Mijn rol en tips voor benefiet-evenement

In de organisatie was mijn voornaamste taak het regelen van de artiesten, een beetje aansturing van de vrijwilligers, en de pers (maar dat is niet zo goed gegaan), hierbij een uitgebreid verslag met tips!

Artiesten
Bij het benaderen van de artiesten zijn we tegen verschillende problemen aangelopen.
Bij een normaal feest is de line-up binnen een halve middag geregeld. Maar een normaal feest heeft geld te spenderen aan de line-up, wij niet.

Weg naar boeking;
Er zijn twee wegen naar een boeking, eerste contact met artiest, of eerste contact met boekingsagent. De artiest is meestal degene die het laatste woord heeft over een boeking, maar zolang de boekings-agency geen akkoord geeft is de deal niet rond. Als de boekings-agency in is voor het benefietoptreden zal het ook harder z’n best doen om de artiesten over te halen. De agency moet enthousiast zijn, en er op vertrouwen dat het feest een succes wordt i.v.m. eventuele imago-schade. Wij hebben een sterk concept waar we in geloven, we hebben een strak promo-plan inclusief vette, professioneel uitziende promo-film, een goede locatie, en een paar goede artiesten al bevestigd.
Een reden voor een agency om niet in te gaan op het verzoek ligt in de exclusiviteit van de artiest. Je wil niet dat je artiest in dezelfde week drie keer in Amsterdam staat, omdat het publiek dan een overkill is. Mocht jouw artiest in die week al een keer in je stad staan, dan is het vaak (bij kleine artiesten geld dit minder, die willen gewoon zoveel mogelijk optreden) pech hebben. Aan de andere kant, als je al vroeg begint met bookingsagency’s benaderen zullen ze nog even de boot afhouden omdat ze er zeker van willen zijn dat de artiest niet in dezelfde week, of op dezelfde dag nog een betaalde boeking kan krijgen.
Tip: begin op tijd met boekings-agency’s benaderen, maar zorg ervoor dat je dan al een goed verhaal, en bewijs van jullie aankomende succes hebt. Laat je niet afschrikken door mellow reacties. De allereerste artiest contacten kunnen het best via de artiest, die is makkelijker te overtuigen dan de agency.

Buitenlandse boekings-agency’s;
We hebben verschillende buitenlandse boekings-agency’s benaderd, maar dat heeft geen effect gehad. Voor ons is het nadelig omdat er reiskosten vergoed moeten worden, en de artiest moet alleen om anderhalf uur te draaien huis en haard verlaten. Daarnaast heb je het exclusiviteits verhaal, dat bij artiesten uit het buitenland nog sterker geldt. Wij hebben een geïnteresseerde artiest gevonden, die de nacht daarvoor in Zwitserland stond en door wilde vliegen. (Uiteindelijk niet op ingegaan om dat de afweging reiskostenvergoeding-naamsbekendheid niet goed uitviel)
Tip: ik raad het aanspreken van buitenlandse boekings-agency’s af. Als je contact hebt met de buitenlandse artiest zelf maak je wel kans, dan sowieso proberen, want een buitenlander in je line-up staat heel goed. Als je toch een buitenlands agency wil proberen begin dan twee maanden van tevoren met ze warm maken.

Vrijwilligers
De kracht van ons feest zat hem in de vrijwilligers. Niemand vind alles leuk om te doen. De meeste mensen zijn juist heel goed in een ding. In filmen, in Vj-en, in Dj-en, in schilderen, in promoten, in posters en flyers ontwerpen, enzovoort. Wij hebben van deze talenten gevraagd om te doen waar ze goed in zijn. Dat is de reden dat we zo’n geweldige promotiefilm hebben (thanks Kaduuk), zo’n goede lichtman (dankjewel Boaz), zo’n enthousiast en succesvol promotieteam, en ga zo maar door. De truc is mensen een eigen stukje te geven, iets waar zij de credits voor kunnen op eisen en dat ook voor de volle honderd procent verdienen.

Pers
Wij hebben niet genoeg aandacht gestoken in de pers. We hebben een paar kansen gehad, een artikel in de Folia, in Sp!ts, een amsterdamse radiozender en nog wat blogs, maar door verschillende fouten hebben we niet een van deze projecten kunnen voltooien. En dat terwijl ons hele idee was heel nederland bereiken. Mijn advies aan de volgende organisatoren is een persoon specifiek op de contacten met de pers zetten. Hierbij hoort ook een twitteraccount, en dat tot een succes maken.

Algemeen
Ondanks dat de pers dus een beetje in de soep is gelopen hadden we wel een bereik van 160.000 mensen in de maand mei, een uitverkocht feest (1200 man) en zien we benefiet-techno-feestjes overal verschijnen. We hebben het idee dat we door zo’n groot commercieel, maar wel benefiet feest te organiseren hebben genormaliseerd dat (een deel van) de opbrengst van zo’n feest naar een goed doel gaat, en dat is natuurlijk geweldig.
Daarnaast hebben we een bedrag van €10.023,62 opgehaald voor Samugam, en we hebben nog niet eens tijd gehad om dit aan Bruno te vertellen, die eer is volgende week aan mij!
Het is natuurlijk nog niet klaar nu, het hele bedrag moeten we veilig bij de kinderen zien te krijgen en het moet uitgegeven worden op een verantwoorde manier, maar daar zal ik jullie van op de hoogte houden!

Een verslag van het feest; http://amsterdamstechno.blogspot.nl/2012/05/onaanraakbaren-ism-offline.html
Voor foto’s, de promofilm en de aftermovie, check de facebook; www.facebook.nl/deonaanraakbaren

Contributions, Comments & Kudos

Add new contribution

CAPTCHA
This question is for testing whether or not you are a human visitor and to prevent automated spam submissions.
Image CAPTCHA
Enter the characters shown in the image.