In een professioneel gesprek is een observator iemand die aanwezig is bij het gesprek, maar niet actief deelneemt aan de discussie. De observator neemt waar wat er wordt gezegd en gedaan, en maakt aantekeningen om deze informatie later te gebruiken.

De rol van de observator kan verschillende doelen hebben. De observator kan bijvoorbeeld:

• Zorgen voor een objectieve verslaglegging van het gesprek.
• Noteren van belangrijke afspraken and actiepunten.
• Inzichten verschaffen in de interactie tussen de deelnemers.
• Feedback geven aan de deelnemers over hun communicatieve vaardigheden.

Wat zijn de belangrijkste kenmerken van een goede observator?

• Neutrale houding: De observator neemt geen partij en oordeelt niet over de deelnemers of de inhoud van het gesprek.
• Goede observatievaardigheden: De observator kan goed letten op details en kan de non-verbale communicatie van de deelnemers interpreteren.
• Goede luistervaardigheden: De observator kan goed luisteren naar wat er wordt gezegd en kan de kern van de zaak samenvatten.
• Discretie: De observator gaat vertrouwelijk om met de informatie die hij of zij tijdens het gesprek verzamelt.

Waarom is een observator belangrijk?

Een goede observator kan een waardevolle bijdrage leveren aan een professioneel gesprek door:

• Zorg te dragen voor een objectieve verslaglegging van het gesprek. Dit kan nuttig zijn om achteraf terug te kijken op het gesprek of om afspraken na te komen.
• Belangrijke afspraken en actiepunten vast te leggen. Zo is er geen misverstand over wat er is afgesproken en wie wat moet doen.
• Inzichten te verschaffen in de interactie tussen de deelnemers. De observator kan zien hoe de deelnemers met elkaar omgaan en wat de dynamiek in de groep is.
• Feedback te geven aan de deelnemers over hun communicatieve vaardigheden. De observator kan de deelnemers tips geven over hoe ze hun communicatie kunnen verbeteren.

Hoe wordt een observator in de praktijk toegepast?

De rol van de observator kan per situatie verschillen. In sommige gevallen is er een formeel aangewezen observator, bijvoorbeeld bij een onderhandeling of een mediatietraject. In andere gevallen is er geen formele observator, maar neemt iemand in de groep de rol van observator op zich.

• Bereid je voor op het gesprek: Lees de agenda en verdiep je in het onderwerp van het gesprek.
• Neem een neutrale houding: Ga niet in discussie met de deelnemers en oordeel niet over hun meningen.
• Maak aantekeningen: Noteer belangrijke punten, afspraken en actiepunten.
• Let op de non-verbale communicatie: Observeer hoe de deelnemers met elkaar omgaan en wat hun lichaamstaal zegt.
• Geef feedback na het gesprek: Bespreek met de deelnemers wat je hebt waargenomen en geef ze feedback over hun communicatieve vaardigheden.

Praktijkvoorbeeld

Een team voert een brainstorm over een nieuw product. De teamleider vraagt ​​een van de teamleden om als observator te fungeren. De observator maakt aantekeningen van alle ideeën die worden geopperd en let op hoe de teamleden met elkaar omgaan. Na de brainstorm bespreekt de observator de bevindingen met de teamleider. De observator kan bijvoorbeeld zien dat er een paar teamleden zijn die erg dominant zijn en dat andere teamleden niet aan het woord komen. De teamleider kan deze informatie gebruiken om de volgende brainstormssessie te verbeteren.

Kritische kanttekeningen

De rol van de observator kan ingewikkeld zijn. Het is belangrijk dat de observator neutraal blijft en niet in de verleiding komt om mee te doen aan de discussie. De observator moet ook discreet omgaan met de informatie die hij of zij verzamelt.

Als de observator niet goed getraind is, kan hij of zij verkeerde conclusies trekken uit wat hij of zij waarneemt. Het is daarom belangrijk om te kiezen voor een ervaren observator die goed weet wat hij of zij doet.