het vervolgtraject is door de adviseur, die vragen stelt en informeert en de adviesvrager, die een oordeel geeft.

Doordat de adviesgever tussentijdse samenvattingen geeft van zijn antwoorden, blijven adviesvrager en adviseur op één lijn. Meestal wordt het antwoord van de adviseur overgenomen, maar niet altijd. Voor het niet overnemen van de oplossing van de adviseur bij zo’n tell-and-sellgesprek zijn er twee oorzaken, namelijk dat het probleem zich niet leent voor een standaardoplossing of dat het probleem niet volledig helder is, waardoor de oplossing voorbarig is.

• Een tell-and-listengesprek, waarbij de adviesvrager een probleem heeft, waarvoor geen pasklare oplossing bestaat. Meestal worden er door adviseur en adviesvrager een aantal oplossingen doorgenomen bij deze soort gesprekken, met daarbij de voor- en nadelen en wordt op basis daarvan een uiteindelijk advies geformuleerd door de adviseur. Tell-and-listenadvies beslaat meestal meerdere gesprekken. In een tell-and-listengesprek kunnen de volgende fases worden onderscheiden:

• identificatie van het probleem, waarbij de hoofdvragen, wat het probleem is, waarom het een probleem is of wat de gevolgen van het probleem zijn, bij wie het probleem ligt en wat de oorzaken van het probleem zijn, waarbij de adviseur vragen stelt, doorvraagt en samenvat en de adviesvrager informatie verstrekt.

• formulering van het probleem, met de hoofdvragen wat de mogelijke oplossingen zijn en welke oplossingen in aanmerking komen voor het uiteindelijke adviezen waarbij de adviseur informeert en gericht vraagt naar meningen en de adviesvrager luistert, zijn oordeel vormt, reageert op oplossingen en argumenteert.

• bespreking van de oplossingen, waarbij de hoofdvraag wordt gesteld, welke voor- en nadelen er zijn aan elke oplossing en waarbij de adviseur oplossingen bespreekt, vragen stelt, argumenteert en samenvat.

• formulering van advies, waarbij de hoofdvragen kunnen worden gesteld, wat het advies is, hoe het oordeel over het advies luidt en wat het vervolgtraject is, waarbij de adviseur samenvat, advies presenteert en de adviesvrager reageert op het advies.

• Dilemma-counselinggesprek, waarbij de adviesvrager met een dilemma zit en de adviseur eerst helpt met het verhelderen van het probleem, alvorens te helpen bij het vinden van een oplossing. In een dilemma-counselinggesprek worden de volgende fasen onderscheiden:

• Verheldering van het probleem, met als hoofdvragen, wat de huidige situatie is, waarom die situatie problematisch is, waar het dilemma uit bestaat en uit welke adviezen de adviesvrager kan kiezen, waarbij de adviseur vragen stelt, doorvraagt, samenvat en een conclusie geeft en de adviesvrager informatie verstrekt.

• Het opstellen van een actieplan, met de hoofdvragen, wat de adviesvrager kan doen en hoe een mogelijk adviestraject eruitziet en waarbij de adviseur informeert, argumenteert en vragen stelt en de adviesvrager luistert, een oordeel vormt en reageert op een actieplan.

Bij het presenteren van het uiteindelijke advies moet er op worden gelet, dat de belangrijkste adviezen als eerste worden geformuleerd (behalve wanneer de volgorde van de adviezen van belang is) en moet de formulering worden aangepast aan de functie van het gesprek.

11.4 Gespreksvaardigheden

Er zijn verschillende vaardigheden die in gesprekken kunnen worden toegepast met bepaalde technieken:

• Structureren, door het gesprek in te leiden, door overgangen te markeren, door de structuur te corrigeren en door samen te vatten.

• Stimuleren van de gesprekspartner,

• door het belang en het doel van het gesprek aan te geven;

• door vragen te stellen (open vragen die met een vraagwoord beginnen

om de gesprekspartner zelf veel te laten vertellen, om interesse te

tonen in de meningen of ervaringen van de gesprekspartner of

wanneer nog niet helemaal duidelijk is, wat er precies speelt en

gesloten vragen, waar alleen met ‘ja’ of ’nee’ kan worden geantwoord

voor het bevragen van feitelijke informatie);

• door woorden van de gesprekspartner te herhalen;

• door de woorden van de gesprekspartner samen te vatten of te

parafraseren;

• door het geven van korte, bemoedigende reacties;

• door het laten vallen van een stilte;

• door het vertonen van stimulerend non-verbaal gedrag;

• door door te vragen.

• Overtuigen en motiveren,

• door te informeren en te argumenteren, waarbij beter drie sterke dan zes zwakke argumenten kunnen worden gegeven, er moet worden geëindigd met het sterkste argument en er al rekening moet worden gehouden met mogelijke tegenargumentatie van de gesprekspartner. Ook moeten de argumenten goed gepresenteerd worden, waarbij de spreker moet laten merken, dat hij zelf gelooft in de argumenten, de spreker waar mogelijk de stijlmiddelen uit paragraaf 4.3 gebruikt en waarbij het effectief kan zijn, om de gesprekspartner zelf argumenten aan te laten dragen met formuleringen als “Stel, dat we zeggen….” of “Laten we eens kijken, wat voor voordelen daaraan kunnen zitten…”;

• door te enthousiasmeren, waarbij de spreker levendig, concreet en coöperatief moet zijn.

• Reageren op standpunten, voorstellen en ideeën,

• door te informeren en te argumenteren. Daarbij moet de spreker wel:

• expliciet zijn;

• in de ik-vorm spreken;

• de kritiek richten op de inhoud en niet op de spreker;

• duidelijk maken, waarop hij precies reageert;

• de gesprekspartner kans geven op een weerwoord;

• begrip tonen voor het standpunt van zijn

gesprekspartner;

• door te reageren op kritiek. Daarbij moet de kritiek:

• rustig worden aangehoord;

• serieus worden genomen;

• inhoudelijk worden beantwoord;

• Reageren op gedrag:

• door standpunten te geven en te argumenteren. Daarbij moet de kritiek

• actueel zijn;

• gericht zijn op gedrag en niet op eigenschappen of

intenties;

• zich beperken tot veranderbaar gedrag;

• door een goede metacommunicatie;

• door tijd te winnen om de zaken helder op een rij te krijgen, door dit

expliciet naar voren te brengen.

Hoofdstuk 12 Vergaderingen

Een vergadering is een zakelijk groepsgesprek, waarbij er

• sprake is van een afgesproken tijdstip;

• er een agenda gebruikt wordt;

• er een verslag wordt gemaakt;

• er een vaste rolverdeling is tussen de aanwezigen (er zijn een voorzitter, een notulist en deelnemers);

• met een zekere regelmaat bij elkaar wordt gekomen.

12.1 Documenten bij een vergadering

Bij een vergadering worden meestal de volgende agendapunten behandeld:

• een agenda, waarin naast de besproken onderwerpen altijd worden behandeld:

• de opening en de agenda;

• de notulen van de vorige vergadering met de redactie van de notulen en vragen of opmerkingen naar aanleiding van de notulen;

• de ingekomen stukken;

• de mededelingen, eerst van de voorzitter en daarna van de andere deelnemers;

• wisselende agendapunten;

• wat verder ter tafel komt (w.v.t.t.k);

• rondvraag;

• sluiting.

Van de vergaderingen kunnen notulen worden gemaakt in de vorm van een woordelijk verslag of en beperkter verslag, zoals

• een besluitenlijst;

• een beknopt verslag;

• een uitvoerig verslag.

Voor welk type verslag er wordt gekozen, hangt af van het doel van het verslag:

• informatieverstrekking: een beknopt verslag is geschikt, een uitvoerig verslag minder geschikt en een besluitenlijst ongeschikt;

• vastlegging van standpunten: een uitvoerig verslag is geschikt, een beknopt verslag minder geschikt en een besluitenlijst ongeschikt;

• voortgangsbewaking: een besluitenlijst is geschikt, een uitvoerig verslag en een beknopt verslag zijn minder geschikt.

Ook kan een verslag van een vergadering een tussenvorm of een variant van deze typen zijn.

12.2 Het bespreken van de agendapunten in de vergadering

Bij het bespreken van de agendapunten in een vergadering worden de punten meestal ingeleid door de voorzitter, met in de inleiding:

• het doel en belang van het agendapunt;

• indien nodig achtergrondinformatie over het agendapunt;

• de structuur van de bespreking.

Het besluitvormende proces verloopt vervolgens in vier fasen:

• Beeld- en meningvormende fase, waarin een al te strakke structuur niet wenselijk is en waarin de deelnemers wat betreft de gespreksvaardigheden vooral informatie moeten geven, de eigen standpunten naar voren brengen om te overtuigen en te motiveren en adequaat reageren op standpunten van anderen.

• Commentariërende fase, waarin de deelnemers gezamenlijk een standpunt moeten gaan ontwikkelen. In deze fase wordt het te bespreken voorstel ingeleid met een presentatie voor de eigenlijke discussie, waarin duidelijk wordt, wat de belangrijkste punten van een vorstel zijn met daarna een vragenronde met informatieve vragen. De commentariërende fase kan worden doorlopen inde volgorde ‘eerst algemene opmerkingen, dan details’ of in de volgorde ‘eerst een inventariserende ronde en dan toespitsing op geschilpunten’.

De volgorde ‘eerst algemene opmerkingen, dan details’ heeft als voordelen,

• dat elke deelnemer de kans krijgt, om commentaar te geven;

• en dat de belangrijkste punten als eerst worden behandeld,

maar als nadelen

• dat iedereen zich verplicht kan voelen om iets te zeggen;

• dat de commentaren van de deelnemers qua onderwerp erg uit elkaar kunnen lopen;

• dat de grens tussen algemene opmerkingen en detailkritiek niet erg duidelijk is.

De volgorde ‘eerst een inventariserende ronde en dan toespitsing op geschilpunten’ heeft als voordeel, dat iedereen evenveel tijd krijgt om iets te zeggen. Alles wordt samengevat door de voorzitter met de vragen waarover de sprekers het eens zijn en wat de geschilpunten zijn.

• Besluitvormende fase, waarin er verschillende manieren zijn, waarop een

meerderheid tot stand kan komen, namelijk unanimiteit, compromis en meerderheid. In deze fase wordt het voorstel waarover een besluit moet worden genomen eerst exact geformuleerd door de voorzitter. Daarna worden de verst strekkende voorstellen het eerst in stemming gebracht. Wanneer dat aangenomen wordt, komen de overige voorstellen niet meer in stemming en wanneer het wordt verworpen, wordt het verst strekkende voorstel van de overgebleven voorstellen in stemming gebracht, enzovoort. Daarbij kan er voor of tegen worden getemd, onthouding (niet stemmen) of blanco (geen mening). Na de stemming stelt de voorzitter expliciet de uitslag vast (aangenomen of verworpen).

In deze fase zijn er, naast het uitbrengen van de stem, nog twee vaardigheden voor het bereiken van doelen:

• Met een stemverklaring het standpunt nog eens onder woorden brengen;

• Met een stemverklaring uitleg geven bij de keuze die gemaakt gaat worden.

Een stemverklaring kan ook nog als doel hebben,

• de achterban te laten zien, dat aan de principes is vastgehouden;

• tegenstellingen van hun scherpe randjes te ontdoen.

• Planningsfase, waarin de vragen moeten worden beantwoord

• wie de taak op zich neemt;

• wat er precies moet gebeuren;

• waarom dit moet gebeuren;

• hoe de taak het beste kan worden aangepakt;

• welke middelen ter beschikking staan;

• wanneer de taak klaar moet zijn.

Wat betreft de gespreksvaardigheden in de planningsfase kan worden gesteld, dat duidelijk structureren en het tonen van enthousiasme van belang zijn.

12.3 Voor de vergadering

Voorafgaand aan de vergadering moeten de voorzitter en de deelnemers zich op verschillende wijzen voorbereiden. Zo moet de voorzitter

• zich oriënteren op de deelnemers aan de vergadering;

• ingekomen stukken selecteren en bepalen, hoe deze afgehandeld moeten worden;

• de agenda van de vergadering opstellen, waarbij de hij de globale inhoud en structuur van de vergadering bepaalt, hij zorgt dat de deelnemers tijdig beschikken over een convocatie (agenda en uitnodiging) voor de vergadering en hij ook de inhoud en de volgorde van de vergadering bepaalt. Op de agenda moet van ieder punt niet alleen een omschrijving worden genoteerd, maar van de wisselende punten ook

• welke stukken er nodig zijn voor het bespreken;

• het doel van de bespreking;

• welke personen aanwezig moeten zijn bij de bespreking;

• de tijd die voor de bespreking wordt uitgetrokken.

• de wisselende agendapunten voorstructureren, door een besprekingsschema te

maken, met daarin de verschillende fasen van de vergadering met daarbij

• aantekeningen voor de inleiding;

• aantekeningen voor de bespreking zelf;

• tijdsplanning per fase.

Ook moet de voorzitter het vergaderregelement kennen en de vergaderaccomodatie regelen. Bij het regelen van de vergaderaccomodatie moet er gelet worden op, dat het comfortabel vergaderen in de zaal, dat de stoelen en tafels niet te ver van elkaar staan, dat gewenste audiovisuele middelen voorhanden zijn en dat er consumpties zijn.

Met webcams en een beeldscherm kan ook een virtueel vergaderruimte worden gecreëerd.

Ook moeten er van tevoren afspraken worden gemaakt met een notulist.

De deelnemers aan de vergadering moeten zich erop voorbereiden op een vergadering door zich te oriënteren op de agenda van de vergadering

• door de vergaderstukken goed door te nemen;

• door het eigen standpunt te bepalen;

• door informatie te verzamelen.

De notulist bereidt zich voor op een vergadering door te bepalen,

• wat voor soort verslag er gewenst is;

• wie er deelnemen aan de vergadering;

• wat de belangrijkste punten van de vergadering worden (vaak af te leiden uit agenda en vergaderstukken);

• welke extra gegevens er moeten worden vermeld.

12.4 Tijdens de vergadering

Taken van de voorzitter tijdens een vergadering:

• Opening van de vergadering, waarbij aandacht wordt besteed aan het woord van welkomst aan de deelnemers en de agenda van de vergadering;

• Het structureren van de vergadering, met de technieken:

• besprekingen inleiden;

• vasthouden aan de structuur, met de technieken uit paragraaf 11.4. Speciaal in vergaderingen kan de voorzitter ook nog

• de woordenbrij van breedsprakige deelnemers verhelderen;

• Afdwalingen bijsturen;

• voorbarige opmerkingen opvangen;

• procedurekwesties oplossen.

• Spreekstructuur en de beurttoewijzingen in de gaten houden bij vergaderingen in een virtuele omgeving in verband met eventuele vertragingen tussen de bijdragen aan de vergadering.

• Ideeën en commentaren van deelnemers inventariseren en ordenen, door

• discussie uit te stellen;

• te zorgen, dat iedereen aan bod komt;

• ideeën die naar voren komen te noteren;

• ideeën te categoriseren.

Na inventarisatie van alle voorstellen, wanneer er kan worden gediscussieerd over voorstellen, dan kunnen er meningsverschillen ontstaan. De voorzitter kan hiermee omgaan, door in gespreksronden iedereen een kans te geven, om te zeggen wat hij wil en waar iedereen in een volgende ronde op kan reageren. De voorzitter kan degene die aangeven, iets te willen zeggen, aan het woord laten door beurten toe te wijzen. Op die manier moet gestreefd worden naar een compromis, waar een zo groot mogelijk deel van de groep kan instemmen. Soms ook moet besluitvorming worden uitgesteld tot een volgende bijeenkomst, zodat de voorzitter en alle deelnemers aan het gesprek alles nog eens goed kunnen overwegen.

Van de voorzitter wordt verder verwacht, dat hij de goede sfeer in een discussie bewaakt. Wanneer de discussie bijvoorbeeld stil valt, kan de voorzitter die weer aanzwengelen door vragen te stellen, samen te vatten, belangrijke punten te herhalen uit het betoog van een deelnemer, korte, bemoedigende uitingen te doen of stimulerend non-verbaal gedrag te vertonen. Expliciet beurten toewijzen aan gespreksdeelnemers wordt echter juist vaak als betuttelend ervaren.

Wanneer er onderhuidse conflicten spelen en deelnemers geëmotioneerd raken, moet de voorzitter overwegen, of de problemen wel of niet boven tafel worden gehaald. Deelnemers kunnen worden aangespoord, om hun gevoelens te uiten met de volgende technieken:

• Het uiten van gevoelens, waarmee de voorzitter

• Het geven van een reactie op het expressieve of relationele aspect van uitingen, bij voorkeur op vragende toon.

Wanneer de conflicten onbesproken blijven, kan de sfeer toch bewaakt worden door

• het samenvatten van de discussie met veel nadruk op het appellerende en referentiële aspect in plaats van op expressieve en relationele elementen;

• het aan het woord laten van verzoenende gespreksdeelnemers;

• het schorsen van de vergadering voor een pauze.

Wanneer de deelnemers de discussie niet meer serieus nemen, dan kan de voorzitter

• de deelnemers proberen te motiveren door te wijzen op het belang van de bijeenkomst;

• aangeven, dat hij efficiënter en effectiever dus formeler wil vergaderen;

• ronduit stellen, dat op die wijze doorgaan geen zin heeft;

• de discussie versnellen door de discussie samen te vatten met de constatering, dat een punt wel voldoende besproken is of gesloten vragen stellen, die de aandacht richten op bepaalde kwesties.

Ook de deelnemers aan een vergadering zijn verantwoordelijk voor de wijze waarop die verloopt. Zo moeten ze zelf ordevoorstellen over de voortgang van de vergadering doen, wanneer de voorzitter zich niet goed heeft voorbereid, wanneer de door de voorzitter voorgestelde structuur niet gewenst lijkt of wanneer er tijdens de vergadering wordt afgeweken van de structuur en de voorzitter dit niet lijkt op te merken.

Wanneer tijdens een discussie niet helemaal duidelijk wordt, hoe de bijdragen van de deelnemers met elkaar samenhangen, kunnen die deelnemers daar duidelijkheid over scheppen door in hun bijdragen de volgende elementen op te nemen:

• een aansluiting, waarin duidelijk wordt gemaakt, op wie er wordt gereageerd;

• een herhaling, waarin samenvattend of parafraserend de bijdrage waarop gereageerd wordt, wordt herhaald;

• een functie, waarin aangegeven wordt, hoe een bijdrage bedoeld is (als bijval, tegenwerping, antwoord, enzovoort);

• een inhoud, met daarin de eigenlijke bijdrage.

Bij een langere bijdrage kan het nuttig zijn, om de inhoud te structureren met signaalwoorden, zodat de toehoorders het betoog goed kunnen blijven volgen. Ook kunnen signaalwoorden ervoor zorgen, dat andere deelnemers niet het initiatief in een vergadering overnemen.

Ook is het belangrijk, om voldoende aandacht te besteden aan de sfeer in de groep tijdens de vergadering, door naar de deelnemers te luisteren, aandacht te tonen voor standpunten, gevoelens en ideeën van de anderen en door discussie vooral te voeren door het aandragen van argumenten en informatie.

De notulist bij een vergadering heeft een lastige taak en moet dus goed kunnen horen, wat er wordt gezegd. Daarbij is het van belang, dat

• de notulist op een goede plaats zit, bij voorkeur naast de voorzitter;

• de notulist vraagt, of een bijdrage herhaald kan worden, wanneer hij deze niet verstaan heeft;

• de notulist geen andere taken heeft.

Voor een uitvoerig verslag, een beknopt verslag of een besluitenlijst moeten verschillende soorten aantekeningen worden gemaakt. Zo moeten bij een uitvoerig verslag alle relevante bijdragen in een verkorte vorm worden weergegeven, dus moeten er uitvoerige aantekeningen worden gemaakt, het beste in een soort script in telegramstijl. In een beknopt verslag moet de grote lijn van de discussie worden genoteerd in plaats van de afzonderlijke bijdragen. Daarbij kunnen het best aantekeningen worden gemaakt in een tabel met de drie kolommen onderwerp, discussie en resultaat of in een tabel met de twee kolommen argumenten voor en argumenten tegen. Voor een verslag in de vorm van een besluitenlijst hoeven er pas aan het einde van de bijdragen aantekeningen te worden gemaakt. Hierbij kan het handig zijn, om te werken met de vier kolommen agendapunt, besluit, actie en actienemer.

12.5 Na afloop van de vergadering

Na de vergadering hebben de notulist, de voorzitter en de deelnemers nog het nodige werk te doen. Zo moet de notulist zijn aantekeningen natuurlijk liefst zo snel mogelijk uitwerken, omdat deze dan nog vers in het geheugen liggen. Ook moet hij er op letten,

• dat de informatie die bij elkaar hoort, ook bij elkaar staat;

• of er nog informatie moet worden toegevoegd;

• of er informatie kan worden weggelaten.

Bij het schrijven van een uitvoerig verslag heeft de notulist de taken samenvatten, structureren en herformuleren. Bij een uitvoerig verslag geeft de notulist de bijdragen van alle sprekers telkens verkort weer, waarbij korte interrupties, intermezzo’s, structurerende bijdragen van de voorzitter of andere leden, huishoudelijke punten, herhalingen en informatie, waarvan de spreker zelf al aangaf, dat die niet voor de notulen was (bijvoorbeeld vertrouwelijke informatie) worden weggelaten.

De informatie moet in een uitvoerig verslag in dezelfde volgorde worden weergegeven als tijdens de vergadering. Bij iedere nieuwe spreker begint een nieuwe alinea, die met de gemarkeerde (bijvoorbeeld onderstreepte) naam begint en de goed gestructureerde verslagen van de bijdragen van iedere spreker. Genomen besluiten moeten letterlijk geformuleerd worden en gemarkeerd in de tekst met een %-teken in de linkermarge.

In het uitvoerige verslag moet de spreektaal worden omgezet in schrijftaal, in correct Nederlands, met een beknopte formulering, in de tegenwoordige tijd, in de indirecte rede en met zegwerkwoorden als zeggen, dat… of voorstellen, om…

In een beknopt verslag wordt de essentie van de discussie weergegeven, dus vooral conclusies, voorstellen, argumenten, tegenargumenten, besluiten en afspraken. Ook bij een beknopt verslag moet de notulist samenvatten, structureren en herformuleren. Het samenvatten en structureren bij een beknopt verslag moet echter anders gedaan worden dan bij een uitvoerig verslag. Bij het samenvatten moet er namelijk meer worden weggelaten en dus worden min-of-meer vergelijkbare bijdragen van twee deelnemers slechts eenmaal genoteerd. Omdat in een beknopt verslag niet alle informatie hoeft worden weergegeven in de volgorde tijdens de discussie, kan de informatie beter in een logischere volgorde worden gezet. Voor de weergave van de wisselende agendapunten kan het beste per agendapunt een minibouwplan worden gemaakt, kan per punt worden uitgegaan van de vaste structuren en moet vervolgens worden geïnventariseerd, welke kernantwoorden er op de hoofdvragen zijn gegeven, om vervolgens het minibouwplan mee aan te vullen tot een kort bouwplan. Punten die niet het bouwplan staan, maar toch besproken moeten worden, moeten worden ingevoegd bij de hoofdvraag, waar ze het beste bij passen. Aan de hand van het zo verkregen bouwplan kan het verslag worden geschreven.

In een besluitenlijst vermeldt de notulist zo kort mogelijk de genomen besluiten en de gemaakte afspraken, eventueel met afspraken over de acties die moeten worden ondernomen. Dit mag in telegramstijl. Na de vergadering moet de voorzitter controle uitvoeren op het gemaakte verslag, op de toezending ervan en op de gemaakte afspraken.

Hoofdstuk 13 Veelvoorkomende problemen met spelling en leestekens

13.1 Werkwoordsvormen

• Vaak is niet te horen, of een werkwoordsvorm met een –dof –t moet worden geschreven, met –d of -dt, met –t of -tt, of met –d of –dd. Bij een werkwoord in de tegenwoordige tijd kan het helpen, om het werkwoord te vervangen door een werkwoord met een stam op een andere letter dan –d of –t. (Dus bij twijfel of het “hij beantwoord” of “hij beantwoordt” is, denken aan “hij zoent”).

• Voor het maken van de verleden tijd is het verschil tussen sterke en zwakke woorden van belang. Daarbij krijgen zwakke werkwoorden in de verleden tijd een uitgang –de((n) of –te(n) en krijgen sterke werkwoorden in de verleden tijd een andere klankvorm. (Dus “hij rekent” en “hij rekende” en “hij loopt” en “hij liep”).

• Wanneer een zwakwoord een stam heeft die eindigt op t,x,k,f,s,ch of p (“texfokschaap”), dan wordt de verleden tijd gevormd door –te of –ten achter de stam te plaatsen en wanneer de stam van het werkwoord op een klinker eindigt of op een medeklinker, die niet voorkomt in “texfokschaap”, dan wordt de verleden tijd gevormd door toevoeging van –de of –den aan de stam.

• Wanneer de verleden tijd eindigt op –de(n), dan eindigt het voltooid deelwoord op een –d en wanneer de verleden tijd eindigt op –te(n), dan eindigt het voltooid deelwoord op een –t. Daarbij moet goed worden opgelet, wat precies de stam van het werkwoord is.

• Bijvoeglijke naamwoorden die zijn afgeleid van een voltooid deelwoord krijgen één –d of –t, behalve wanneer de verdubbeling nodig is voor de uitspraak. (Dus “de verbrede weg” en “het bezette gebouw”)

• Bij zelfstandige naamwoorden die zijn afgeleid van bijvoeglijke naamwoorden op een –d of een –t wordt het bijvoeglijke naamwoord gevormd, door –te achter het originele bijvoeglijke naamwoord te zetten. (dus “grootte” en “breedte”)

• De gebiedende wijs wordt hetzelfde geschreven als de ik-vorm van het werkwoord, ook wanneer het werkwoord wederkerig is. Wanneer er echter nog een “zich” na het werkwoord komt, wordt het wel met –t op het einde geschreven.

13.2 Samenstellingen

Een samenstelling van twee zelfstandige naamwoorden wordt in principe altijd aan elkaar geschreven Met een koppelteken worden echter geschreven: samenstellingen,

• die zonder koppelteken verkeerd zouden uitgesproken zouden kunnen worden (dus “solo-optreden”)’;

• die zonder koppelteken niet goed te doorzien zijn;

• waarvan het eerste of tweede lid een getal, een letter, een afkorting of symbool is;

• waarvan de twee delen verwisselbaar zijn geschreven.

In een samenstelling wordt de klank e meestal als –en geschreven. Er wordt alleen een –e geschreven, wanneer

• het eerste deel geen meervoud heeft (dus “lentebries”);

• het eerste deel alleen een meervoud op –s heeft (dus “horlogemaker”);

• het eerste deel eindigt op een –e en zowel een meervoud op –s als op –n heeft (dus “groentewinkel”);

• het eerste deel van de samenstelling een versterkende betekenis heeft (dus “beretrots”);

• er sprake is van een “versteende”, niet te herkennen samenstelling (dus “elleboog”);

• het eerste deel verwijst naar een uniek persoon of een unieke zaak (dus “Koninginnedag”);

• het eerste deel een bijvoeglijke naamwoord is (dus “blindedarm”);

• het eerste deel een werkwoord is (dus “huilebalk”).

13.3 Alle(n), beide(n)

Woorden als alle(n), beide(n) en aanwezige(n) moeten met een –n erachter worden geschreven, wanneer een bijvoeglijk naamwoord zelfstandig wordt gebruikt ( “de aanwezigen”) of wanneer met een telwoord wordt verwezen naar personen (“sommigen”).

De slot-n moet worden weggelaten, wanneer een zelfstandig naamwoord zelfstandig gebruikt wordt (“Dat is een grote.”) of wanneer een telwoord niet verwijst naar personen.

De slot-n wordt wel gebruikt, wanneer er deels wordt verwezen personen en deels naar andere levende wezens of dingen.

13.4 Verkleinwoorden

Verkleinwoorden worden gevormd door –je erachter. Wanneer het zelfstandig naamwoord eindigt op een klinker, dan wordt het verkleinwoord op verschillende wijzen gevormd:

• Wanneer het grondwoord eindigt op –a, -o of –u, dan wordt het verkleinwoord gevormd door de klinker te verdubbelen en –tje toe te voegen (dus “fotootje”);

• Wanneer het grond eindigt op –i, dan wordt het verkleinwoord gevormd door het toevoegen van –ietje (dus “taxietje”);

• Wanneer een woord eindigt op een medeklinker en –y, dan wordt het verkleinwoord gevormd door toevoeging van –‘tje (dus “baby’tje”), wanneer er voor de –y geen klinker staat, dan wordt het verkleinwoord gevormd door toevoeging van –tje (dus “trolleytje”);

• Bij woorden uit het Frans die eindigen op een –e, die in het verkleinwoord niet te horen is, wordt de spelling van het laatste deel van het woord vernederlandst (dus “sardientje” en “doucheje”);

13.5 Woorden uit een vreemde taal in het Nederlands

Samenstellingen met één of meer delen uit een vreemde taal worden altijd aaneengeschreven (dus “sciencegebouw” en “onlinehelp”). Wanneer de samenstelling misverstanden op zou kunnen leveren bij aaneenschrijven, wordt een koppelteken geschreven. (“e-mail”).

Werkwoorden uit het Engels, die hier zeer zijn ingeburgerd worden vervoegd alsof het Nederlandse werkwoorden zijn. Daarbij moet steeds goed bepaald worden, wat de stam is.

13.6 Hoofdletters

Hoofdletters worden geschreven:

• aan het begin van een zin;

• aan het begin van een eigennaam;

• aan het begin van beide delen van een samengesteld, aardrijkskundige naam (dus “Zuid-Afrika” en “Zuid-Afrikaans”);

• bij voorvoegsel van achternamen, wanneer de voornaam ontbreekt;

• in samenstellingen met eigennamen, behalve wanneer het gaat om de uitvinder of ontdekker van een begrip;

• aan het begin van het eerste woord en alle zelfstandige en bijvoeglijke naamwoorden van een naam van een vereniging, instituut en dergelijke;

• aan het begin van namen van bevolkingsgroepen die zijn afgeleid van een aardrijkskundige naam;

• aan het begin van het eerste woord van de titels van liedjes, boeken enzovoort;

13.7 Trema’s

Trema’s worden geschreven:

• als er bij het lezen van een niet-samengesteld woord problemen kunnen ontstaan;

• als een letterwoord, dat gevormd is van de eerste letters van de beginletters van afzonderlijke woorden eindigt op een klinker, waarna nog een onzelfstandig achtervoegsel volgt (dus “havo’er”);

Trema’s worden niet geschreven:

• als er in een samenstelling de kans bestaat op verkeerde uitspraak (dan wordt het koppelteken gebruikt (dus “eende-ei”);

• als er geen risico bestaat op verkeerde uitspraak (zoals bij “buiig”);

• als de nieuwe lettergreep door afbreking op een nieuwe regel komt te staan (“be-

eindigen”).

13.8 Apostrof

Een apostrof wordt geschreven:

• in plaats van letters die weggevallen zijn in woorden (“Z’n auto”);

• bij bezitaanduidingen met eigennamen die eindigen op een sisklank (“Frans’ boek”)

• bij bezitaanduidingen en meervouden van woorden die eindigen op een klinker en waarbij er misverstanden kunnen ontstaan over de uitspraak;

• bij meervoudsvormen, afleidingen en vervoegingen van initiaalwoorden en van letterwoorden die eindigen op een klinker (“havo’s”, “havo’tje”).

Een apostrof wordt niet geschreven:

• als er geen misverstand kan zijn over de uitspraak (“cafés”);

• bij woorden die eindigen op een toonloze –e (“Annes werk”).

Hierbij is er een verschil tussen samenstellingen (met koppelteken of aan elkaar (“heao-docent”) en afleidingen (heao’er). Wanneer een woord dat begint met een losse letter, een initiaalwoord, een getal, een afkorting of een symbool nog wordt voorafgegaan door een voorvoegsel, dan moet na het voorvoegsel een koppelteken worden geschreven.

13.9 Het afbreken van woorden aan het einde van de regel

Woorden kunnen worden afgebroken na een lettergreep, maar

• samenstellingen moeten waar mogelijk worden afgebroken tussen de twee samenstellende delen;

• een woordafbreking mag niet als gevolg hebben, dat er maar één teken op de eerste of tweede regel van de afbreking komt te staan;

• lettercombinaties –nk en –ng mogen worden afgebroken tussen de twee letters, maar de lettercombinatie –ch moet altijd intact blijven;

• het trema in een woord moet worden weggelaten, als de letter waarop het staat aan het begin van de nieuwe regel komt te staan;

• wanneer een verkleinwoord met een apostrof wordt afgebroken na de letter met de apostrof, dan vervalt deze;

• Als bij een verkleinwoord het grondwoord wordt veranderd, dan wordt bij afbreken de schrijfwijze van het grondwoord gebruikt;

• Woorden uit het Engels, die in het Nederlands nog niet erg gebruikelijk zijn, worden afgebroken, zoals dit in het Engels hoort;

13.10 Het gebruik van komma’s

Voor het gebruik van komma’s bestaan geen officiële regels, naar er zijn wel algemeen geaccepteerde conventies:

• Zo wordt de komma in het algemeen geschreven, op plaatsen waar een pauze wordt gehoord bij hardop lezen.

• Ook kan het voor de begrijpelijkheid van een zin prettig zijn, om komma’s te plaatsen tussen werkwoordsvormen.

• Voor het voegwoord ‘en’ komt doorgaans geen komma. Alleen wanneer er misverstanden over de betekenis kunnen ontstaan, kan er toch een komma voor ‘en’ worden geplaatst.

• Wanneer een bijzin een nadere bijzonderheid of eigenschap van het besproken begrip geeft, is er sprake van een uitbreidende bijvoeglijke bijzin en móet er een komma voor de zin worden gezet; wanneer een bijzin het bereik van de hoofdzin beperkt tot een bepaalde groep, is er sprake van een beperkende bijvoeglijke bijzin en hoort er géén komma geplaatst te worden.

13.11 Het gebruik van de puntkomma

Aan het einde van een zin hoort in principe een punt, maar wanneer twee mededelende zinnen wel erg nauw bij elkaar horen, mag er ook een puntkomma tussen worden geschreven. De puntkomma wordt ook gebruikt als twee niet te lange zinnen bij elkaar horen en samen een geheel vormen ten opzichte van de rest van de tekst. De puntkomma wordt ook gebruikt bij een opsomming, waarvan de delen uit tamelijk lange elementen bestaan. Bij kortere opsommingelementen worden geen puntkomma’s maar komma’s gebruikt en wanneer de elementen erg kort zijn, kunnen die komma’s zelfs worden weggelaten.

13.12 Het gebruik van aanhalingstekens

Aanhalingstekens kunnen worden gebruikt om aan te geven, dat iemand letterlijk wordt geciteerd, dat een woord of woordgroep ironisch bedoeld is of dat de schrijver geen beter woord kon verzinnen. Bij citaten worden dubbele aanhalingstekens gebruikt, bij een citaat binnen een citaat komen er om het binnenste citaat enkele aanhalingstekens en om het buitenste dubbele. In principe begint een citaat altijd met een hoofdletter, behalve wanneer de eerste woorden ervan worden weggelaten. Een citaat eindigt altijd met het oorspronkelijke leesteken en pas daarna komt het aanhalingsteken. Bij een zin in omgekeerde volgorde vervalt het leesteken, behalve een vraagteken of uitroepteken.

Een ironisch bedoeld woord of een ironisch bedoelde woordgroep of een woord of woordgroep die wordt gebruikt bij gebrek aan beter wordt meestal tussen enkele aanhalingstekens geschreven.